Документ бизнес-процесса (BPD) действует как согласованное руководство по обмену информацией, на которое могут ссылаться все сотрудники, менеджеры, сотрудники службы поддержки клиентов, даже посторонние, чтобы увидеть, как должен выполняться бизнес-процесс. Он также может служить основой для учебных документов, чтобы подготовить новых сотрудников к этому процессу. Пишете ли вы для своей организации или готовите документ бизнес-процесса в качестве профессионального писателя, этот процесс полезен и часто имеет решающее значение для успеха.
Шаги
Часть 1 из 3: Определение процесса
Шаг 1. Соберите знающую команду
В начале и на протяжении всего процесса создания технологического документа вам нужно будет работать с командой, имеющей отношение к описываемому вами процессу. Обязательно привлекайте людей, которые осуществляют процесс, и их непосредственное начальство, а также любое руководство высшего уровня, которому необходимо одобрять изменения в процессе по мере вашего продвижения. Попробуйте использовать встречи или неформальные фокус-группы с этими людьми в самом начале при моделировании процесса. Это гарантирует, что вы не пропустите ни одного важного шага или части процесса.
Другой вариант - привлечь профильных экспертов, не входящих в бизнес-организацию, которые могут предоставить знающий и уникальный вклад
Шаг 2. Обозначьте конкретный процесс
Важно избегать написания BPD для всей организации за один раз. Речь идет о разделении более мелких процессов, чтобы их можно было объединить в более крупный документ. Сосредоточьте свое внимание с основных бизнес-процессов до отдельных действий, которыми занимается небольшая команда. Затем разделите деятельность на определенные процессы или задачи и сосредоточьтесь только на одном из них.
- Для многих заданий вы будете писать несколько отдельных документов процесса. Должен быть один для каждого из процессов в сложной операции, но повторяющиеся процессы могут иметь материал, дублированный из одного документа.
- Как правило, лучше, чтобы каждый документ касался как можно меньшего процесса. Это делает процесс и список людей, которые должны его понимать, максимально ясными.
Шаг 3. Сосредоточьтесь на объеме процесса
Ваш процесс определяется влиянием, которое он оказывает на бизнес в целом. Итак, чтобы начать, вам нужно четко определить желаемый результат процесса. Оттуда определите начальную и конечную точки процесса. Что именно происходит при запуске процесса и от чего зависит его окончание? Отсюда вы можете начать определять промежуточные шаги, их порядок и то, кто выполняет каждый из них.
- Обязательно опишите влияние, положительное и отрицательное, которое процесс оказывает на организацию.
- Типичный объем: этот процесс относится к учету полетов. Несвязанные записи, такие как подробные сведения об обслуживании авиации или проверках контроля качества, не подходят в рамках этого процесса.
Шаг 4. Назовите бизнес-процесс описательно
Название суженного бизнес-процесса должно быть достаточно ясным, чтобы точно отражать то, что делается. Однако он не должен быть многословным. Если соглашения об именах не ясны, может возникнуть путаница между одним BPD и другим, составляющим более крупный процесс.
- Бизнес-процесс с неудачным названием будет «Подача».
- Хорошо названный бизнес-процесс - это ведение учета полетов.
Шаг 5. Определитесь с общим форматом
Ваш документ процесса должен соответствовать определенному формату, чтобы тот же формат можно было воспроизвести в других документах процесса. Есть много форматов, используемых для бизнес-процессов, и все они отображают свои процессы немного по-разному. Тот, который вы будете использовать, будет зависеть от того, что имеет наибольшее значение для вашего процесса.
- Например, одна из наиболее четко определенных и часто используемых форм моделирования бизнес-процессов просто называется нотацией моделирования бизнес-процессов (BPMN).
- В этой системе используются фигурные «объекты потока» для обозначения конкретных типов задач и «соединяющие объекты» для отображения взаимосвязей между ними. Кроме того, «дорожки плавания» используются для отображения разделов в процессе, например, различных отделов, отвечающих за части процесса.
- Эта нотация используется часто и поэтому подходит для совместной работы и стандартизации в организации.
- Однако разные процессы требуют разных методов моделирования. Например, диаграммы Unified Modeling Language (UML) более эффективны для моделирования сложных логических процессов и больше подходят для моделирования программных систем, чем BPMN.
Счет
0 / 0
Часть 1 Викторина
Каков хороший пример объема, который должен охватывать документ бизнес-процесса?
Делопроизводство в городской больнице.
Не совсем! Ведение документации, особенно в больнице, может включать в себя самые разные вещи, от файлов пациентов до страховых требований и накладных расходов. Хороший документ бизнес-процесса будет гораздо более конкретным. Угадай еще раз!
Запросы на стипендию для государственного университета.
Попробуйте снова! Отдел стипендий университета, особенно более крупного, будет охватывать многие области, от государственных и федеральных стипендий до стипендий, предоставляемых самим университетом. Хороший документ бизнес-процесса будет иметь гораздо более узкую направленность. Выберите другой ответ!
Ежемесячные расходы маркетинговой фирмы.
Неа! Ежемесячные расходы компании, особенно такой, как маркетинговая фирма, будут высокими и разнообразными. Вы захотите разбить проблему финансовой отчетности на более мелкие, более управляемые части, прежде чем создавать документ бизнес-процесса. Есть лучший вариант!
Запись тестов контроля качества на модель на автозаводе.
Верный! Если вы сузили задачу до самых простых элементов, например, сконцентрировались на проверках качества для отдельного автомобиля, вы снизили свой процесс до простейшего уровня. Чем проще ваш процесс, тем легче будет написать документ, объясняющий, как это делается. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 2 из 3: Уточнение этапов процесса
Шаг 1. Набросайте заметки о ключевых компонентах документируемого процесса
Проведите мозговой штурм обо всех возможных этапах процесса, уделяя особое внимание для ясности описанию задач. Убедитесь, что описание процесса включает в себя то, как он будет выглядеть после успешного завершения. Например, элементарные примечания для отслеживания записей полета могут быть следующими:
- Распечатка формы XYZ
- Определить персонал, ответственный за заполнение определенных разделов формы XYZ
- Создайте цепочку поставок для формы XYZ
- Определить способ интеграции формы XYZ в файловую систему
Шаг 2. Создайте рабочий проект процесса
Вместе со своей группой создайте первый черновик схемы процесса, включая каждый шаг, порядок шагов и отношения между ними. Убедитесь, что ваш черновик виден всем и легко редактируется. Таким образом, можно получить обратную связь от любого, кто участвует в процессе, чтобы убедиться, что нет пропущенных шагов. Для этого вы можете использовать стикеры, доску или программное обеспечение для совместной работы, такое как Google Docs.
Независимо от того, какой формат вы выбрали, на этом этапе может быть полезно использовать типичные символы блок-схем (например, квадраты - это шаги, ромбы - вопросы, овалы - это начальная / конечная точки)
Шаг 3. Обозначьте технические инструменты для процесса
Эти предметы могут включать компьютеры, программное обеспечение, технологии, транспортные средства и даже простое снаряжение, такое как метла и совок. При необходимости вы также можете указать, где находится это оборудование, как его приобрести, потенциальные затраты, связанные с проектом, и где вернуть / хранить после завершения процесса.
Пример: по завершении полета пилоты должны использовать компьютерную систему регистрации полета на планшетах самолета для распечатки формы XYZ
Шаг 4. Постройте матрицу решений
Матрица решений должна быть простым способом определить, какие решения могут быть приняты и какие люди участвуют в процессе принятия решений. Последним шагом в некоторых матрицах решений является одобрение или подтверждение решения на более низком уровне на уровне руководства.
Например, матрица решений по техническому обслуживанию может включать линейных руководителей, руководителей смен, руководителей нескольких уровней, вплоть до руководителя завода
Счет
0 / 0
Часть 2 Викторина
Верно ли: список технических инструментов, которые вам понадобятся для вашего процесса, можно найти в разделе «Матрица решений» документа бизнес-процесса?
Правда
Неа! Важно включить список технических инструментов, которые вам понадобятся для завершения процесса, таких как компьютеры, принтеры и многое другое. Тем не менее, вы не найдете эту информацию в матрице решений. Попробуйте другой ответ…
Ложь
Верно! Матрица решений - это место в документе бизнес-процесса, где можно определить, где задавать вопросы, и определить иерархию процесса. Важно вести список технических инструментов, но вы не найдете его здесь. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 3 из 3: Написание документа бизнес-процесса
Шаг 1. Напишите введение
Простое введение в документ может объяснить исходную информацию о том, почему этот процесс важен для общей работы компании. Можно определить целевую аудиторию, а также общий объем работ. Это также может включать заявление о том, что произойдет, если этот процесс не будет завершен или завершен плохо.
- Если существует соответствующая отраслевая терминология, относящаяся к процессу, может быть раздел, в котором рассматриваются сокращения и терминология.
- Введение может быть упрощенным методом предоставления общей концепции новым сотрудникам, которые могут быть не в состоянии следовать всем BPD.
- Примерное введение может начаться примерно со следующего: В этом введении представлены соответствующие исходные данные и обоснование для улучшения учета полетов в Blackhawk Inc. В Blackhawk Inc улучшение ведения учета полетов является обязательным, и этот процесс обеспечит стандартизацию.
Шаг 2. Обведите свой документ последовательными обозначениями и символами
Используя имеющиеся у вас заметки и схемы, напишите пошаговое руководство по завершению процесса. Это суть БЛД. При построении модели процесса обязательно придерживайтесь того формата, который вы выбрали, четко и последовательно на протяжении всей модели. На этом этапе модель должна быть создана с использованием программного обеспечения для моделирования процессов или другого типа программного обеспечения, чтобы можно было создать законченный продукт.
Шаг 3. Назначьте роли, относящиеся к конкретным процессам
Лица, принимающие решения, - это люди, непосредственно ответственные, те, кто участвует в проверке контроля качества, и даже те, кто обеспечивает окончательное утверждение. В процессе идентификации ролей вполне возможно, что неназначенные роли могут быть обнаружены. Разрешите любые конфликты, когда есть несколько человек с повторяющимися или конфликтующими ролями. Если возможно, определите количество времени, которое требуется для каждого процесса. Возможная поломка может быть следующей:
- Пилоты должны заполнить послеполетную форму XYZ и отметить любые нарушения (00:30).
- Пилоты должны поместить форму XYZ в почтовый ящик технического обслуживания, подписав форму регистрации (00:05).
- Техническое обслуживание оформляется в форме XYZ, когда все нарушения проверены и исправлены.
- Техническое обслуживание должно передать форму XYZ техническим специалистам по регистрации полетов для надлежащей регистрации (00:05).
Шаг 4. Свяжите названия должностей с ролями
Определите людей, которые будут участвовать в каждом из процессов. Определите индивидуальную роль каждого работника. Для этого лучше определить должности, а не имена конкретных людей. Исключение конкретных имен гарантирует, что документ останется актуальным, когда сотрудник уйдет из компании, и подчеркнет важность процесса над человеком.
- Неправильная привязка: г-н Джонсон в офисе 123 разделяет и хранит документы.
- Надлежащая связь: технический персонал, занимающийся регистрацией полетов, разделяет и хранит документы.
Шаг 5. Добавьте раздел управления исключениями и чрезвычайными ситуациями
Должны быть основные рекомендации, как завершить процесс, когда в игру вступают неожиданные факторы. В этом разделе также следует объяснить, каким людям разрешено запрашивать изменения, тем, кто может разрешить эти изменения, и кто в конечном итоге реализует одобренные изменения.
- Многонациональные компании должны сосредоточиться на процессе исключения, включая оговорки по языковым и юридическим вопросам, уникальным для данного региона.
- Если изменения одобряются в широком масштабе, укажите любую форму предложения, которая используется для принятия изменений.
- Пример: Если темп пилота не позволяет своевременно заполнить форму XYZ, вторые пилоты могут заполнить форму.
Шаг 6. Протестируйте вашу модель
Когда вы завершите свой документ бизнес-процесса, вам нужно будет убедиться, что вы точно описали все возможные варианты событий и правильно выполнили последовательность действий. Чтобы проверить это, попросите вашу команду использовать модель для демонстрации бизнес-процесса в различных реальных условиях. Это поможет вам избавиться от неточностей, бесконечных петель или недостающих деталей в вашей модели. Счет
0 / 0
Часть 3 Викторина
Почему в бизнес-документе важно использовать названия должностей вместо имен?
В случае совпадения ролей.
Не обязательно! В процессе создания документа команде важно исключить излишнюю избыточность или дублирование заданий, чтобы упростить процесс. По-прежнему рекомендуется использовать роли вместо имен, но по другой причине. Есть лучший вариант!
Вы по-прежнему знаете, к кому обратиться в экстренных случаях.
Попробуйте снова! Очень важно описать аварийный процесс в вашем документе, и запись ролей, безусловно, поможет. Тем не менее, есть универсальная причина включать названия ролей вместо индивидуальных имен. Есть лучший вариант!
Чтобы подчеркнуть процесс.
Верный! Хотя люди могут приходить и уходить из компании или отдела, процесс в вашем документе останется неизменным до тех пор, пока документ не будет отредактирован. Обращение к ролям, а не к названиям, гарантирует, что все будет работать гладко и что процесс существует за пределами отдельных работников. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Образец документа бизнес-процесса
Образец документа бизнес-процесса
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
подсказки
- В некоторых случаях, особенно при составлении руководства для сотрудников, вы также можете отформатировать документ бизнес-процесса, чтобы сделать его более привлекательным и легким для чтения. Хорошее руководство для сотрудников читается как учебник с диаграммами и иллюстрациями, в то время как документ для внутренних аудиторов требует только простого текста.
- Отредактируйте и вычитайте документ. Чтобы получить профессиональный и простой для понимания конечный продукт, внимательно просмотрите весь документ, включая таблицы или графические разделы. Попробуйте прочитать все вслух, в обратном порядке или попросите кого-нибудь прочитать вам весь документ. Удостоверьтесь, что самое маленькое слово и детали получают должное внимание.