Коммуникационный план - это дорожная карта для донесения сообщения до аудитории, с указанием того, кому вам нужно получить информацию, а также когда и как вы собираетесь ее передать. Это важный инструмент в деловом мире, независимо от того, работаете ли вы в сфере маркетинга, управления персоналом, связей с общественностью или в корпоративных делах. Если вы потратите время на определение своих целей, аудитории и коммуникационных стратегий, то ваш план станет как можно более сильным и эффективным.
Шаги
Образцы планов
Пример плана онлайн-коммуникации
Пример плана слуховой коммуникации
Пример плана визуальной коммуникации
Часть 1 из 3: Определение целей и аудитории
Шаг 1. Создайте временную шкалу или календарь, чтобы сохранить свой план
Чтобы начать набрасывать свой план коммуникации, вам понадобится пара листков бумаги для заметок вместе с пустой шкалой времени или календарем, которые вы будете использовать для организации различных инициатив. Когда вы проведете мозговой штурм и сузите круг своих идей, вы начнете вносить их в свой календарь или график. А пока просто установите календарь рядом с собой, чтобы вы могли постоянно думать о времени и расписании при создании плана.
Вы можете использовать бумажный календарь, чтобы повесить его на стену или рабочий стол, или пойти с компьютерным календарем, который может напоминать вам о приближении крайних сроков
Шаг 2. Опишите состояние компании или проекта в его нынешнем виде
Прежде чем вы начнете излагать свои идеи для своей компании или проекта, вам необходимо получить хорошее представление о текущем статусе. Поговорите со своими сотрудниками, коллегами или заинтересованными сторонами, а затем проанализируйте и наметьте текущую ситуацию как можно лучше. Запишите эти моменты во время мозгового штурма.
- Подумайте о состоянии вашего рынка и компании или проекта в целом. Спросите себя, что ваша компания или проект делает правильно и что можно улучшить.
- Например, вы можете подробно описать текущие продажи вашей компании, ее прогноз бюджета и прогнозируемый рост. Вы также можете поговорить о таких вещах, как удовлетворенность сотрудников и клиентов и их удержание.
Шаг 3. Сформулируйте более широкую цель, чтобы план оставался целенаправленным
Чтобы точно определить цель, к которой вы стремитесь, спросите себя, что вам нужно делать и зачем вам это нужно. Какова цель вашей компании или проекта? Какие идеи вы хотите улучшить, оставаясь верными этой чистой прибыли? Подумайте, что изменится в вашей компании или проекте, когда ваши идеи будут реализованы.
- Запишите свою общую цель большими жирными буквами. Вы захотите постоянно ссылаться на него, продолжая создавать свой коммуникационный план.
- Например, если вы хотите увести свою компанию от витрин в сторону цифровых клиентов, вы можете сформулировать это как способ продолжать получать жизнеспособную прибыль в меняющемся бизнес-ландшафте.
Шаг 4. Сделайте более мелкие подцели, соответствующие схеме SMART
После того, как вы определили свою основную цель, наметьте несколько подцелей, которые помогут вам ее достичь. Например, если вы переходите на цифровую витрину, одной целью может быть создание веб-сайта, а другой - переход на интернет-рекламу. Следуйте методу SMART, чтобы сделать эти цели максимально конкретными и достижимыми.
На листе мозгового штурма запишите подцели под общей целью
Создание целей SMART
Сделайте свою бизнес-цель…
Специфический и сосредоточен.
Измеримый, чтобы вы могли количественно оценить свой прогресс.
Достижимо, так что вы сможете сделать это в срок и с имеющимися у вас ресурсами.
Соответствующие для более широкой цели вашей компании.
Ограниченный по времени, стремясь к достижению цели к определенному сроку.
Шаг 5. Определите аудиторию, с которой вы будете разговаривать
После того, как вы определились с целью, подумайте, с кем вы в конечном итоге хотите поговорить и на кого вы хотите повлиять. Спросите себя, кто поможет вам достичь ваших целей, кто будет нести ответственность за внедрение изменений и, если применимо, кто предоставит для них средства. Начните обдумывать, как лучше всего донести свои цели до этой конкретной аудитории, и делайте заметки для каждой из них.
- Например, если вы общаетесь с крупной компанией и клиентской базой, вы можете разделить свою аудиторию на сотрудников, заинтересованных лиц и клиентов.
- Если вы общаетесь с разными аудиториями, вам может потребоваться разработать разные стратегии для каждой, поскольку тактика, которая работает для одной группы, может быть не столь эффективной для другой. Например, общение с клиентом может лучше всего работать с использованием подхода, основанного на изображениях, в то время как заинтересованные стороны могут предпочесть больше данных и анализа.
Часть 2 из 3: Создание конкретных ключевых моментов
Шаг 1. Определитесь с 3 важными моментами, которые вам нужно донести до каждой аудитории
Основываясь на вашей аудитории и ваших более широких целях, начните обозначать около 3 (или меньше) основных моментов, которые должна знать каждая аудитория. Спросите себя, что важнее всего знать каждой аудитории? Сколько деталей потребуется каждой аудитории?
Например, предположим, что вы расширяете инвентарь розничной компании, чтобы включить в него одежду как для детей, так и для взрослых. Возможно, вам потребуется сообщить производственному отделу более практические факты о том, как будет реализовано изменение и как им нужно будет изменить свои текущие процессы. Для филиала, на который меньше всего влияет, вы можете сосредоточить свои сообщения на более широких последствиях изменения
Шаг 2. Сообщите аудитории, какое решение будет принято в первую очередь
Каждая аудитория захочет точно знать, каково решение, поэтому изложите его как можно яснее. Постарайтесь сказать это всего в 1-2 предложениях, делая их простыми и понятными.
Например, вы можете сказать: «Мы как компания решили открыть нашу розничную торговлю как для детей, так и для взрослых»
Шаг 3. Объясните, почему это правильное решение
Теперь вы расскажете своей аудитории, почему вы решили внести эти изменения, почему они важны и почему это происходит сейчас. Подтвердите свою точку зрения данными, фактами или историями, возможно, используя разные детали для разных аудиторий. Подумайте, что будет наиболее привлекательным для каждой аудитории и как вы можете использовать эту стратегию, чтобы донести свою точку зрения.
Например, вы можете сказать: «Как наша группа по обработке данных, вы знаете, что большинство наших клиентов также являются родителями - около 70% из них. Расширение нашего ассортимента за счет детских товаров позволяет нам сделать наших существующих клиентов еще более удовлетворенными »
Шаг 4. Скажите, кто принял решение и на кого оно влияет
Ваша аудитория захочет точно знать, от кого исходит это решение, и кто увидит больше всего изменений. Будьте здесь конкретны и честны, даже если некоторые изменения могут оказаться непопулярными.
Например, вы можете сказать: «Это решение было принято командой, состоящей из сотрудников и руководителей каждого филиала компании. Расширение нашего инвентаря также означает увеличение рабочей нагрузки. Нам всем, и особенно команде данных, нужно будет работать как никогда усерднее, чтобы реализовать эту инициативу. А пока мы начнем процесс приема на работу новых аналитиков, чтобы облегчить часть этой нагрузки »
Шаг 5. Обсудите, как было принято решение и как оно будет реализовано
Некоторым аудиториям может потребоваться или они захотят узнать, как было принято решение на более высоких уровнях, и рассказ им об этом процессе показывает доверие и внимание к их потребностям. Большинству аудитории также необходимо знать, как это изменение будет реализовано и как оно повлияет на них.
- Например, можно сказать: «Мы пришли к такому решению после завершения нескольких общих обзоров удовлетворенности и вовлеченности клиентов. Мы также разослали опросы всем нашим клиентам, чтобы узнать, что мы можем сделать, чтобы сохранить их бизнес, и открытие детского отдела было чрезвычайно популярным ».
- Сообщая филиалу, как это влияет на них, вы можете сказать: «Как наша команда по обработке данных, это означает, что вы теперь будете получать информацию из нового источника: нашего детского отдела. При первом запуске это будет означать измерение количества посещений и удержания страниц, а также информацию о товарах для оформления заказа и прямое сравнение ее с нашими мужскими и женскими товарами ».
Шаг 6. Скажите, когда произойдут изменения
После того, как вы полностью опишете масштаб и предысторию изменений, вам нужно будет сообщить аудитории, когда решение будет принято. Возможно, вам потребуется сообщить им, когда они начнут замечать определенные изменения и когда им нужно будет начать выполнять свои собственные действия.
Можно сказать что-то вроде: «Команда дизайнеров приступит к разработке новых продуктов в течение следующих нескольких недель. Оттуда производство начнет их выпускать. Мы будем стремиться подготовить наш веб-сайт и первые акции через 3 месяца, а запуск - 15 мая. Ваше участие в этом, как группа данных, начнется примерно тогда же »
Шаг 7. Сообщите им, где они могут найти дополнительную информацию
В зависимости от того, как вы общаетесь со своей аудиторией, вы можете задать им вопросы лично или по электронной почте. Если это менее прямое общение, вы можете направить их на страницу часто задаваемых вопросов или на горячую линию помощи.
- Например, если вы разговариваете с командой лично, вы можете просто сказать: «Есть ли у кого-нибудь вопросы?»
- Для крупномасштабных изменений вы можете запросить вопросы по электронной почте и провести последующий сеанс, чтобы обсудить их один за другим.
Часть 3 из 3: Поддержка и доставка вашего сообщения
Шаг 1. Изложите свое сообщение ясно и убедительно
После того, как вы сформулировали свои ключевые моменты, вам все равно придется изложить их эффективным и интересным способом. Используйте убедительные стратегии, которые напрямую связаны с каждой из ваших аудиторий, показывая им, почему это правильное решение для компании и для них как отдельных лиц.
Советы по распространению вашего сообщения
Держите свои идеи простыми и преподнесите их неожиданным и запоминающимся образом.
Используйте изображения, по возможности, чтобы ваша точка зрения была неизменной.
Используйте повествовательную структуру, как рассказ, чтобы создать эмоциональную связь.
Включите факты и данные из надежных источников.
Шаг 2. Выясните, как донести ваше сообщение до каждой аудитории
Разным аудиториям, вероятно, потребуются разные средства коммуникации. В целом, однако, о серьезных изменениях лучше всего сообщать лично, будь то собрание команды или беседа один на один. Подумайте, насколько широкими будут изменения и как они повлияют на каждую аудиторию, чтобы решить, как лучше всего поднять этот вопрос.
Коммуникационные стратегии
Использовать личное общение для серьезных изменений.
Иметь встреча если новые идеи более сложные, или если вам нужны идеи от других людей.
Использовать бумажные раздаточные материалы чтобы помочь людям запомнить даты и подробности. Если ваша компания больше полагается на технологии, отправьте Эл. адрес вместо.
Шаг 3. Разработайте стратегию, чтобы измерить, насколько успешным является ваше общение
Помимо успешного достижения более широкой цели вашей компании, вы также хотите убедиться, что ваш план коммуникации эффективен. Это может помочь вам стать лучше в качестве руководителя, сотрудника или коммуникатора в целом. Прежде чем развернуть свой план коммуникации, подумайте, как вы будете оценивать его успех. Рассмотрим такие варианты, как:
- Раздайте опрос своей аудитории, попросив их оценить, как была представлена информация.
- Измерение инвестиционных ставок, если вы общаетесь с инвесторами.
- Измерение уровня удержания клиентов или сотрудников
Шаг 4. Осуществите свой план
Теперь, когда вы составили план коммуникации, пора приступить к нему! Вы должны внимательно следить за своим календарем, чтобы развернуть каждый этап вашего плана, но не волнуйтесь, если вам придется время от времени отклоняться от него. При необходимости измените дату и время, но убедитесь, что вы на правильном пути к достижению более широких целей.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Работа с другими людьми над составлением вашего коммуникационного плана, включая коллег, руководителей или сотрудников, может дать вам другое мнение о вашем выборе и сделать план в целом более сильным.
- Если вы будете разговаривать с людьми лично, будь то на встрече или один на один, заранее спланируйте, что вы хотите сказать. Вы можете время от времени просматривать заметки, но естественная речь и зрительный контакт - лучший способ донести ваше сообщение.