Есть два типа планов управления изменениями. Один обращается к влиянию изменений на организацию, облегчая переход. Другой отслеживает изменения в отдельном проекте, создавая четкую запись доработок продукта или изменений в объеме проекта. Оба этих плана нацелены на то, чтобы четко и точно сообщить, что необходимо сделать.
Шаги
Метод 1 из 2: составление плана управления организационными изменениями
Шаг 1. Продемонстрируйте причины изменения
Перечислите факторы, которые привели к решению об изменении, например, недостатки в производительности, новые технологии или изменение миссии организации.
Один из подходов - описать текущую ситуацию в организации и будущую ситуацию, которую этот план намеревается создать
Шаг 2. Определите тип и объем изменений
Кратко опишите ожидаемый характер проекта управления изменениями. Определите, повлияет ли это на рабочие роли, изменения процесса, изменения политики и / или структурную организацию. Перечислите отделы, рабочие группы, системы или другие компоненты, которые могут измениться.
Шаг 3. Опишите поддержку заинтересованных сторон
Перечислите всех заинтересованных лиц, затронутых планом, например, высшее руководство, менеджера проекта, спонсора проекта, конечных пользователей и / или сотрудников, затронутых изменением. Для каждого напишите, поддерживает ли заинтересованное лицо изменение.
- Рассмотрим диаграмму, чтобы ясно и лаконично передать это. В одном из возможных шаблонов перечислены осведомленность, степень поддержки и влияние для каждой заинтересованной стороны, оцененные по шкале «Высокая / Средняя / Низкая».
- Если возможно, проведите индивидуальные собеседования, чтобы оценить поддержку.
Шаг 4. Создайте команду управления изменениями
Эта команда отвечает за общение со всеми заинтересованными сторонами, выслушивание опасений и обеспечение максимально плавного проведения изменений. Выбирайте людей с высоким авторитетом в организации и хорошими коммуникативными навыками.
Это должно включать в себя спонсора смены на уровне высшего руководства. Подчеркните, что это подразумевает активную работу по продвижению изменений, а не только одобрение плана
Шаг 5. Разработайте подход к управлению организацией
Полная поддержка со стороны крупных организаций имеет решающее значение для успеха изменения. Позвольте каждому старшему сотруднику высказать свое мнение об изменении и работайте с каждым, чтобы играть активную роль в демонстрации и поддержке изменений.
Шаг 6. Составьте план для каждой заинтересованной стороны
Для каждой заинтересованной стороны, включая тех, кто поддерживает изменение, оцените связанные с этим риски и проблемы. Поручите группе управления изменениями решить эти проблемы.
Шаг 7. Создайте план коммуникации
Коммуникация - самый важный компонент управления изменениями. Часто общайтесь с каждым пострадавшим. Подчеркните причины изменений и преимущества, которые они принесут.
- Заинтересованные стороны должны получать личное двустороннее общение. Личные встречи необходимы.
- Связь должна исходить от высокоуровневого спонсора изменений, от непосредственного руководителя каждого сотрудника и любых дополнительных представителей, которым доверяет заинтересованная сторона. Все коммуникации должны иметь последовательное сообщение.
Шаг 8. Отслеживание сопротивления
Всегда есть сопротивление переменам. Это происходит на индивидуальном уровне, поэтому лично свяжитесь с заинтересованными сторонами, чтобы выяснить причину. Отслеживайте жалобы, чтобы команда по управлению изменениями могла их рассмотреть. Эти проблемы обычно включают:
- Нет мотивации к изменениям или безотлагательности
- Отсутствие понимания общей картины или необходимости изменений
- Отсутствие участия в процессе
- Неуверенность в надежности работы, будущей должности или будущих требованиях и навыках.
- Неспособность руководства оправдать ожидания относительно внедрения изменений или коммуникации
Шаг 9. Устраните препятствия
Многие недовольства следует удовлетворять за счет расширения общения или изменения коммуникационной стратегии, направленной на решение конкретных проблем. Другие требуют дополнительных подходов, которые могут быть включены в ваш план или оставлены на усмотрение группы управления изменениями для реализации по мере необходимости. Подумайте, что из этого подходит вашей организации:
- При любом изменении должностных ролей или процесса сделайте обучение сотрудников главным приоритетом.
- Если вы ожидаете снижения морального духа или стрессового перехода, смягчите это с помощью корпоративного мероприятия или льгот для сотрудников.
- Если заинтересованные стороны не заинтересованы в изменениях, предоставьте стимулы.
- Если заинтересованные стороны чувствуют себя не в курсе, проведите собрание, чтобы собрать отзывы и рассмотреть изменения в плане.
Метод 2 из 2: отслеживание изменений в любом проекте
Шаг 1. Определите роли управления изменениями
Перечислите роли, которые будут назначены для этого проекта. Опишите обязанности и необходимые навыки для каждой роли. Как минимум, включите менеджера проекта для внесения изменений на повседневном уровне и спонсора проекта для отслеживания общего прогресса и принятия решений по управлению изменениями на высоком уровне.
Для широких проектов в большой организации вам может потребоваться разделить роль управления проектом между несколькими людьми со специальными знаниями
Шаг 2. Рассмотрим плату управления изменениями
Программные проекты обычно включают Совет по контролю за изменениями, состоящий из представителей каждой группы заинтересованных сторон. Этот совет утверждает запросы на изменение вместо менеджера проекта и доводит решения до сведения заинтересованных сторон. Этот подход хорошо работает для проектов с большим количеством заинтересованных сторон и проектов, которые могут нуждаться в частой переоценке объема и базовых целей.
Шаг 3. Создайте процесс принятия запросов на изменение
Когда кто-то из команды проекта определит шаг вперед, как он перейдет от идеи к реальности? Опишите здесь этот процесс по согласованию с командой. Вот пример:
- Член команды заполняет форму запроса на изменение и отправляет ее менеджеру проекта.
- Менеджер проекта вводит форму в журнал запросов на изменение и обновляет этот журнал по мере реализации или отклонения запросов.
- Менеджер поручает членам команды написать более конкретный план и оценить требуемые усилия.
- Менеджер проекта отправляет план спонсору проекта для утверждения или отклонения.
- Изменение реализовано. Заинтересованные стороны часто информируются о прогрессе.
Шаг 4. Создайте форму запроса на изменение
Следующие данные должны быть включены в каждый запрос на изменение и внесены в журнал изменений:
- Дата запроса на изменение
- Номер заявки на изменение, присвоенный руководителем проекта
- Название и описание
- Имя отправителя, адрес электронной почты и номер телефона
- Приоритет (высокий, средний или низкий). Планы управления срочными изменениями могут потребовать определенных сроков.
- Номер продукта и версии (для программных проектов)
Шаг 5. Добавьте дополнительную информацию в журнал изменений
Журнал изменений также должен отслеживать решения и реализацию. Помимо информации, скопированной из формы запроса на изменение, вам понадобится место для следующего:
- Знак одобрения или отклонения
- Подпись лица, одобряющего или отклоняющего запрос
- Срок реализации изменений
- Изменить дату завершения
Шаг 6. Отслеживайте важные решения
В дополнение к ежедневному журналу изменений, проект может извлечь выгоду из записи основных решений. Эта запись может облегчить отслеживание долгосрочных проектов или проектов, которые претерпевают смену руководства. Эта запись также может помочь в общении с клиентами или высшим руководством. Для каждого изменения сроков, содержания проекта или требований, уровней приоритета или стратегии, включая следующую информацию:
- Кто принял решение
- Когда было принято решение
- Краткое изложение причин решения и процесса, использованного для его принятия. Приложите все документы, относящиеся к этому процессу.