Дело не только в вас: мы все заняты больше, чем раньше. Выполнение любой задачи в кратчайшие сроки кажется невозможным в наши дни.
Являетесь ли вы работающей мамой, студенткой колледжа или владельцем малого бизнеса, управлять своим временем может быть непросто. Между занятиями, собраниями, визитами к врачу и детскими внеклассными мероприятиями, как кто-нибудь находит время для упражнений или, боже упаси, для веселья?
У всех нас 24 часа в сутках. Так как же некоторые люди легко справляются со своими задачами, в то время как остальные барахтаются? Они научились экономить время и быть эффективными.
Что значит экономить время?
Merriam-Webster определяет «эффективность» как «способность давать желаемые результаты с минимальными потерями или вообще без потерь (времени или материала)».[1] Но что это означает быть эффективным в том, как вы проводите свои дни?
Быть эффективным по времени означает обсуждать обстоятельства каждого дня, обеспечивая при этом достаточно времени для не подлежащих обсуждению вещей, таких как сон и забота о себе. Эффективность не всегда означает сесть утром за рабочий стол, составить список дел и уйти из офиса к 17:00. Эффективность означает делать все возможное, несмотря на внутренние и внешние факторы, оставляя достаточно времени, чтобы позаботиться о себе.
Я начинаю свой рабочий день с записи результатов. Однако я неизбежно попадаю на неожиданную встречу или звонок инвестору. Да, я мог бы не спать всю ночь, выполняя работу, чтобы уложиться в сроки, но если бы я это делал, на следующий день я бы слишком устал, чтобы что-то сделать. Это эффективно, а не эффективно.
Для повышения эффективности я могу разделить работу с коллегой или выполнить половину задания и запросить продление.
Когда вы совмещаете работу, воспитание детей и социальную жизнь, вы должны постоянно оптимизировать свои дни и нести ответственность за себя. Но, конечно, вы должны быть еще и эффективными.
Эффективный против Эффективного
Проще говоря,эффективность означает достижение определенного результата; быть эффективным означает достигать этого результата, не теряя времени и усилий. Теоретически, чтобы быть эффективным, нужно экономить время, но это не всегда так.
Посмотрите на это так: у вас есть задача, на выполнение которой у вас уйдет час. Но между отвлекающими факторами, такими как интернет и офисная болтовня, эта задача занимает у вас четыре часа. Вы достигли своей конечной цели, поэтому вы были эффективны, но вы не были эффективны, так как это заняло гораздо больше времени, чем должно было.
Если у вас есть работа, которая держит крышу над головой и еду на вашем столе, это означает, что вы достаточно эффективны на работе, чтобы получать ежемесячную зарплату. Однако ваша зарплата, вероятно, не отражает того, сколько времени вы тратите на социальные сети в каждый период оплаты.
Исключение составляют предприниматели и фрилансеры. Чтобы зарабатывать больше денег, люди, владеющие бизнесом, должны быть эффективными и продуктивными.
6 способов экономить время
Эффективность - это побочный продукт эффективности. Хотя можно с уверенностью сказать, что большинство предпринимателей эффективны, это навык, который требует практики.
Даже если вы не пытаетесь вести прибыльный бизнес, вы все равно можете извлечь выгоду, работая так, как это делают успешные бизнес-лидеры.
1. Ставьте измеримые цели
Несмотря на то, что у каждого предпринимателя есть свой собственный метод, эксперты по продуктивности предлагают ставить цели SMART. Конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и зависящие от времени цели способствуют как эффективности, так и результативности - их можно не только реально достичь, но и прогресс в их достижении можно проверить количественно[2]
Вы можете узнать больше о целях SMART из следующего видео:
Скажем, вы хотите приносить 100 000 долларов в квартал. Вы можете установить еженедельные вехи в размере 8 000 долларов, что сделает цель более достижимой и даст вам подушку безопасности на случай, если вы пропустите одну неделю.
Постановка целей помогает вам экономить время, потому что концентрирует вашу энергию на том, чего вы хотите. Это, в свою очередь, улучшает вашу способность достигать этих целей.
2. Общайтесь на ваших условиях
Будь то планирование еды или разработка продукта, в большинстве проектов работает команда. Однако это не означает, что вам нужно обновлять электронную почту каждые пять минут для получения обновлений. Работающие специалисты тратят в среднем 21 минуту в день, просто проверяя свои почтовые ящики[3] За четыре рабочих недели это почти 7 часов в месяц, которые вы могли бы вернуть.
Предприниматели, в частности, должны быть осторожны с электронной почтой. Например, сообщения инвесторов могут заслуживать быстрого ответа. Действительно ли имеет значение, как быстро вы прочитали письмо с приветствием сотрудника, которое вас скопировали?
Если сотруднику что-то нужно немедленно, попросите его позвонить вам или заехать к вам в офис. Выделите время и посвящайте один или два часа в неделю прочесыванию всей папки «Входящие», чтобы не пропустить что-то важное.
3. По умолчанию Trust
Даже если вы не работаете в команде, вы все равно зависите от других. Когда мы с женой построили прачечную наверху в нашем доме, мне пришлось доверить выполнение своей работы подрядчикам. Мне пришлось доверить своей жене ответы на все эти «Где ты хочешь?» вопросы, которые неизбежно возникали.
Если бы я не доверился по умолчанию, я бы замедлил проект и, возможно, даже полностью отменил его.
Научитесь доверять другим так же, как своему романтическому партнеру. Будьте ясны в своих намерениях. Убедитесь, что ваши действия соответствуют вашим словам, и предполагайте, что другие тоже.
Будьте искренни в общении. Самое главное, признать, что другие являются уникальными личностями. Не все работают или общаются одинаково, и это нормально.
4. Делайте регулярные перерывы
Чем больше времени вы тратите на проект, тем быстрее вы его выполняете, верно? Не обязательно.
Исследования показывают, что самые продуктивные и эффективные работники берут больше всего перерывов. Исследование, проведенное Draugiem Group, показало, что идеальный рабочий ритм на самом деле составляет 52 минуты с последующим 17-минутным перерывом[4] Хотя в исследовании не рассматривались другие виды работы, справедливая ставка, которая способствует повышению эффективности по всем направлениям.
Установите таймер, который каждый час будет напоминать вам о необходимости сделать перерыв. Если для вашей задачи больше подходят более короткие интервалы, попробуйте технику помидора. Поработайте 25 минут, а следующие пять займитесь чем-нибудь другим[5] Вы не только сделаете больше, но и будете меньше нервничать.
5. Используйте свои ресурсы
Не так давно мне пришлось срубить несколько деревьев во дворе, чтобы защитить свой дом. Я мог бы вытащить лучковую пилу и провести следующий час, медленно разрезая ствол, но я этого не сделал, потому что у меня в гараже лежала бензопила. Как только я запустил его, работа с деревом заняла около десяти минут, оставив мне дополнительное время для других задач.
Применяйте такой же подход на работе. Если вам нужно передать информацию между несколькими окнами браузера на вашем компьютере, вы можете постоянно переключаться между несколькими вкладками. Или вы можете подключить запасной монитор, хранящийся в хранилище, что поможет вам работать быстрее и делать меньше ошибок.
6. Знай, когда сказать нет
Небольшие проекты имеют дурную привычку раздуваться до более крупных. Если все, что вы намеревались сделать, это косить свой двор, придерживайтесь этого. Не говорите себе (и не позволяйте никому говорить вам), что вы также должны подстригать кусты и выпалывать сорняки.
Делай, что хочешь, и двигайся дальше. Это эффективно и экономит время.
Что, если это рабочий проект? Возможно, вы не сможете прямо сказать «нет» своему начальнику, но вы можете предложить альтернативу. Если вы беспокоитесь, что задача - пустая трата времени, отбросьте другую идею.
Если у вас действительно нет времени в календаре, попросите его или ее помочь вам расставить приоритеты в списке ваших проектов. Сделайте это правильно, и ваш босс может поблагодарить вас за экономию времени компании.
Полное понимание тайм-менеджмента является ключом к тому, чтобы знать, когда сказать «нет», а когда что-то может иметь смысл для инвестиций во время.
Узнайте больше об искусстве говорить нет в этой статье.
Итог
Планирование имеет ключевое значение. Независимо от того, являетесь ли вы предпринимателем, как я, или домохозяином, у вас есть работа. Сама работа может быть разной, но ценность эффективного использования времени и эффективности - нет. Если вы хотите добиться успеха и у вас есть свободное время для себя, подумайте, прежде чем тратить день напролет.
Работать с умом лучше, чем усердно работать. Научиться доверять другим важнее, чем результат, который будет выглядеть именно так, как вы задумали. Эффективность и действенность могут различаться, но оба они сводятся к двум вещам: иметь план и менять его по мере необходимости.