Если вы владеете малым бизнесом, вы привыкли получать счета от поставщиков или других лиц, у которых вы приобретаете товары или услуги. Как частное лицо вы также можете получать счета, если, например, вы ремонтируете свой дом. Обычно эти счета являются точными, и вы оплачиваете причитающуюся сумму. Но иногда вы получаете неверный счет - возможно, он взимает с вас сумму, превышающую согласованную вами, или он включает товары или услуги, которые вы не получили. Если вам нужно оспорить счет-фактуру, сделать это как можно скорее - это ключ к поддержанию доброй воли, которую вы установили с поставщиком, и обеспечению более гладких деловых отношений в будущем.
Шаги
Часть 1 из 3: Оценка проблемы
Шаг 1. Внимательно проверьте полученный счет
Даже если вы не сомневаетесь, что счет неверен, просмотрите его еще раз и убедитесь, что вы читаете его правильно.
Если у вас есть предыдущие счета от той же компании, сравните их с текущим счетом и обратите внимание на любые различия. Это может помочь выявить источник проблемы. Например, компания могла не отметить оплату по предыдущему счету и включить оба итога в текущий счет. В этом случае, мы надеемся, что предоставление подтверждения оплаты решит проблему
Шаг 2. Проверьте свои книги или другие записи
Сравните счет-фактуру с вашими собственными записями, чтобы рассчитать величину несоответствия.
Например, если компания утверждает, что вы не оплачивали счет, вы должны приложить копию аннулированного чека, который вы отправили в качестве платежа. Любые другие документы, которые у вас есть, такие как автоматически сгенерированные подтверждения по электронной почте или банковские выписки, показывающие очищенный платеж, также могут быть полезны для подтверждения вашей позиции
Шаг 3. Просмотрите свой контракт
Если у вас есть письменный договор с компанией, отправившей счет, проверьте договор, чтобы узнать согласованный метод разрешения споров.
- Оплата зависит от получения вами товаров или услуг в форме, соответствующей условиям контракта. Если компания выставляет вам счет за товары или услуги, которые вы не получили, вы не должны платить по контракту.
- В вашем контракте также могут быть указаны сроки предоставления уведомления о спорном счете. Например, в вашем контракте может быть сказано: «Все счета считаются правильными и принимаются, если Поставщик не уведомлен о споре в течение 10 дней с момента получения».
Шаг 4. Позвоните в компанию
Прежде чем написать официальное письмо в компанию, позвоните по контактному телефону, указанному в счете, чтобы исключить простую ошибку.
- Будьте спокойны и вежливы по телефону и заявите, что у вас есть вопрос по полученному счету. Позвольте представителю компании объяснить вам счет. Если вы оспариваете какую-либо ее информацию, скажите ей, что указанная сумма не соответствует вашим записям.
- Имейте в виду, что спор может быть простой технической ошибкой или неправильной цифрой или десятичной запятой. Если ошибку можно исправить по телефону, попросите человека, с которым вы разговариваете, прислать исправленный счет.
- Если вы пришли к какому-либо решению по телефону, немедленно отправьте письменное письмо в компанию, подтверждающее договоренность, достигнутую по телефону. Не полагайтесь на какие-либо заявления или договоренности до тех пор, пока вы не получите письменное подтверждение соглашения или не получите исправленный счет.
Шаг 5. Соберите доказательства в поддержку своего утверждения
Если у вас есть какие-либо квитанции или другие записи, подтверждающие ваше утверждение о том, что счет-фактура неверен, сделайте их копии для отправки в другую компанию.
Например, предположим, что компания выставляла вам счет за 45 единиц, но вы получили только 20 единиц. Квитанции об упаковке, которые у вас есть на 20 единиц, подтверждают вашу позицию
Шаг 6. Изучите компанию
Если вы не работали с компанией очень долго, возможно, стоит потратить время на то, чтобы узнать, были ли у других клиентов или предприятий аналогичные проблемы.
Например, вы можете обратиться в Better Business Bureau, которое принимает жалобы от потребителей и других предприятий. Если у других были подобные проблемы, узнайте, смогли ли они разрешить свой спор и каким образом
Часть 2 из 3: написание письма
Шаг 1. Используйте правильный деловой формат
Если возможно, распечатайте письмо на фирменном бланке и отформатируйте его соответствующим образом.
- Если вы частное лицо, вы можете создать свой собственный профессиональный бланк, используя один из шаблонов, доступных в большинстве текстовых редакторов.
- Обычно вы можете найти шаблоны в Интернете или в текстовом редакторе, которые позволят вам быстро и легко создать письмо, введя соответствующую информацию в предварительно отформатированные поля.
- Укажите дату письма и методы, которыми вы его отправляете, особенно если вы отправляете дубликаты письма разными способами.
- В строке темы письма кратко опишите цель письма и укажите дату счета, ссылочный номер компании в счете или и то, и другое. Например, вы можете написать: «Тема: Спор по счету-фактуре 99537 от 7 октября 2015 года».
Шаг 2. Подтвердите получение счета
В начале письма укажите счет, о котором вы пишете, и поблагодарите компанию за его отправку.
- Если вы оспариваете весь счет, просто заявите, что вы оспариваете счет в целом, а затем продолжите объяснение причин вашего спора.
- Если какая-либо часть суммы счета не оспаривается, вы можете пойти дальше и отправить платеж на эту сумму. Если вы делаете это, сообщите им об этом заранее.
- Например, вы можете написать: «Я получил ваш счет от 7 октября 2015 года и благодарю вас за него. В приложении вы найдете чек на 157,49 долларов в качестве полной оплаты неоспоримой суммы».
- Когда вы подписываете свой чек, заверяйте его, используя такую формулировку, как «Этот чек является полной оплатой и является полным и окончательным погашением [счета-фактуры]». Идентифицируйте счет, используя дату выставления счета или предоставленный ссылочный номер. Если компания обналичивает или депонирует ваш чек, сумма принимается в качестве полной оплаты.
- Это может разрешить спор, потому что, если позже вам будет предъявлен иск на оставшуюся сумму, которую вы оспариваете, вы можете поднять одобрение в качестве положительной защиты.
Шаг 3. Объясните причину вашего спора
Если вы приложите какие-либо документы, подтверждающие вашу претензию, обратитесь к ним в тексте письма, а затем приложите копию.
- Будьте краткими и придерживайтесь фактов. Вам также следует воздерживаться от обвинений или предположений о том, что компания пытается каким-то образом вас обмануть. Просто относитесь к этому как к простой ошибке, которую легко исправить - даже если у вас есть основания полагать, что это не так.
- Если компания отправляет вам счет на товары, которые еще не были доставлены, укажите эту причину и укажите, что вы оплатите товары, когда они будут получены.
Шаг 4. Назовите все телефонные звонки или другие разговоры, которые у вас были
Если вы разговаривали с сотрудниками компании или с человеком, которому вы адресовали письмо, ваше письмо должно быть адресовано этим разговорам.
- Например, вы можете написать: «Я разговаривал с Шэрон в офисе вашей дебиторской задолженности 8 октября, и она указала, что я должен обратиться к вам по этому поводу». Даже если вам сказали, что счет был правильным и ошибки не было, не указывайте эту информацию в письме - это только дает человеку возможность спрятаться за сотрудником, с которым вы уже разговаривали, вместо того, чтобы смотреть в дело лично.
- Если вам не удалось ни с кем связаться, вы должны упомянуть и об этом и продолжать думать, что это, вероятно, всего лишь простая ошибка или недоразумение.
Шаг 5. Попросите компанию принять меры для устранения проблемы
После того, как вы описали свой спор со счетом, укажите подробные сведения о том, как вы хотите решить проблему, и сообщите компании крайний срок для ответа.
- Дайте компании разумный период времени для решения проблемы - от недели до 10 дней с момента получения вашего письма должно хватить.
- На этом этапе вам не нужно угрожать, что вы предпримете какие-либо конкретные действия, если вопрос не разрешится в вашу пользу. Достаточно просто сказать, что вы выберете другие варианты, если ваш срок не будет соблюден.
Шаг 6. Подпишите письмо
Завершите свое письмо твердой, но сердечной запиской и укажите свое напечатанное имя, должность в вашей компании и прямую контактную информацию.
- Обязательно прочтите его и проверьте на предмет опечаток или других ошибок, прежде чем распечатывать и подписывать. Дважды сверяйте любые числа или расчеты с вашими записями.
- Внизу письма перечислите документы, которые вы прилагаете в обоснование своей позиции.
- После того, как вы доработаете и подпишете свое письмо, сделайте хотя бы одну копию для своих записей, прежде чем отправлять ее в компанию.
Шаг 7. Отправьте письмо
Подписав письмо, отправьте его вместе со всеми приложениями по почте как можно скорее после получения счета.
- Хотя обычно у вас есть 30 дней, чтобы уведомить компанию о споре, в некоторых случаях у вас есть гораздо меньше времени. Например, в таких штатах, как Делавэр, требуется уведомление о споре по счету-фактуре на строительство в течение 7 дней с момента получения, или счет-фактура по закону считается принятым на сумму, указанную в счете-фактуре.
- Вы также можете отправить письмо по факсу или электронной почте. Если вы планируете отправить его несколькими способами, убедитесь, что это указано в письме, поскольку оно, вероятно, будет получено последним.
- Рассмотрите возможность использования заказной почты или частной службы доставки, такой как FedEx или UPS, чтобы у вас было подтверждение того, когда компания получила ваше письмо.
Часть 3 из 3: Дальнейшие действия
Шаг 1. Последующие действия после установленного срока
Если вы указали компании крайний срок для решения проблемы и к этой дате не получили никаких известий, придерживайтесь его, позвонив, чтобы связаться с вами в тот же день.
- В зависимости от серьезности несоответствия вы можете рассмотреть вопрос о прекращении ваших отношений с компанией, если они не хотят работать с вами для разрешения спора.
- Если, с другой стороны, вы получили известие от компании, а она не желает идти на компромисс по этому вопросу и настаивает на правильности счета-фактуры, вам, возможно, придется использовать другие средства для решения проблемы.
Шаг 2. Рассмотрите возможность найма адвоката
Если компания отказывается иметь с вами дело или если вы не получаете ответа на свое письмо, адвокат может получить для вас лучший результат.
Адвокат также может посоветовать вам, какие у вас есть юридические возможности, если другая компания подаст на вас в суд на оспариваемую сумму
Шаг 3. Свяжитесь с государственной лицензионной комиссией или агентством
Если физическое или юридическое лицо, выставившее вам счет, регулируется или имеет лицензию государственного агентства, это агентство может иметь процедуры разрешения споров, аналогичные вашим.
Например, если вы являетесь домовладельцем и у вас возник спор по счету, полученному от генерального подрядчика, который работал над ремонтом вашего дома, вы можете подать жалобу в совет строительных подрядчиков вашего штата. Обратите внимание, что в некоторых штатах, таких как Орегон, вы должны заранее направить подрядчику письменное уведомление, в котором конкретно указывается ваше намерение подать жалобу в правление, по крайней мере, за 30 дней до подачи жалобы
Шаг 4. Отправьте еще одно письмо
Содержание вашего второго письма будет варьироваться в зависимости от ответа, полученного вами на первое, но, как правило, оно должно быть в том же формате, но с более сильным и твердым тоном.
- Ссылайтесь на свое предыдущее письмо и любые разговоры или переписку, которые у вас были с компанией за это время, затем подтвердите свою позицию и все документы, которые вы приложили к исходному письму.
- Если у вас есть письменный контракт, укажите методы разрешения споров, обсуждаемые в контракте, и укажите свою готовность соблюдать эти условия.
Шаг 5. Предложите посредничество
Особенно, если у вас есть письменный договор, который включает пункт о посредничестве, подумайте об использовании нейтрального стороннего посредника, который поможет вам прийти к компромиссу.
- Посредничество предлагает более быстрый и менее затратный способ разрешения спора по сравнению с судебным процессом, побуждая вас найти решение, которое работает для обеих сторон.
- В зависимости от контекста оспаривания вашего счета-фактуры вы можете получить бесплатные посреднические услуги. Например, Комиссия по благоустройству жилья Мэриленда предлагает бесплатную программу посредничества для домовладельцев и строительных подрядчиков.