Закон Сарбейнса-Оксли (SOX), принятый в качестве федерального ответа на печально известные корпоративные скандалы начала 2000-х, такие как Enron и WorldCom, представляет собой попытку регулировать корпоративные финансы публично торгуемых компаний, чтобы инвесторы, не желающие этого, могли бы вернуть себе уверенность в инвестировании. В нем изложены различные корпоративные обязанности и предусмотрены уголовные и гражданские наказания за невыполнение этих обязанностей. Хотя его бесчисленное множество положений охватывает широкий круг вопросов, положения SOX, относящиеся к вашей компании, можно в значительной степени классифицировать как достижение двух целей: (1) обеспечение корпоративной ответственности и (2) укрепление доверия инвесторов.
Шаги
Часть 1 из 2: Обеспечение корпоративной ответственности
Шаг 1. Создайте независимый аудиторский комитет для наблюдения за аудитами
SOX требует, чтобы советы директоров публично торгуемых компаний (то есть компаний, котирующихся на фондовых биржах США) создали независимый комитет, который будет отвечать за надзор за внешними аудиторами, которым поручено следить за тем, чтобы финансы вашей компании были в порядке.
- Эта группа лиц будет отвечать за найм аудитора компании, установление процедур, которые аудитор будет соблюдать, определение размера компенсации аудитору и обеспечение того, чтобы аудитор, которого они нанимали, выполнял свою работу эффективно.
- По закону члены комитета по аудиту не могут иметь никаких иных отношений с компанией и не могут получать компенсацию за любые другие услуги, оказанные для компании.
- Будет полезно, если хотя бы один из этих членов имеет опыт или образование в области общих процедур бухгалтерского учета, финансовой отчетности и процесса аудита в целом, который может служить ресурсом для комитета при выполнении им своих обязанностей. В любом случае, вы должны сообщить, есть ли в вашем комитете такой эксперт.
Шаг 2. Меняйте руководителя и проверяющих партнеров по аудиту каждые пять лет
SOX требует, чтобы люди, имеющие наибольшее влияние на процесс аудита, регулярно заменялись новыми людьми.
Это снижает вероятность развития каких-либо неправильных отношений, которые могут поставить под угрозу целостность процесса аудита
Шаг 3. Получите подписи генерального и финансового директора под годовой и квартальной финансовой отчетностью
Важно, чтобы и главный исполнительный директор («генеральный директор»), и главный финансовый директор («финансовый директор») заверяли и подписывали годовую и квартальную финансовую отчетность вашей компании. SOX требует, чтобы эти лица несли полную ответственность за эти отчеты, и поэтому вы должны убедиться, что этим лицам предоставлена необходимая информация о финансовых показателях вашей компании, чтобы они могли адекватно выполнить это требование. Они должны будут подтвердить, что:
- Они просмотрели финансовый отчет.
- Информация, содержащаяся в нем, является точной и достоверной.
- Такая информация не содержит ошибок, вводящих в заблуждение заявлений и упущений относящихся к делу фактов.
Шаг 4. Установите внутренние процедуры и средства контроля для обеспечения соответствия требованиям SOX
Ваш генеральный директор и финансовый директор несут ответственность за внутренний бухгалтерский контроль. Они обязаны сообщать о любых недостатках во внутреннем контроле бухгалтерского учета или любом мошенничестве с участием руководства комитета по аудиту.
- Генеральный директор и финансовый директор должны сообщать о любых существенных изменениях в системе внутреннего контроля бухгалтерского учета.
- Конечно, этот шаг жизненно важен для ведения любого успешного бизнеса, но он еще более важен, когда эти руководители могут лично подвергаться последствиям за непонимание и непонимание этих вопросов.
Шаг 5. Сделайте так, чтобы все сотрудники вашей компании придерживались периодов отключения электроэнергии при торговле акциями
Сотрудники не могут продать свои акции, приобретенные в рамках программы 401K компании, в период отключения электроэнергии. Такой период отключения обычно возникает во время административных изменений в плане и длится несколько рабочих дней.
Шаг 6. Осторожно относитесь к своим финансовым документам
Любые попытки уничтожить, изменить, опустить или фальсифицировать соответствующую финансовую информацию или записи, которые могут помешать федеральному расследованию или другим соответствующим государственным процедурам, запрещены в соответствии с SOX. Любая новая аудиторская информация, подготовленная для вашей компании, должна храниться не менее пяти лет.
Вы можете быть заключены в тюрьму на срок до 20 лет и платить штрафы за изменение, уничтожение, сокрытие или фальсификацию записей или документов с намерением повлиять на федеральное расследование или дело о банкротстве
Шаг 7. Нанять консультанта или назначить внутреннего сотрудника, который будет в курсе правил и стандартов, связанных с SOX
Они выдаются Советом по надзору за бухгалтерским учетом публичных компаний («PCAOB»). PCAOB - некоммерческая корпорация частного сектора, созданная SOX для надзора за аудитами публично торгуемых компаний, - устанавливает требования, которым компании должны соответствовать.
Этот сотрудник должен также контролировать правила, изданные Комиссией по ценным бумагам и биржам, которая наблюдает за PCAOB и иногда публикует свои интерпретации правил PCAOB
Часть 2 из 2: Повышение доверия инвесторов
Шаг 1. Раскройте все финансовые операции и отношения
Помимо финансовых операций, включенных в баланс вашей компании, любая финансовая информация, не входящая в баланс вашей компании, которая потенциально может повлиять на финансы вашей компании, должна раскрываться в рамках SOX.
- Поскольку одной из основных целей SOX является повышение доверия инвесторов и предотвращение корпоративного мошенничества, следует раскрывать любую информацию, которая существенно влияет на финансовое положение вашей компании. Если вы сомневаетесь, всегда лучше сообщить об этом, чтобы не ставить под сомнение ваше соблюдение SOX или мотивов.
- SOX запрещает компании предоставлять личные ссуды своим директорам или исполнительным должностным лицам. Это правило также распространяется на дочерние компании.
Шаг 2. Разработайте этический кодекс для старших финансовых руководителей вашей компании
Хотя SOX явно не требует от вас создания таких стандартов для руководителей высшего звена, он требует, чтобы вы раскрыли, есть ли в вашей компании код такого типа или нет. членов вашей компании - отличный способ повысить прозрачность и продемонстрировать, что ваша компания делает все возможное для достижения целей SOX.
О любых изменениях кода или отказе от него также следует сообщать по мере их возникновения
Шаг 3. Разработайте систему, с помощью которой сотрудники могут предоставлять любую информацию, касающуюся внутреннего мошенничества
Это должно быть сделано вашим независимым аудиторским комитетом для сохранения целостности этого важного процесса и должно быть полностью конфиденциальным. Хотя вы, очевидно, сделаете все возможное, чтобы соблюдать положения SOX, многие компании имеют большие размеры и масштабы, и все может происходить без ведома руководства. Наличие такой системы поможет вашей компании оставаться на уровне, позволяя в определенной степени самоконтроль, поскольку сотрудники будут чувствовать, что они могут поступать правильно анонимно, не опасаясь репрессалий.
Убедитесь, что эта система действительно конфиденциальна, так как любые неблагоприятные действия, предпринимаемые против сотрудника в связи с подобным разоблачением или содействием федеральному расследованию, строго запрещены SOX
Шаг 4. Сообщите своим сотрудникам, что они будут защищены, если будут сообщать о нарушениях
Информаторы - это люди, которые предупреждают компанию о нарушении внутренней политики и / или государственных постановлений. Информатор не может быть уволен в результате изобличения. Понижение, отказ в сверхурочной работе, льготах или продвижении по службе, дисциплинарные взыскания, отказ от найма или повторного найма, запугивание, неблагоприятное перераспределение или сокращение заработной платы или часов для такого сотрудника также запрещены SOX.
Если ваши сотрудники уверены, что им не нужно бояться репрессалий за сообщение о случаях мошенничества, они с большей вероятностью сделают это. Это поможет вашей компании решать проблемы быстро и конфиденциально, сохраняя репутацию компании и соблюдая требования SOX. Убедитесь, что в вашей компании действует система отчетности и расследования случаев изобличения
Шаг 5. Сообщите о любых существенных изменениях в финансах или операциях вашей компании
Об этих изменениях необходимо незамедлительно сообщать после того, как они возникли, в понятной для непрофессионала форме.
- Поскольку SOX заботится о доверии инвесторов, это помогает вашим инвесторам быть в курсе изменений финансового состояния вашей компании в более или менее реальном времени.
- О законной инсайдерской торговле с участием директоров или должностных лиц компании необходимо сообщить в течение двух рабочих дней.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Эта статья, хотя и поучительна, не заменяет услуги опытного юриста. Наем корпоративного поверенного или проконсультируйтесь с кем-то с аналогичным опытом - лучший способ обеспечить соблюдение сложных и обширных положений SOX.
- Если вы действительно хотите понять масштабы и широту правил, которые SOX налагает на бизнес, лучше всего потратить некоторое время и прочитать положения SOX целиком. Хотя весь акт состоит примерно из 60 страниц довольно плотного юридического текста, основные положения закона 302, 401, 404, 409 и 802. Просмотр этих разделов даст вам представление о требованиях SOX. Даже если вы решите нанять консультанта для помощи в соблюдении требований, будет полезно иметь хотя бы базовое понимание этого законодательства.
Предупреждения
- Несоблюдение положений SOX может повлечь за собой суровые наказания для участников, от крупных штрафов до значительного тюремного заключения. В случае сомнений обратитесь к соответствующему совету.
- Хотя SOX в первую очередь применяется к публично торгуемым компаниям, некоторые из его положений применяются ко всем предприятиям, включая частные компании и некоммерческие организации. SOX запрещает ВСЕМ компаниям уничтожать финансовые записи или каким-либо образом принимать ответные меры в отношении сотрудников, которые занимаются разоблачением.