В информационном документе излагается конкретная проблема и ее предыстория, обычно для правительственного чиновника или другого лица, определяющего политику. Этим лицам, принимающим решения, приходится каждый день делать трудный выбор по множеству разных тем, и у них нет времени на углубленное изучение каждой из них. Информационный документ помогает привлечь внимание кого-то к одной проблеме и содержит ключевые детали, которые ему или ей необходимо знать. Затем он предлагает решения и рекомендует улучшения. Умение писать информационный документ - полезный навык для студентов, профессионалов бизнеса, политиков и общественных активистов. Убедительный информационный документ краток, хорошо организован и охватывает наиболее важные и актуальные факты и решения.
Шаги
Часть 1 из 4: Составление карты и настройка бумаги
Шаг 1. Определите объем статьи
Объем включает в себя как глубину, так и широту статьи. Насколько подробно вы будете вдаваться в подробности? Сколько разных тем вы затронете? Это будет зависеть от того, сколько информации вы сможете найти, а также от того, сколько информации вам нужно будет включить, чтобы поддержать свои претензии.
Определение объема информационного документа важно, потому что он позволит читателю точно знать, какая информация охвачена, а какая нет
Шаг 2. Знайте свою аудиторию
Прежде чем вы начнете писать свой информационный документ, важно подумать, кто будет его читать. Это будет определять ваш выбор на протяжении всего документа. Перед тем как начать, подумайте над следующими вопросами, и, если вы не знаете ответов, постарайтесь выяснить:
- Кто будет читать эту статью? Государственные чиновники? Руководители бизнеса? Журналисты? Какая-то их комбинация?
- Что аудитория уже знает об этой проблеме? Они вообще что-нибудь знают? Что нужно знать публике?
- Какой авторитет у аудитории в этом вопросе? Какие изменения он / она / они способны внести?
Шаг 3. Распланируйте ключевые моменты
Прежде чем вы начнете писать свой информационный документ, вы должны мысленно или в общих чертах наметить ключевые моменты, которые вы хотите высказать.
Поскольку информационный документ обычно занимает всего пару страниц, его необходимо сократить. Политики очень заняты, и ваша проблема не единственная. Нет места для ненужной информации или длинных объяснений. Заранее определитесь с ключевыми моментами, чтобы составить краткий информационный документ
Шаг 4. Рассмотрите возможность использования шаблона
Хотя форматирование информационного документа не является слишком сложным, вы можете сэкономить время, загрузив один из множества бесплатных онлайн-шаблонов для создания информационных документов в MS Word.
Шаблон может помочь вам организовать свои мысли и быстрее подготовить информационный документ
Шаг 5. Создайте имя, дату и строку темы
Если вы не используете шаблон, вам нужно будет начать настраивать свой документ с создания имени, даты и строки темы.
- Имя соответствует лицу, которому адресован информационный документ.
- Дата соответствует дате подачи статьи.
- В строке темы следует в нескольких словах описать основную тему информационного документа, например «Распространенность издевательств в школьном округе Северного округа». Это позволяет читателю узнать, даже не просматривая документ, о проблеме, которая будет решена.
Шаг 6. Рассмотрим сводный раздел
Некоторые информационные документы включают в себя сводный раздел в начале документа, в котором весь документ резюмируется в нескольких пунктах. Решите, хотите ли вы это сделать, и если да, то выделите место для этого раздела.
- Для очень занятого читателя краткое изложение предлагает ключевые моменты заранее, что позволяет бегло просмотреть остальную часть документа.
- Хорошо составленный информационный документ часто бывает достаточно кратким, поэтому в этом разделе нет необходимости. Однако для вопросов, требующих немедленных действий, это может быть способом подчеркнуть срочность документа, четко указав крайний срок в резюме.
- В резюме должно быть не более трех-четырех пунктов.
Часть 2 из 4: Описание проблемы
Шаг 1. Сделайте вступление, которое резюмирует проблему
В следующей части документа необходимо подробно описать проблему или проблему. Начните с краткого вступления, обычно обозначаемого «проблема» или «цель», в котором в одном или двух предложениях описывается основная проблема, на которой сосредоточен документ, и / или почему вы отправляете этот документ.
Например, вы можете написать что-то вроде: «Насильственные инциденты, связанные с издевательствами, участились в школах школьного округа Северного округа. Текущая дисциплинарная политика может быть недостаточной для решения этой проблемы»
Шаг 2. Обозначьте основные факты / предысторию
В следующем разделе, озаглавленном «соображения» или «предыстория», должна быть представлена некоторая подробная информация о состоянии проблемы или проблемы с акцентом на недавнее развитие и / или текущее состояние ситуации.
- Этот раздел должен включать информацию, необходимую читателю для принятия решения по этому вопросу. Информация, которая не является необходимой для этой цели, какой бы интересной она ни была, должна быть исключена.
- Если вы еще этого не сделали, проведите небольшое исследование, прежде чем писать этот раздел. Вы хотите, чтобы информация в разделе была максимально точной, конкретной и актуальной.
- При необходимости переводите информацию для своей аудитории, чтобы сделать этот раздел понятным и простым. Избегайте жаргона, технических терминов или информации, которая не имеет большого значения для аудитории.
- Используйте статистику и данные по мере необходимости, но объясняйте вещи так, чтобы ваша аудитория могла быстро и легко понять.
Шаг 3. Не высказывайте свое мнение
Ваше мнение об этой ситуации и / или о том, что с ней нужно делать, не должно появляться в этом разделе. Держите это строго на основе фактов.
Однако вы можете обсудить плюсы и минусы различных предлагаемых или текущих действий, выделяя сильные и слабые стороны каждого из них
Часть 3 из 4: Выводы и рекомендации по предложению
Шаг 1. Сделайте его актуальным
Ваш информационный документ должен заканчиваться разделами, помеченными как «заключение» и / или «рекомендации» или «следующие шаги». Это заключение должно прояснить, почему ваш читатель должен считать эту проблему важной.
- Постарайтесь связать проблему напрямую с личными интересами читателя, чтобы ваша статья была более убедительной.
- Например, вы можете сказать что-то вроде: «Инциденты, связанные с издевательствами, побуждают родителей рассматривать варианты частной школы. Они связаны с более низкими результатами тестов и количеством выпускников, из-за чего наши школы кажутся менее эффективными в глазах сообщества. Они снижают эффективность нашего округа. возможности дополнить финансирование за счет федеральных и частных грантов ».
Шаг 2. Предложите решение
Во многих информационных материалах будет предложено решение описанной проблемы, связанное с изменением политики, направленным на улучшение ситуации.
- Некоторые информационные документы описывают предлагаемые решения в разделе, озаглавленном «Рекомендации», но некоторые авторы предпочитают «следующие шаги», полагая, что это более мягкое ощущение, менее самонадеянное или агрессивное. Помните, что окончательное решение по этому вопросу будет принимать читатель, а не вы.
- Этот раздел не должен быть «сбалансированным», как это было в разделе «Предпосылки / соображения». Здесь вы можете выразить свое мнение о том, что следует делать.
- Однако следует отметить, что вам не обязательно одобрять конкретное решение. Вы также можете просто изложить некоторые варианты с их плюсами и минусами и просто призвать читателя рассмотреть эти варианты и предпринять какие-либо действия для решения проблемы. Вы не обязательно указывать, какое действие будет наиболее подходящим.
Шаг 3. Используйте факты для подтверждения своих аргументов
Ваши предложения в этом последнем разделе должны логически вытекать из информации, представленной в предыдущих разделах. Используйте изложенные вами факты, чтобы показать, почему предлагаемое вами решение является хорошим.
Убедитесь, что любое предлагаемое вами решение ясно и напрямую связано с проблемой, как вы ее обозначили. Например, представьте, что вы указали на отсутствие программ предотвращения издевательств в предыдущем разделе. Здесь будет иметь смысл предложить такую программу и, возможно, указать на их эффективность в других школах. Если программы профилактики еще не появились, такое решение может казаться, как будто оно появилось из ниоткуда
Часть 4 из 4: Редактирование бумаги
Шаг 1. Вырубить
Информационный документ должен быть не более двух страниц. Если после того, как вы закончите, бумага окажется длиннее, чем это, ваш первый проход для редактирования должен искать места, где можно ее обрезать.
- Найдите информацию, не относящуюся к теме или менее важную, и удалите ее, особенно если она не имеет отношения к предлагаемому вами решению (ям).
- Точно так же убедитесь, что не пропущена важная информация, необходимая для того, чтобы ваш аргумент был ясным и убедительным. Возможно, вам придется поменять один фрагмент информации на другой.
- Когда вы редактируете, попробуйте поставить себя на место политика или бюрократа. Подумайте, сколько информации эти люди получают каждый день. Не усугубляйте проблему. Будьте частью решения, предоставив информацию, необходимую для принятия решения - ни больше ни меньше.
Шаг 2. Удалите технический язык
При редактировании следите за техническим языком или жаргоном, которые могут сделать вашу статью менее доступной. Даже если вы пытались избежать этого при написании статьи, возможно, в документ проникли некоторые сложные формулировки.
- Если вы являетесь экспертом по теме, о которой пишете, легко забыть, по крайней мере на мгновение, тот язык, который вам нужен каждый день, может быть трудным для понимания другими.
- Имейте в виду, что также не всегда сразу очевидно, почему что-то важно для людей, которые еще не знакомы с темой. Политики обычно не могут быть экспертами по каждой теме, по которой им приходится принимать решения.
Шаг 3. Убедитесь, что структура логична
Убедитесь, что ключевые факты, которые вы включили, логически вытекают из проблемы, как вы ее резюмировали. Будьте вдвойне уверены, что любые предлагаемые вами решения также учитывают эти ключевые соображения.
Шаг 4. Тщательно вычитайте
Определив длину и поток бумаги, еще раз внимательно посмотрите, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок.
Работа с орфографическими, стилевыми или грамматическими ошибками может восприниматься вашим читателем менее серьезно. Отправляя такой документ, вы можете принести больше вреда, чем пользы, поскольку это может дискредитировать вашу точку зрения
Образцы информационных материалов
Образец брифинга инопланетного вторжения
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Образец брифинга о вспышке гриппа
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Образец брифинга по дресс-коду
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Имейте в виду, что хотя ваша статья может быть адресована определенному человеку, ее также могут прочитать другие - сотрудники, коллеги и даже СМИ. Это хорошая причина, чтобы ваш текст был как можно более доступным, даже если предполагаемый читатель имеет некоторое представление об этой теме.
- Просмотрите информационные документы, написанные видными лидерами и опытными профессорами, чтобы извлечь уроки из их убедительных подходов.