Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) позволяет сотрудникам США брать отпуск для лечения серьезного заболевания. Если вы как работодатель подпадаете под действие FMLA, вы должны предоставить сотруднику свободное время для прохождения курса лечения от наркозависимости. Когда работник возвращается, он имеет право по федеральному закону вернуться на свою или аналогичную работу. Они также могут иметь право на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Тем не менее, вы по-прежнему оставляете за собой право дисциплинарно или уволить любого сотрудника за текущее злоупотребление психоактивными веществами при условии, что у вас есть письменная политика, запрещающая злоупотребление психоактивными веществами. Эта политика должна применяться недискриминационно.
Шаги
Часть 1 из 3: Запрос медицинского освидетельствования
Шаг 1. Получите запрос FMLA
Если сотрудник просит перерыва для прохождения программы лечения от наркозависимости, вы должны оценить, имеют ли он право на время по ЗОСПСО. Как правило, сотрудник должен проработать у вас не менее года.
- Сотрудник может запросить отгул устно или письменно. Например, сотрудник может позвонить и попросить отгул или может остановить вас в коридоре, чтобы спросить об этом.
- Как правило, сотрудник должен будет уведомить вас за 30 дней, чтобы взять отпуск по FMLA. Однако есть исключение для непредвиденных обстоятельств, которые требуют немедленного отпуска.
- Хотя сотрудникам обычно трудно утверждать, что обращение в реабилитационный центр было «непредвиденным», относитесь к этим ситуациям с некоторым сочувствием.
- Имейте в виду, что часто, когда наркоман принимает решение обратиться за лечением, важно как можно скорее вовлечь его в эту программу.
- Кроме того, многие программы лечения, особенно стационарные, имеют расширенные списки ожидания, из-за которых сотруднику сложно точно предсказать, когда ему понадобится перерыв, чтобы занять свободное место.
Шаг 2. Отправьте сотруднику необходимое уведомление
В течение пяти дней с даты, когда сотрудник запрашивает отпуск, вы должны направить ему уведомление, в котором указывается, что он имеет право на FMLA и должны ли они сначала взять какой-либо накопленный отпуск по болезни.
- Вы можете загрузить руководство для работодателя по FMLA с веб-сайта Министерства труда США (DOL). Он предоставляет четкую информацию о том, как оценить право сотрудника на отпуск по FMLA.
- Уведомление о праве на участие позволяет сотруднику узнать, имеет ли он право на отпуск по закону FMLA. Если вы определили, что они не имеют права, вы должны указать хотя бы одну причину, почему.
Шаг 3. Загрузите форму сертификации FMLA
DOL предоставляет форму сертификации, в которой есть место для всей информации, которую вы имеете право получить, о причине запроса сотрудником отгула в соответствии с FMLA.
- Вы можете легко скачать форму с веб-сайта DOL. Вы можете распечатать несколько копий или сохранить PDF-файл на компьютере отдела кадров или на управляющем компьютере. Таким образом, у вас всегда будет один под рукой, если он вам понадобится.
- Федеральные законы о конфиденциальности ограничивают объем и типы информации, которую вы можете получить от врача сотрудника. Форма гарантирует, что вы получите всю информацию, на которую вы имеете право, не требуя непреднамеренно слишком многого.
Шаг 4. Отправьте форму поставщику медицинских услуг сотрудника
У вас есть возможность либо передать форму сотруднику и попросить его вернуть ее вам, либо отправить ее непосредственно поставщику медицинских услуг сотрудника.
- Самый простой способ сделать это - передать его сотруднику и попросить его отнести его своему лечащему врачу. Это избавляет от необходимости получать от сотрудника подписанную форму авторизации.
- Однако это также может открыть дверь для вопросов о том, фальсифицировал ли сотрудник или подделал форму, особенно если вы считаете этого сотрудника ненадежным.
- Чтобы решить эту проблему, нужно отправить форму непосредственно поставщику медицинских услуг с указанием имени сотрудника вместе с подписанной формой разрешения от сотрудника, которая позволяет врачу предоставить вам информацию.
Шаг 5. Проверьте форму сертификации
Если сотрудник отвечал за заполнение и возврат формы, вы можете связаться с офисом поставщика медицинских услуг, чтобы убедиться, что информация в форме точна и не была сфабрикована.
- Помните, что законы о конфиденциальности запрещают вам разговаривать напрямую с врачом сотрудника. Вам нужно будет поговорить с кем-нибудь в кабинете врача, который работает в сфере социального обеспечения или отдела кадров.
- Вы можете связаться с врачом, чтобы подтвердить, что он действительно подписал форму. Вы также можете уточнить информацию, содержащуюся в форме.
- Как правило, вам нужно будет прочитать форму так, как вы ее понимаете, и затем кабинет врача подтвердит, является ли эта информация точной, как предоставлено врачом.
Часть 2 из 3: Сохранение конфиденциальности
Шаг 1. Получите письменное разрешение
Согласно федеральному закону врачи не могут ничего вам рассказать о лечении сотрудника без разрешения сотрудника. Это означает, что вы либо должны попросить сотрудника отнести бланк свидетельства своему врачу, либо попросить его заполнить и подписать бланк разрешения.
- У врача может быть утвержденная законом форма разрешения, которую вы можете использовать, или вы можете загрузить ее в Интернете.
- Чтобы найти утвержденную форму, поищите в Интернете форму авторизации HIPAA. «HIPAA» - это название федерального закона о медицинской конфиденциальности, который контролирует конфиденциальность и доступ к конфиденциальной медицинской информации.
Шаг 2. Храните медицинские записи отдельно
Чтобы сохранить конфиденциальность медицинской информации сотрудника, вы, как правило, должны хранить любые медицинские документы или записи, которые вы получаете, отдельно от обычного личного дела сотрудника.
- Эти записи включают любые формы медицинского освидетельствования, которые вы получаете вместе с запросом сотрудника в соответствии с законом FMLA.
- Их следует хранить не только в отдельном файле, но и в совершенно отдельном шкафу или ящике, который запирается. Это позволяет легко гарантировать, что к ним не смогут получить доступ не те люди.
Шаг 3. Ограничьте доступ к медицинской информации сотрудников
Хотя многие сотрудники управленческого звена могут иметь доступ к общим файлам персонала, вы хотите ограничить доступ к конфиденциальной медицинской информации. Обычно он должен быть доступен только в случае необходимости.
- Например, человеку, который составляет вашу заработную плату, может потребоваться доступ к продолжительности времени, в течение которого сотрудник находится в отпуске, но у него или нее нет причин знать причину, по которой этот отпуск был взят.
- В большинстве предприятий будет очень мало людей, которым понадобится доступ к этой информации.
- Даже непосредственному руководителю сотрудника не нужен доступ. Им может потребоваться знать, что сотрудник уходит в отпуск, чтобы они могли соответствующим образом приспособиться, но им не нужно знать, почему.
Шаг 4. Не поощряйте обсуждение состояния здоровья сотрудников
Сплетни сложно контролировать на любом рабочем месте. Однако попытка устранить слухи о том, почему кто-то взял отпуск, предотвращает нарушение конфиденциальности этого сотрудника.
- Проинструктируйте всех, кто знает причину, по которой сотрудник взял отпуск, чтобы они никому не раскрывали эту конфиденциальную информацию.
- Если сотрудник раскрывает эту информацию коллегам, это его дело, но вы должны сделать все возможное, чтобы эта информация не стала сплетнями в отсутствие сотрудника.
- Помните о деликатном характере реабилитации. Может быть очень мало людей, которые знают, что у сотрудника проблемы с наркотиками или алкоголем, и сотрудник может захотеть сохранить это.
- Сохранение в секрете причины отсутствия сотрудника также помогает предотвратить дискриминацию сотрудника при его возвращении.
Часть 3 из 3: Обеспечение разумных приспособлений
Шаг 1. Встреча с сотрудником
Когда сотрудник возвращается на работу после лечения от наркозависимости, рекомендуется встретиться с ним до того, как он приступит к работе, и выяснить, какие приспособления, если таковые имеются, им необходимы для обеспечения плавного перехода к работе.
- Это может быть особенно важно, если сотрудник возвращается после длительного пребывания в стационаре реабилитационного учреждения.
- Им может потребоваться некоторое время, чтобы приспособиться к требованиям работы и повседневной жизни.
- Кроме того, у них могут быть постоянные встречи, требующие корректировки рабочего времени.
- Имейте в виду, что, хотя злоупотребление алкоголем или наркотиками не считается инвалидностью, Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) предлагает ограниченное лечение выздоровевших или выздоравливающих наркоманов.
Шаг 2. Реализуйте письменные правила в отношении злоупотребления психоактивными веществами
Если у вас его еще нет, письменная политика в отношении злоупотребления психоактивными веществами может в конечном итоге сэкономить вашему бизнесу значительные деньги и ресурсы. Если ваша политика будет последовательно реализовываться и обеспечивать соблюдение, у вас будет более здоровый и продуктивный персонал.
- Ничего страшного, если случай, когда сотрудник идет на реабилитацию, побуждает вас, наконец, создать политику злоупотребления психоактивными веществами. Однако имейте в виду, что вы не можете использовать эту политику как молоток для наказания сотрудника, запросившего отпуск.
- Политика должна быть направлена на поощрение здоровой и производительной рабочей силы и должна применяться последовательно и неизбирательно.
- Это означает, что вы не можете, например, требовать проведения тестов на наркотики только от сотрудников, которые прошли курс реабилитации или столкнулись с проблемами с наркотиками.
- Ваша политика должна быть оформлена в письменном виде и быть доступной для всех сотрудников.
Шаг 3. Рассмотрите возможность проведения периодических тестов на наркотики
В рамках недискриминационной политики в отношении злоупотребления психоактивными веществами на рабочем месте вы можете потребовать обязательного выборочного или стандартного тестирования на наркотики ваших сотрудников, включая сотрудников, которые недавно прошли программу лечения наркозависимости.
- Имейте в виду, что вы не можете уволить или наказать сотрудника, потому что тест на наркотики выявляет наличие законно используемых лекарств.
- Например, предположим, что у вас есть сотрудник, который проходит стационарное лечение наркозависимости от героиновой зависимости.
- Если этот сотрудник продолжает лечение метадоном, вы не можете уволить или наказать этого сотрудника, если его тест на наркотики выявляет присутствие метадона.
Шаг 4. Информируйте сотрудников об опасности злоупотребления психоактивными веществами
Обучение сотрудников - важная часть обеспечения безопасности на рабочем месте и отсутствия наркотиков. Вы можете использовать свою программу, чтобы указать на конкретные опасности злоупотребления психоактивными веществами для вашей отрасли.
- В рамках вашей образовательной программы поощряйте своих сотрудников обращаться за лечением, если они считают, что у них проблемы с употреблением алкоголя или наркотиков.
- Вы также хотите поощрять конфиденциальность и деликатность. Например, сотрудники не должны нападать или высмеивать кого-то, кто только что вернулся на работу после завершения программы лечения наркозависимости.
- Этот тип поведения можно рассматривать как дискриминацию в соответствии с законами штата и федеральными законами, запрещающими дискриминацию в отношении людей с ограниченными возможностями. Выздоровевшие или выздоравливающие наркоманы считаются инвалидами для целей этих законов.
- Обратитесь в местные лечебные или наркологические организации, чтобы узнать, предлагают ли они семинары или лекции для рабочих мест.
- Многие из этих программ могут не только вдохновлять, но и обучать ваших сотрудников.