Хорошо организованный офис может помочь вам сосредоточиться и повысить эффективность во время работы, поскольку в нем не так много беспорядка. Поместив все в определенное место, вы сэкономите больше времени, пытаясь найти это позже. Попробуйте изменить расположение офисной мебели, чтобы меньше нервничать в течение дня. После того, как макет вашего офиса будет определен, систематизация ваших канцелярских принадлежностей и бумаг сделает ваш офис чистым и лаконичным.
Шаги
Часть 1 из 3: настройка макета
Шаг 1. Расположите стол так, чтобы вы могли смотреть в окно, если можете
Возможность смотреть в окно во время работы помогает снизить уровень стресса и лучше сосредоточиться на работе. Переместите свой стол в такое место, где вы можете легко сесть и время от времени смотреть в окно. Убедитесь, что на экране компьютера нет бликов и нет света в глазах в течение дня, чтобы не отвлекаться и не раздражать.
Если вы работаете в офисе открытой планировки или в кабинке, поговорите со своим администратором или начальником, чтобы узнать, можно ли изменить положение стола
Шаг 2. Держите наиболее часто используемые вещи ближе к себе
Составьте списки вещей, которыми вы пользуетесь ежедневно, еженедельно и ежемесячно, чтобы знать, что важно держать под рукой. Держите вещи, которыми вы пользуетесь ежедневно, на расстоянии вытянутой руки от стола, чтобы вы могли взять их, когда понадобится. Если вы используете вещи реже, храните их в ящиках или шкафах подальше, чтобы убрать беспорядок и сэкономить место.
- Например, если вы нечасто пользуетесь принтером, держите его в другом конце комнаты, чтобы он не занимал место на вашем столе.
- Если есть вещи, которыми вы пользуетесь несколько раз в день, храните их на столе, на ближайшей полке или в верхнем ящике стола.
Шаг 3. Приобретите мебель на колесиках, чтобы можно было легко убирать вещи с дороги
Ищите органайзеры, полки или шкафы с колесиками, чтобы вы могли вытащить их, когда вам нужно, а затем снова поставить. Если у вас есть место, держите под столом более короткие вещи, такие как шкафы для документов или полки, и перемещайте их только тогда, когда вам нужно к ним получить доступ. Попробуйте использовать офисный стул на колесиках, если можете, чтобы вы могли переместиться в другую часть офиса, чтобы получить к чему-то доступ.
Шаг 4. Держите в офисе мусорное ведро, чтобы сразу избавиться от вещей
Если у вас есть дополнительное пространство для ног, поставьте небольшую корзину сбоку от стола или под ним. Таким образом, если у вас есть мусор или файлы, которые вам больше не нужны, вы можете сразу их выбросить, а не позволять им загромождать ваше пространство.
- Не забывайте часто менять мешок для мусора, чтобы ваш офис оставался свежим и чистым.
- Измельчите любые документы с личной информацией, прежде чем выбросить их.
Кончик:
Если вы используете много бумаги, держите в офисе отдельную корзину, которую также можно использовать для вторичной переработки.
Шаг 5. Добавьте в офис немного индивидуальности, чтобы чувствовать себя комфортно
Храните в офисе несколько личных вещей, чтобы сделать его своим собственным пространством и не чувствовать себя слишком стерильным. Повесьте картины на стены или держите картины на столе, чтобы сделать ваш офис расслабляющим местом для отдыха. Вы также можете хранить небольшие безделушки или растения где-нибудь на столе, если они не загромождают ваше рабочее место.
Ограничьтесь 1-2 предметами на столе, иначе они могут занять слишком много места
Часть 2 из 3: Хранение ваших расходных материалов
Шаг 1. Избавьтесь от любых расходных материалов, которые вы не используете
Отсортируйте вещи, которые есть у вас в офисе, и определите, как часто вы ими пользуетесь. Если у вас есть предметы, которыми вы редко или никогда не пользуетесь, поместите их в отдельную коробку или контейнер. Обойдя весь офис, избавьтесь от всего, что есть в коробке, чтобы она не мешала.
Если вы находитесь в офисном здании, уберите неиспользованные принадлежности обратно в кладовку, чтобы другие люди могли забрать их в случае необходимости
Кончик:
Если у вас много ручек или принадлежностей, которыми вы не пользуетесь, попробуйте подарить их школе, чтобы учителя могли использовать их в классах, не покупая новые.
Шаг 2. Храните ручки и небольшие офисные принадлежности в чашках, чтобы иметь к ним легкий доступ
Поставьте 1-2 чашки на стол на расстоянии вытянутой руки и поместите в них все ручки. Храните и другие длинные канцелярские принадлежности, например ножницы, в их собственных чашках. Храните ручки и принадлежности так, чтобы они были направлены вниз, чтобы случайно не пораниться, когда вы попытаетесь что-то схватить.
- Вы также можете купить настольные органайзеры с различными отделениями, если не хотите использовать несколько чашек.
- Используйте стеклянные кувшины, если вы хотите, чтобы ваш стол выглядел более декоративно.
Шаг 3. Используйте лотки для столового серебра для сортировки небольших офисных принадлежностей
Купите лотки для столового серебра с несколькими отделениями, чтобы можно было разделить канцелярские принадлежности. Храните одинаковые расходные материалы вместе в одной секции лотка, чтобы вы не упустили случая. Поместите вещи, которыми вы часто пользуетесь, перед ящиком, а все, что вы используете меньше, - назад.
Вы также можете купить небольшие пластиковые контейнеры и разложить их в своих ящиках, как хотите
Шаг 4. Пометьте контейнеры или контейнеры, чтобы знать, что в них находится
Поместите предметы, которые вы не часто используете, в ящики для хранения и храните их в шкафу или на полке, если можете. Помещайте только 1-2 разных предмета в одну корзину, чтобы они не были беспорядочными. Сделайте бумажные ярлыки для каждой корзины и приклейте их сбоку, чтобы вы могли сразу увидеть, что в них хранится. Подбирайте ярлыки описательно, чтобы в дальнейшем не запутаться.
Вы можете купить пластиковые контейнеры для хранения в любом универмаге или в Интернете
Шаг 5. Приобретите держатели для шнура, чтобы убрать визуальный беспорядок под столом
Шнуры под столом могут выглядеть беспорядочно и легко спутаться у ваших ног. Сгруппируйте все кабели и закройте их держателем для шнура, чтобы они не лежали на полу. Прикрепите держатель шнура к стене или под столом, чтобы ваши кабели были организованы.
- Вы можете купить держатели для шнура в магазинах канцелярских товаров или в Интернете.
- Вы также можете закрепить кабели вместе или сбоку от стола с помощью лент на липучках или стяжек-молний.
Часть 3 из 3: Удаление беспорядка с бумагой
Шаг 1. Уничтожьте все ненужные документы, содержащие личную информацию
Не бросайте любые документы, в которых есть такие вещи, как выписки со счетов, юридические документы, номера кредитных карт и номеров социального страхования. Вместо этого возьмите измельчитель бумаги, чтобы уничтожить документы, чтобы другие люди не могли украсть информацию. После того, как бумага будет полностью измельчена, вы можете выбросить обрывки, как обычно.
Если у вас есть важные документы, от которых вы не можете избавиться, например свидетельства о рождении, карточки социального страхования или завещания, храните их в несгораемом сейфе, чтобы защитить их от любого повреждения
Шаг 2. Разложите листы по лотку, если хотите, чтобы они оставались на столе
Лотки для бумаги имеют несколько ярусов, поэтому вы можете разделять документы разных типов. Выберите вертикальный лоток для бумаги, если у вас мало места, или горизонтальный лоток, если у вас есть свободное место. Поместите органайзер рядом с краем стола, чтобы вы могли легко достать его в течение дня и взять то, что вам нужно. Обозначьте каждый из уровней, чтобы знать, куда должны идти определенные документы.
- Вы можете купить лотки для бумаги в магазинах канцелярских товаров.
- Лотки для бумаги также отлично подходят для хранения папок или записных книжек.
- Выделите такую секцию на столе, чтобы она оставалась чистой, чтобы у вас было место, где можно разложиться в случае необходимости.
Шаг 3. Повесьте настенный карман, если хотите, чтобы на столе не было бумаг
Настенные карманы - это пластиковые лотки, в которых есть несколько отделений для хранения документов и папок. Поставьте настенный карман рядом со столом, чтобы вы могли убрать со стола бумаги и уменьшить беспорядок. Убедитесь, что разные отделения промаркированы, чтобы вы не запутались в дальнейшем.
Настенные карманы также можно повесить на задней части двери
Шаг 4. Повесьте доску объявлений, чтобы можно было легко просматривать документы и заметки
Найдите на стене место, на котором достаточно места для доски объявлений, и повесьте ее. Организуйте доску объявлений по разделам, в которых вы можете закреплять элементы, такие как документы, квитанции, стикеры и заметки. Держите самые важные документы на виду и складывайте старые под ними.
- Во многих боксах уже есть стены, в которые можно вставить канцелярские кнопки.
- Используйте кнопки разного цвета для каждого типа документа, который вы вешаете. Например, можно повесить записки синими булавками, а квитанции - красными.
- Вы также можете закрепить личные фотографии, если у вас нет места для них на рабочем столе.
Кончик:
Если у вас нет места для полноразмерной доски объявлений, вы также можете купить полосы пробковой доски, у которых есть небольшая площадь, на которую можно повесить бумаги.
Шаг 5. Пометьте папки цветом, чтобы их было легко распознать
Получите папки с файлами разного цвета и отсортируйте свои документы так, чтобы все похожие имели один цвет. Например, вы можете поместить различные типы расходов в красные папки, а формы доходов - в зеленые папки. Отметьте вкладки в папках с указанием типа документа внутри. После того, как вы соберете свои документы, положите их в картотечный шкаф в лоток для бумаги, чтобы вы могли легко их найти.
Вы также можете прикрепить цветные ярлыки к вкладкам папок с файлами, если не хотите покупать разные цвета
Шаг 6. Попробуйте хранить заметки и расписания в цифровом виде, чтобы не использовать бумагу
Если вы хотите сократить количество используемой бумаги, попробуйте записать какие-либо заметки или расписания на своем компьютере. Создавайте папки на своем компьютере и сортируйте в них документы или используйте онлайн-программу для упорядочивания файлов. Если файл устарел, удалите его, чтобы он не загромождал ваш компьютер.
- Сделайте резервную копию любых важных документов в облачном хранилище или на внешнем жестком диске, чтобы не потерять их в случае сбоя компьютера.
- Если у вас есть сканер, вы можете загрузить физические документы на свой компьютер, чтобы избавиться от бумажных документов.