Акцент на достижении цели (GTD) с помощью технологий, инструментов и психологических настроек помог нам достичь новых высот в продуктивности. Это здорово, потому что чем больше вещей мы можем закончить, тем быстрее мы сможем перейти к другим (часто более крупным и лучшим) вещам. Это может означать получение большего количества денег, отпуск или возможность попробовать что-то новое - все, что важно в данный момент. Но не спешите закрывать файл или доделывать последние 10 % задачи. Есть несколько отличных способов закончить дела, которые могут принести большую пользу вам и тем, кто в этом участвует. Эти преимущества часто могут распространяться на тех, кто может позже выйти на сцену.
Закрытие проекта должно включать следующие элементы:
- Признание. У McDonalds есть давняя программа фоторамки «Сотрудник месяца». У Dell есть программа Volunteers of Distinction для своих сотрудников, которые участвуют в волонтерских проектах. Toastmasters International имеет множество наград для своих членов, выполняющих различные задачи и сроки полномочий. Лучшие программы имеют пять аспектов:
- Достижимый: Стандарты высоки, но не настолько, чтобы препятствовать их достижению всеми, кроме самых успешных.
- Цель: Люди должны знать, чего ожидать, и воспринимать присуждение наград как не слишком субъективный процесс.
- Практический: включите вознаграждения, которые являются разумными мотиваторами. Свободное время и наличные деньги не имеют особого смысла, если у вас не хватает персонала и денег. Однако, когда сундуки полны, а у вас плохой сезон, время и деньги будут лучшими мотиваторами, чем украшение журнального столика.
- Вовремя: Чем ближе выдача награды к выполнению задания, тем лучше.
- Полезно: везде, где это возможно, оценивайте и вознаграждайте то, что помогает добиться желаемых результатов.
- Документация. Большинство компаний, как правило, достаточно хорошо документируют выполненные работы, поскольку это обычно включает аспекты финансового учета. Некоммерческие организации часто печально известны тем, что не могут должным образом документировать завершение проектов и решать проблемы с передачей. Надлежащее выполнение этих аспектов может значительно облегчить жизнь тем, кто возьмет на себя офисы в будущем. Например, если организация проводит ежегодную конференцию, она должна подготовить электронный файл со всеми материалами, используемыми для планирования, продвижения, проведения и завершения мероприятия. Может быть, записать компакт-диск и отдать его председателю конференции в следующем году.
- Проверка и повторная проверка. Это часть бутерброда - то, что посередине. Помимо аспектов признания и празднования, это отличное место для проведения оценки и внесения конструктивных отзывов, чтобы можно было внести улучшения в будущие проекты. Такая обратная связь должна включать некоторые положительные стороны (вещи, которые сработали хорошо), предложения по улучшению и общее положительное впечатление. Бутерброд внутри бутерброда. Эти обзоры могут предоставить огромные возможности для роста для участников, а также помочь улучшить качество самих проектов.
- Закрытие и очистка. Аспекты закрытия обычно включают получение оплаты и выплату всем, заполнение любых неоплаченных документов, подачу любых необходимых отчетов, инструктаж всех, кто должен быть проинструктирован, выбрасывание мусор и уборка фабрики, склада или рабочего места. Как правило, после того, как это будет сделано, план должен быть чистым, и там, где это возможно, не должно оставаться остатков старых проектов, мешающих будущей деятельности.
- Празднование. Голливудцы освоили это с вечеринками и крупными мероприятиями, такими как вручение премии Оскар. Каждый раз, когда фильм закончен, традиция требует «вечеринки в честь завершения», где все, кто участвует в производстве, собираются вместе для празднования завершения производства. Премия «Оскар» - это крайний случай, когда индустрия очень публично награждает себя за разные вещи, принося большее признание кино- и телеиндустрии в целом.
Создайте мероприятие, но соблюдайте пропорции. Для небольшого группового проекта на работе отлично подойдет заказ во время обеда и проведение легкого обзора и итогового обзора. Руководитель группы мог бы отметить вклад каждого, возможно, с более высокопоставленным руководителем, который сказал бы несколько слов и вручил награды. Сама еда может быть наградой, но обычно лучше иметь что-то, выходящее за рамки мероприятия. Денежные средства и свободное время - это здорово, но так же важно и что-то осязаемое, что может продемонстрировать человек, который их заработал. Для более крупного проекта наилучшие результаты может дать большой всплеск в отеле или на месте проведения конференции. Как должно выглядеть такое мероприятие и насколько масштабным оно должно быть, зависит от ряда факторов. Главное правильно масштабировать. Организация мероприятия может потребовать много времени, денег и усилий, поэтому следует подумать о его планировании и правильном управлении.
Остерегайтесь сверхуспешных людей. Закончить не значит начать. Нет ничего плохого в том, чтобы использовать заключительное мероприятие для анонса чего-то нового. На самом деле, это часто отличный способ запустить новый проект. Но запуск чего-то нового не должен подрывать только что завершенное. Сосредоточьте события, связанные с завершением, на завершении, а не на новых начинаниях. Это служит для сохранения целостности только что завершенного мероприятия и позволяет участникам перевести дух, насладиться призами, привести в порядок документы, поразмыслить, убрать любые разногласия и свободно насладиться празднованием, не увлекаясь преждевременно. следующая вещь.
Эти вышеперечисленные элементы завершения могут показаться очевидными для тех, кто их читает, но часто в компании или организации нет формального процесса для их эффективного выполнения. Те, у кого есть эти процессы, как правило, гораздо лучше справляются с завершением проектов с успехом, чем те, у кого их нет. Такие процессы, как правило, имеют более крупные и успешные компании и организации.
Те, кто отлично справляется с завершением проектов, оставляют коллег мотивированными для участия и достижения отличных результатов в будущих проектах. Хорошо выполненная задача также имеет достаточно правильно заполненной документации, связанной с ней, чтобы любой, кто хочет учиться или дублировать результаты в будущем, может сделать это без необходимости разбираться с этим с нуля.
Если у вас есть советы или идеи по отделке, оставьте комментарий.
Питер Пол Русен и Тацуя Накагава - соучредители Atomica Creative Group, специализирующейся на стратегическом маркетинге продуктов. Благодаря передовым знаниям и исследованиям, разумному стратегическому планированию и эффективному управлению проектами Atomica помогает компаниям добиваться больших успехов в выводе на рынок новых продуктов и совершенствовании существующего бизнеса. Они стали соавторами книги «Преодоление изобретательства: тихий убийца инноваций», которая уже доступна.