Возможно, вам нужно написать отчет о мероприятии или эссе, чтобы определить, было ли мероприятие успешным, сравнив его результаты с его целями. Это важный способ, с помощью которого люди или компании, проводившие мероприятия, могут определить, следует ли им вносить изменения. Есть способы сделать отчет о событии более успешным. Это имеет значение, если вы думаете о проведении другого мероприятия!
Шаги
Справка по отчету о событии
Образцы примечаний к отчету о событиях
Образец отчета о событии
Часть 1 из 3: Организация отчета о мероприятии
Шаг 1. Определите стиль и формат презентации для каждой аудитории
Отчеты о событиях могут быть связаны, сшиты, отправлены по электронной почте в формате PDF, в презентациях PowerPoint и т. Д.
- Убедитесь, что отчет о мероприятии разбит на четкие разделы. Вы хотите определить, насколько результаты мероприятия соотносятся с его целями. Подведем итоги мероприятия.
- Адаптируйте отчет о мероприятии к потребностям и интересам каждого спонсора и аудитории. Учитывайте цели спонсоров. В какой-то степени спонсоры являются ключевой аудиторией для репортажа о мероприятии. Они хотят знать, стоило ли спонсировать мероприятие. Так что подумайте, что они захотят узнать и каковы их горячие кнопки.
- Адаптируйте отчет о мероприятии, чтобы он также отвечал конкретным потребностям уникальности мероприятия и спонсоров. Не составляйте отчет в цвете по цифрам. Другая аудитория для отчета о мероприятии включает руководителей высшего звена и финансовых менеджеров.
Шаг 2. Создайте процесс для отслеживания информации, которая вам понадобится на протяжении всего мероприятия
Вы не хотите полагаться на свою память.
- Отслеживание ключевой информации до, во время и после мероприятия позволит составить более конкретный и, в конечном итоге, более эффективный отчет. Это также позволит вам скомпилировать все это быстрее.
- Считайте сбор данных непрерывным, при необходимости с привлечением нескольких человек (включая возможных стажеров) для сбора данных. Суть в том, что не стоит ждать создания отчета до конца мероприятия.
Шаг 3. Сведите к ключевым моментам
Одна из проблем с некоторыми отчетами о мероприятиях заключается в том, что они лишь отрыгивают повестку дня или сосредотачиваются на приятных, бодрящих высказываниях. Не делай этого. Вместо этого выделяйте ключевые моменты ясным аналитическим взглядом.
- Выберите некоторые из основных событий мероприятия, чтобы обсудить их подробно. Подумайте, какие три вещи сработали лучше всего, а какие были наиболее неожиданными.
- Избегайте упаковки статьи с обыденными деталями, такими как меню обеда или подробное изложение всей презентации основного докладчика. Вы хотите убрать то, что имело значение.
Часть 2 из 3. Правильное содержание отчета
Шаг 1. Напишите резюме
Отчет о мероприятии должен включать краткое изложение, которое является краткой версией более подробного полного отчета. Думайте о резюме как о введении.
- Вы можете создать два отчета - резюме, предназначенное для людей, которые заинтересованы в результатах мероприятия, и более подробный, более полный отчет для людей, которые действительно участвовали в организации или спонсировании мероприятия.
- В резюме вы хотите свести к минимуму и сосредоточиться на ключевых объектах и результатах. Резюме должно быть кратким - всего одна или две страницы. Он должен суммировать ключевые элементы, представленные мероприятием, и включать краткую интерпретацию данных.
Шаг 2. Включите визуальные эффекты в отчет о мероприятии
Часто более эффективно предложить диаграмму, иллюстрирующую статистические тенденции, вместо того, чтобы просто представлять читателям набор цифр.
- Если на мероприятии был представлен новый продукт, вы можете представить его фотографию. Фотографии самого события могут помочь проиллюстрировать отчет о событии. Постарайтесь разместить на сайте фотографии выступлений спонсоров, чтобы опубликовать их в отчете. Опять же, это задача, которая не может ждать до окончания мероприятия.
- Можно включить образцы, репродукции и другие примеры на месте. Сообщите количество людей, получивших спонсорские купоны и т. Д. Задокументируйте, как на месте, так и за его пределами, вызванное мероприятием, в средствах массовой информации, для аудитории, для спонсоров.
Шаг 3. Задокументируйте всю рекламу и освещение в СМИ
Вы хотите оценить СМИ, которые были созданы, по сравнению с изложенными целями.
- Сосредоточьтесь на печатной рекламе и статьях, в которых фигурируют имена и рекламные объявления спонсоров, а также на сборе данных о тиражах и расценках на рекламу.
- Документируйте телевизионную рекламу, объявления государственных служб, рейтинги и прейскуранты, а также освещение новостей.
- Не забудьте задокументировать радио, прейскуранты, ценность рекламы и рекламных акций, проверенные отчеты и т. Д.
Шаг 4. Включите заявление о целях мероприятия
Очень важно связать цели мероприятия с его результатами, поэтому обязательно включите напоминание о том, какова была первоначальная миссия мероприятия и какие цели были поставлены.
- Вы можете включить список своей программы мероприятия. Вам также следует обсудить, кто в какой-то момент был ключевыми участниками мероприятия. Тем не менее, пусть эти разделы будут краткими.
- Удостоверьтесь, что потратите больше времени на перечисление и обсуждение конкретных ключевых результатов мероприятия и сопоставление их с перечисленными результатами. Будьте реалистичны и не пытайтесь приукрашивать то, что не сработало.
Шаг 5. Включите финансовую информацию в отчет о мероприятии
Важно подробно обсудить бюджет мероприятия и то, что было фактически потрачено (или потенциально внесено). Обязательно включите сравнение бюджетных расходов с фактическими, а также выделите то, что хорошо сработало, и области, нуждающиеся в улучшении.
- Вы должны подробно описать все расходы, включая маркетинговые и рекламные мероприятия, расходы на персонал и спонсорские расходы. Хорошая идея - включить подробный бюджет. Финансовые менеджеры и руководители высшего звена захотят увидеть доказательства, подтверждающие выводы.
- Включите отчет о доходах, таких как сборы, спонсорство и выставки. Но убедитесь, что вы сравниваете доходы с прогнозами доходов. По сравнению с чем? Хороший вопрос.
Шаг 6. Включите статистику, которая будет актуальна для читателей
Вам не нужен отчет, содержащий только полезную информацию. Количество людей, которые присутствовали, - это одна из статистических данных, которую вы должны включить. Хорошая идея - предоставлять данные, в которых есть измеримый аспект.
- Другая уместная статистика и данные могут включать количество потенциальных клиентов и количество посетителей конкретного стенда. Предоставление данных повышает надежность отчета о событии. Предоставьте информацию об участниках / посетителях. Включите демографические данные, данные о посещаемости и результаты исследования аудитории (например, покупательские привычки).
- Сообщайте о количестве людей, откликнувшихся на спонсорские кампании, а также пожертвования в благотворительные организации. Задокументируйте экономический эффект и участие сотрудников.
Шаг 7. Имейте качественный элемент, который контекстуализирует данные
Ваш отчет должен включать некоторую статистику, но вам также нужны человеческие цитаты, чтобы обеспечить контекстную обратную связь.
- Соберите цитаты и отзывы участников и членов команды мероприятия, чтобы оценка успехов и неудач мероприятия исходила не только от автора отчета о мероприятии. Это будет рассматриваться как более правдоподобное.
- Также рассмотрите возможность включения сторонних исследований. Размещение ценности в СМИ - один из примеров того, что может исследовать третья сторона.
- Оцените пространство и настройки. Вам следует потратить некоторое время на оценку эффективности местоположения и настроек с точки зрения других. Обсудите, как пространство было использовано на конференции, мероприятии и т. Д.
Часть 3 из 3: Завершение отчета о мероприятии
Шаг 1. Будьте своевременны с отчетом
Постарайтесь как можно быстрее написать и опубликовать отчет после мероприятия. Убедитесь, что вы запланировали это в своем календаре, чтобы убедиться, что это произойдет. Некоторые люди предлагают выпустить отчет о событии в течение 30 дней, но другие говорят, что вы должны сделать это в течение нескольких дней.
- Каким бы ни был крайний срок, убедитесь, что вы его соблюдаете. Возможно, вы пишете отчет о мероприятии для агентства, которое было заказано конкретным клиентом. Обращайте внимание на все запросы.
- Суть в том, что ваша аудитория будет ожидать как обстоятельного, так и своевременного отчета. Так что найдите время, чтобы быть внимательным и сделать все правильно, но не ждите так долго, что это кажется устаревшим.
Шаг 2. Вычитайте отчет о мероприятии
Убедитесь, что ваш отчет о мероприятии содержит правильную грамматику и избегает орфографических, пунктуационных и других ошибок проверки.
- Убедитесь, что ваши ответы содержат глубину. Хорошее эмпирическое правило - техника письма «показывай, не говори». Это означает, что было бы неплохо привести некоторые конкретные примеры, подтверждающие более общие моменты, изложенные в отчете.
- Не забывайте свою аудиторию и убедитесь, что ваше письмо звучит формально и профессионально. Отчет о событии - это не случайный документ; это важный документ, чтобы определить, стоило ли мероприятие того, поэтому он должен быть авторитетным.
подсказки
- Сделайте больше снимков, чем вам нужно. Позже вы оцените варианты.
- Получая цитату от руководителей и специалистов по планированию, не обращайтесь к ним в первую очередь. Именно они останутся с вами после того, как все закончится, поэтому не забудьте сначала спросить людей из толпы; они будут первыми, кто исчезнет впоследствии. Кроме того, не надоедать оратору или лидеру, если он / она занят чем-то другим; они ответят на вопросы позже.
- Получая цитаты, ведите диалог и продолжайте задавать вопросы естественным образом, пока вы не заставите человека говорить о том, что он думает.
- Получите больше цитат, чем вы думаете, что вам нужно. Позже вы будете довольны вариантами.
- Хорошие фотографии могут показать действие события или реакцию людей на событие.
- Постарайтесь сфотографировать все это целиком, включая толпу и говорящего на одной картинке, чтобы передать читателю, насколько она велика.