Ваша чековая книжка включает не только ваши чеки, но и регистр чеков для отслеживания ваших чеков и депозитов. Каждый раз, когда вы выписываете чек или вносите деньги на свой счет, вы должны записывать это в своем чековом регистре, чтобы отслеживать, сколько денег вы потратили и сколько еще осталось. Постоянное обновление вашей чековой книги также облегчит сопоставление вашей чековой книжки с ежемесячной выпиской по счету. Ниже приведены инструкции по заполнению реестра чековой книжки, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии.
Шаги
Часть 1 из 3: Ввод необходимой информации
Шаг 1. Получите чековую книжку
Вы должны были получить один или два из них, когда заказывали чеки. В противном случае ваш банк предоставит вам его бесплатно.
Шаг 2. Введите начальный депозит на первой странице
Во многих регистрах чеков вы найдете поле для этого в верхнем правом углу в строке с метками столбцов. Эта сумма и есть ваш начальный баланс. Если в вашем реестре нет такого поля, напишите слова «Начальный баланс» в первой строке под описанием транзакции и введите начальный баланс в поле справа.
Если вы ранее заполнили чековый регистр и начинаете новый, эта сумма будет вашим переходящим остатком из предыдущего чекового регистра
Шаг 3. Введите номер чека
Это будет крайнее левое поле. Номер вашего чека можно найти в правом верхнем углу чека. Если вы регистрируете покупку по дебетовой карте, вы можете оставить поле пустым или написать в нем «DBT».
Шаг 4. Запишите дату транзакции в поле «Дата»
Это будет дата выписки чека, использования дебетовой карты или внесения депозита. Всегда записывайте чеки в свой реестр в то время, когда вы их выписываете.
Часть 2 из 3: Запись транзакций
Шаг 1. Запишите детали в поле «Описание транзакции»
Для покупки чека или дебетовой карты это либо лицо, либо компания, которому вы выписали чек (место, где вы потратили свои деньги), причина, указанная в строке памятки чека, или их комбинация. Для депозита это лицо или компания, которые дали вам деньги, или, если вы получаете проценты по процентному счету, слово «проценты».
Шаг 2. Введите сумму
Это может быть депозит, оплата или снятие средств. В большинстве регистров чеков предусмотрены отдельные столбцы для записи платежей или снятия средств и депозитов. Если вы записываете платеж дебетовой картой в ресторан, не забудьте указать сумму чаевых.
- Запишите сумму вашего платежа. Это может быть выписка чека, покупка с помощью дебетовой карты или комиссия, взимаемая вашим банком. Введите это в столбец «Платеж / вывод». Этот столбец находится непосредственно справа от поля «Описание транзакции», за ним может следовать узкий столбец без надписей, в котором вы можете отметить чеки, указанные в ежемесячной выписке по счету как погашенные.
- Запишите сумму вашего депозита или выплаты процентов в столбце Депозит. Этот столбец находится справа от столбцов «Платеж / снятие средств» и «Проверка».
Шаг 3. Рассчитайте и запишите новый баланс
Вычтите сумму любого платежа или снятия с текущего баланса или добавьте сумму любого депозита или выплаты процентов к текущему балансу. Запишите новый баланс в графе столбца «Баланс» справа под предыдущим балансом.
Обязательно регулярно балансируйте свою чековую книжку, чтобы ваши числа всегда были точными
Часть 3 из 3: Ведение хороших записей
Шаг 1. Храните все регистры чековой книжки не менее семи лет
Эта информация понадобится вам, если ваши налоги когда-либо будут проверяться или если у вас возникнет спор об оплате с кем-то, кому вы выписали чек. Храните регистры в одном файле с информацией о годовом подоходном налоге, и вы легко найдете ее, если она вам понадобится.
Шаг 2. Выпишите чеки на благотворительные пожертвования
Вместо того, чтобы использовать кредитную карту или наличные, если вы выпишете чек на благотворительные пожертвования, у вас будет вся необходимая информация в вашем чековом журнале, чтобы записать эти суммы в свои налоговые декларации. Вы можете обвести запись в своем реестре, использовать маркер или написать «пожертвование» рядом с названием организации.
Шаг 3. Получите чековые книжки с копией
Если вы регулярно выписываете большое количество чеков, вы можете заказать чековые книжки, которые производят копию в то время, когда вы их выписываете. Это даст вам запись на случай, если вы забудете записать чек.
подсказки
- Некоторые люди заполняют регистр чековой книжки, пропуская строку между каждой транзакцией. Это позволяет им более легко читать свой регистр, а также позволяет им использовать пространство поля «Баланс» под предыдущим балансом для записи суммы транзакции, обеспечивая вертикальное выравнивание чисел для добавления или вычитания.
- Если вы часто пользуетесь дебетовой картой, возьмите за привычку записывать покупки по дебетовой карте в чековой книжке, как только вы вернетесь домой. Если это не сработает для вас, храните все квитанции в своем кошельке и записывайте их, как только у вас появится такая возможность.
- Многие считают, что для каждого календарного года проще использовать разные чековые книги.