Деловое письмо использует формальный тон и содержит особые требования к приветствиям - приветствиям, которые конкретно относятся к предполагаемому читателю. Неправильно составленное деловое письмо может оскорбить потенциального работодателя, клиента или партнера и в результате нанести ущерб вашим деловым отношениям. Когда вы обращаетесь к женщине в деловом письме, вы всегда должны использовать любое ее профессиональное звание (например, «доктор или преподобный»); если у нее нет профессионального титула, используйте общий титул, основанный на ее семейном браке. статус: «г-жа», если она не замужем или если ее семейное положение неизвестно, или «г-жа», если вы знаете, что она замужем.
Шаги
Часть 1 из 2: Часть 1: Выбор правильного названия
Шаг 1. Подтвердите, знаете ли вы имя получателя
Если вы знаете имя получателя, перейдите к следующим шагам. Если нет, прочтите оставшуюся часть этого шага.
Иногда бывает, что вам нужно обратиться к женщине, не зная ее имени. В этом случае используйте Dear Madam. Если вы также не знаете пол, вы можете использовать «Для кого это может касаться»
Шаг 2. Определите, имеет ли получатель профессиональное звание или звание
Если женщина, которой вы отправляете деловое письмо, имеет какое-либо профессиональное звание или должность, обращайтесь к ней соответствующим образом. В этом случае указывать пол не обязательно.
- Начните с официального приветствия, такого как «Уважаемый», и после него укажите должность предполагаемого читателя, а затем его полное имя. Если вы не знаете, есть ли у читателя официальное название, обязательно сначала найдите его, выполнив поиск на веб-сайте организации или спросив кого-нибудь. Используя название должности предполагаемого читателя, вы можете не беспокоиться об использовании названий, связанных с полом.
- Например, если вы пишете деловое письмо инспектору, ваше приветствие в деловом письме будет «Уважаемый инспектор». Только это могло быть целым приветствием, или же после слова «Дорогой инспектор» могла быть указана фамилия предполагаемого читателя. То же самое применимо, если женщина - доктор, и в этом случае письмо может начинаться, например, со слов «Уважаемый доктор Джонсон».
- Используйте правильное приветствие служителю. Используйте имя и фамилию священника в адресе в форме: «Преподобная Джейн Доу» или «Пастор Джейн Доу». В приветствии допустимо сокращать термин «преподобный», но не термин «пастор», поэтому вы можете использовать форму «Уважаемый преподобный Доу» или «Уважаемый пастор Доу».
- Правильное приветствие для поверенного: «Миссис / госпожа / господин. [Имя и фамилия], Esquire »или« Миссис / госпожа / господин. [Имя и фамилия], эсквайр ».
Шаг 3. Подтвердите, знаете ли вы семейное положение получателя
Правильное приветствие женщине во многом зависит от ее семейного положения. Если вы не уверены в семейном положении получателя, и у нее нет официального титула или профессионального звания, можно использовать «Уважаемый [имя и фамилия получателя]. Например, Уважаемая Дженнифер Джонсон.
Кроме того, также можно использовать "Ms." для женщин, в семейном положении которых вы не уверены
Шаг 4. Используйте следующие заголовки, если вы знаете семейное положение получателя
Есть три основных способа обратиться к женщине.
- "Г-жа." используется для замужних женщин.
- "РС." используется как для замужних, так и для незамужних женщин. Используйте это официальное название, если семейное положение женщины неизвестно или не имеет значения.
- "Скучать." используется для незамужних женщин. Избегайте использования этого официального названия, потому что его использование часто считается снисходительным по отношению к читателю, особенно когда оно используется для обращения к пожилой женщине.
Часть 2 из 2: Часть 2: Полировка вашего приветствия
Шаг 1. Убедитесь, что вы используете надлежащий уровень формальности
Использование титулов «мистер», «миссис», «мисс» или «мисс». перед полным именем или фамилией, это относительно формальная практика, и есть определенные обстоятельства, при которых вы могли бы использовать такой уровень формальности, а когда - нет.
- Если у вас уже есть отношения с читателем или обстоятельства требуют, чтобы письмо не было исключительно формальным, можно не использовать официальные заголовки. Например, если вы связываетесь с деловым партнером или с кем-то, кого вы знаете или имеете отношения, вы можете просто использовать Уважаемый [Имя], а не формальный титул.
- Всегда следует использовать формальный заголовок, когда формальное приветствие включает только фамилию предполагаемого читателя, т. Е. "Госпожа / госпожа / господин [Фамилия]". Официальный титул может не потребоваться при использовании и имени, и фамилии.
- Будьте осторожны и не используйте официальное название. Избегайте использования имени женщины в приветствии, если вы не знаете ее хорошо. В противном случае следует использовать формальное приветствие с последующим двоеточием, чтобы избежать ложной презумпции близости. Например, «Дорогая мисс Браун:» или «Дорогая мисс Люси Браун:» следует использовать вместо «Дорогая Люси.
Шаг 2. Проверьте правильность написания имени предполагаемого читателя
Имя часто может использоваться для определения пола предполагаемого читателя, что поможет вам решить, по какому официальному титулу обращаться к читателю. Даже если у вас есть имя деловой женщины, вы все равно должны убедиться, что имя написано правильно, чтобы не оскорбить читателя в первых нескольких предложениях вашего письма.
- Секретарь или сотрудник отдела кадров предполагаемого читателя может проверить правильность написания имени предполагаемого читателя и функционального названия.
- При написании делового письма неизвестной стороне вы должны попытаться проверить правильность написания имени предполагаемого читателя, чтобы определить пол и, следовательно, необходимый формальный титул.
Шаг 3. Убедитесь, что вы соблюдаете правильную пунктуацию
Существуют определенные правила пунктуации, касающиеся как титула (Миссис, Мисс, Мисс), так и приветствия (Уважаемый).
- В американском английском названия обычно пишутся с точкой. Например, «Уважаемая мисс Джонсон». В британском английском периоды обычно не используются. Например, «Уважаемая мисс Джонсон».
- В американском английском двоеточие обычно следует за именем человека. Например, «Уважаемая мисс Джонсон:». В британском английском двоеточие не используется, поэтому будет читаться «Dear Ms Johnson».