Отчеты о ходе выполнения - важная часть управления проектами, будь то диссертация или рабочий проект. Вам нужно будет использовать их, чтобы держать своих руководителей, коллег или клиентов в курсе о проекте, над которым вы работаете. Вы будете сосредоточены на том, чего достигли, и на том, что еще нужно сделать.
Шаги
Часть 1 из 3: Начало процесса
Шаг 1. Выясните, какова ваша цель для предложения
Есть множество разных причин, по которым кто-то просит вас написать отчет о проделанной работе. Очевидно, что для любого из них это показать, какого прогресса вы достигли в конкретном проекте. Однако есть несколько разных типов предложений, которые вам необходимо рассмотреть.
- Отчет о ходе выполнения исследовательской программы или проекта будет немного отличаться от отчета о действующем проекте. В этом случае вам, скорее всего, потребуется цитировать информацию и с меньшей вероятностью придется учитывать такие вещи, как стоимость (хотя и не всегда).
- Отчет о работе для клиента будет читаться несколько иначе, чем для начальника на работе. Вам нужно будет подумать, почему вы пишете для них этот отчет.
Шаг 2. Учитывайте свою аудиторию
Когда вы определитесь с целью написания отчета о проделанной работе, вам необходимо подумать о том, что вашей аудитории необходимо знать в отчете. Хотя во всех отчетах о ходе работы есть общие сведения, которые они обычно включают, вам необходимо учитывать особенности:
- Как ваши читатели связаны с проектом? Как на них повлияет результат проекта? (Связь и то, как на нее повлияет, будет отличаться, например, для вашего начальника от клиента.)
- Подумайте, какое решение придется принять вашим читателям после прочтения отчета о проделанной работе (например, какую поддержку, деньги, время они вкладывают).
- Обдумайте информацию, которая понадобится вашему читателю, чтобы эффективно контролировать проект и участвовать в нем. Какие технические аспекты проекта им необходимо знать. Довольны ли они техническим жаргоном?
Шаг 3. Решите, как лучше всего общаться со своей аудиторией
Отчет о проделанной работе - это не только письменный документ, который вы отправляете своему руководителю или профессору. Он может принимать различные формы в зависимости от того, что необходимо.
- Отчет о ходе работы может быть кратким устным отчетом на еженедельных или ежемесячных собраниях персонала.
- Это могут быть периодические электронные письма коллегам.
- Это могут быть официальные или неофициальные памятки для руководителей.
- Это также могут быть официальные отчеты для клиентов или государственных органов.
Шаг 4. Проконсультируйтесь со своим руководителем
Если вы раньше не писали отчет о проделанной работе этого конкретного типа (в таком случае, почему вы здесь?), Вы захотите получить как можно больше рекомендаций от своего начальства. Ваша компания может использовать определенный формат, и в этом случае вы должны быть уверены, что соблюдаете соответствующие правила.
Шаг 5. Учитывайте свой тон
Не все отчеты о проделанной работе должны быть формальными. Фактически, внутренние отчеты для коллег или руководителей часто имеют более неформальный тон. Вот почему так важно проконсультироваться со своим руководителем, что они, вероятно, ищут.
- Когда дело доходит до информации для клиента, государственного учреждения или комиссии по рассмотрению диссертаций, вы ошибаетесь в сторону формальности.
- Независимо от формальности или неформальности вашего тона, вы хотите, чтобы он был ясным, целенаправленным и честным.
Счет
0 / 0
Часть 1 Викторина
Что вы должны принять во внимание о своем читателе, прежде чем приступить к написанию отчета?
Как на них повлияет результат проекта?
Закрывать! Если вы знаете, как этот проект повлияет на вашу аудиторию, вам будет легче определить, какую информацию включать и в каком контексте. Например, если на кону много денег, вы можете облегчить им свои планы или текущие модели роста. Тем не менее, это не единственное, о чем следует думать. Есть лучший вариант!
Какой выбор будет предложено сделать вашим читателям после прочтения отчета?
Почти! Определенно важно решить проблемы, которые могут возникнуть у вашей аудитории, и облегчить их. Если вы ищете финансирование, поддержку, ресурсы или разрешение, обсудите, как ваша траектория повлияет на эти проблемы, и постарайтесь подготовить ответы на вопросы до того, как они появятся. Однако есть и другие способы подготовиться. Есть лучший вариант!
Насколько хорошо ваша аудитория знает о проекте или предмете?
Попробуйте снова! Это важный вопрос, о котором следует помнить, особенно если вы подчиняетесь непосредственному начальнику. Вы хотите убедиться, что они знакомы со всеми используемыми вами техническими терминами и понимают рамки проекта. Но это еще не все, что вам следует знать, прежде чем приступить к написанию отчета. Угадай еще раз!
Все вышеперечисленное.
Верный! Прежде чем вы сядете писать отчет о проделанной работе, вам нужно будет ответить на несколько очень важных вопросов. Чем больше вы знаете о своей аудитории и их позиции по элементам вашего проекта, тем легче вам будет выступать, отвечать на вопросы и, надеюсь, двигаться вперед. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 2 из 3: Написание отчета
Шаг 1. Решите, как вы хотите представить свой материал
К тому времени, когда вы начнете писать свой отчет, вы уже выясните, какой тон должен быть и смысл отчета. Теперь вам нужно решить, как лучше всего представить эту информацию.
- Вы можете сделать маркированный список. Это очень ясный способ изложения материала, его легко пролистать и при этом получить необходимую информацию. Однако это может быть несколько менее формальный способ составления отчета о проделанной работе, поэтому, возможно, будет лучше использовать его для записок для руководителей и электронных писем коллегам.
- Вы также можете рассмотреть возможность добавления в графики или таблицы. Это может быть особенно полезно, если вы пишете отчет о ходе реализации проекта, в котором пытаетесь получить финансирование, или показываете, почему вы заслуживаете выделенное вам финансирование.
Шаг 2. Рассмотрите возможность использования подразделов
Чтобы написать успешный отчет о проделанной работе, вы хотите, чтобы он был как можно более ясным. Разделение отчета на подразделы - отличный способ сгруппировать все соответствующие материалы вместе.
Добавление подзаголовков к вашему может сделать это еще яснее, потому что это позволяет вашим читателям или аудитории знать, чего ожидать в каждом подразделе. Если есть материал, который их особенно интересует, они смогут сразу перейти к этой части
Шаг 3. Напишите заголовок
Обычно это происходит в верхней части бумаги, если вы используете формат страницы. Опять же, это будет зависеть от того, что предпочитает ваша компания или университет, поэтому обязательно свяжитесь с ними.
Заголовок должен включать дату отправки отчета, имя и должность получателя, имя и должность автора, а также тему отчета
Шаг 4. Напишите вводный раздел
Вводный раздел идет под заголовком. Часто его можно выделить из остального материала курсивом. Он дает краткий обзор проекта и резюмирует его статус. Вы будете определять, какой прогресс был достигнут и были ли достигнуты определенные цели.
Не забудьте указать: цель отчета, представить проект, напомнить, что это обновленная информация о ходе реализации проекта
Шаг 5. Делаем тело предложения
Основная часть предложения, независимо от того, разбита ли оно на разделы и подразделы, в основном представляет собой более подробную версию введения. Обдумайте информацию, которую вы добавили во вступление, и обязательно расширьте эту информацию.
- Укажите задачи, которые были выполнены с момента последнего отчета, и какие задачи выполняются.
- Обсудите проблемы, с которыми вы столкнулись, проблемы, которые необходимо решить, и возможные решения этих проблем и проблем.
- Сообщите об изменениях, которые произошли, и о том, почему они должны были быть внесены.
- Вы также можете указать такие вещи, как кадровые изменения, трудности с получением материалов, перерасход средств, с которыми вы могли столкнуться, любые задержки или проблемы с технологиями или безопасностью.
Шаг 6. Обсудите, что будет дальше с вашим проектом
Хотя это все еще в основном часть отчета, вы хотите убедиться, что ваша аудитория понимает, к чему вы идете с проектом. Убедитесь, что вы указали, какие проблемы могут повлиять на крайний срок завершения, бюджет или структуру управления.
- Вы действительно хотите точно сказать, изменился ли крайний срок проекта или нет.
- Избегайте приукрашивания любых проблем для своей аудитории, но не тревожьте их излишне и не обещайте того, чего вы не сможете выполнить.
Шаг 7. Добавьте общее количество отработанных часов
Вам нужно будет показать, сколько работы вы и ваша команда (если она у вас есть) вложили в проект. Это покажет вашей аудитории (будь то ваш руководитель, ваши клиенты или правительственное учреждение, которое может дать вам деньги), что вы много работали. Счет
0 / 0
Часть 2 Викторина
В какой раздел вашего отчета о ходе работы следует включить проблемы, с которыми вы столкнулись?
Во введении, чтобы не мешать.
Неа! Введение - это краткий обзор проекта и достигнутого вами прогресса. Несмотря на то, что вы, безусловно, должны включать в себя возникшие проблемы, помните, что все сначала прочтут этот раздел, поэтому полезно сосредоточиться на положительных моментах, а отрицательные - отложить на потом. Нажмите на другой ответ, чтобы найти правильный…
На этапе «Что дальше» отчета о проделанной работе.
Не совсем! Если этап «Что дальше» включает решение текущих проблем, вы можете включить эти шаги. Тем не менее, есть и другие места, где можно объяснить свои неудачи, чтобы ваша аудитория знала всю историю, но не осталась в плохой ноте. Попробуйте другой ответ…
В теле отчета о проделанной работе.
Верно! Вы должны подробно изучить успехи и неудачи вашего проекта в основной части вашего отчета. Это позволит вам объяснить, почему вы столкнулись с этими проблемами, а также какие ресурсы вам понадобятся для продвижения вперед. Всегда хорошо быть честным, но постарайтесь оставаться максимально позитивным, преодолевая неудачи. Читайте еще один вопрос викторины.
Вы не должны включать свои неудачи или проблемы в отчет о проделанной работе.
Попробуйте снова! Это может быть некрасиво, но отчет о ходе работы - это все о статусе и «прогрессе», достигнутом в проекте. Если вы только обсуждаете успехи проекта и не объясняете, какие материалы или помощь вам нужны для продвижения или даже завершения проекта, ваш отчет о ходе работы оставит у вашей аудитории ложное представление о статусе проекта. Не нужно быть паникером, но нужно быть честным. Есть лучший вариант!
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 3 из 3: Как избежать общих трудностей
Шаг 1. Убедитесь, что вы придерживаетесь темы
Пока вы придерживаетесь базовой информации, изложенной выше, все будет в порядке. Вы действительно хотите избежать заблуждения в других областях, лишь частично связанных с проектом, какими бы интересными они ни были.
Например: если ваш проект направлен на возрождение местной некоммерческой художественной организации, может возникнуть соблазн перейти к обсуждению плачевного состояния финансирования искусства, но это не поможет подробно рассказать о том, как продвигается ваш проект
Шаг 2. Будьте проще
Смысл отчета о проделанной работе состоит в том, чтобы рассказать о вашем прогрессе, не перегружая аудиторию словами и идеями. Все, на чем вам нужно сосредоточиться, это как продвигается конкретный проект, над чем еще нужно работать и какие изменения необходимо внести.
В зависимости от того, для кого вы пишете отчет, количество страниц может быть сокращено до определенного. Хорошее эмпирическое правило - делать его как можно короче и при этом следить за тем, чтобы вы вписывались в соответствующую информацию
Шаг 3. Старайтесь не говорить слишком расплывчато
Убедитесь, что вы указали конкретную информацию о том, где вы находитесь в своем проекте. Например: вы не хотели бы говорить что-то вроде «Мы добиваемся значительных успехов в получении нашего финансирования искусства», а вместо этого говорите «с двумя грантами по 5 000 долларов от этих различных фондов, нам всего на 2 000 долларов не хватает наших 12 долларов., 000 гол."
Шаг 4. Избавьтесь от выразительных формулировок
Опять же, вы хотите, чтобы ваш отчет был четким и кратким. Вы не хотите ошеломлять аудиторию формулировками, которые ничего не добавляют к отчету. Например, такие фразы, как «полная катастрофа» или «головокружительный успех», слишком эмоциональны и слишком расплывчаты, чтобы быть полезными для клиентов или руководителей.
Шаг 5. Укажите свои источники
Любая используемая вами информация, полученная из внешнего источника, любые графики или данные, должна быть правильно процитирована. Вы можете добавить страницу с дополнительными цитируемыми источниками в свой отчет о проделанной работе. Счет
0 / 0
Часть 3 Викторина
Верно или неверно: эмоциональные слова - эффективный способ писать отчеты о проделанной работе, потому что они показывают страсть и волнение.
Правда
Не совсем! Да, эмоциональные слова, безусловно, могут быть эффективным инструментом, но их лучше использовать, когда вы ищете гранты или юридическую поддержку от города. Ваш отчет о проделанной работе представляет собой обновленную информацию о статусе элементов проекта и должен рассматриваться как таковой. Сузьте круг вопросов, чтобы они были простыми и понятными, и сохраните свою страсть для следующего предложения по проекту. Попробуйте другой ответ…
Ложь
Верно! Есть время и место для эмоциональных, страстных презентаций проекта, но простой отчет о проделанной работе - не то. Вместо этого сосредоточьтесь на своем проекте так, чтобы вы могли легко и просто донести самую важную информацию. У вас будут другие возможности бороться за свои увлеченные проекты. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Постарайтесь оценить стиль своего руководителя. У нее могут быть предпочтения в отношении типов отчетов, которые ей нравятся. Некоторые могут захотеть увидеть больше списков или маркированной информации; другим хотелось бы знать как можно меньше. Третьи могут предпочесть как можно больше информации, независимо от того, сколько страниц это займет.
- В кратком описании прогресса будьте конкретны, но старайтесь не быть излишне многословным.