Не могу передать, сколько по-настоящему ужасных писем мне пришлось прочитать за свою жизнь. Как бывший помощник по административным вопросам, я отвечал за все незапрашиваемые материалы в крупный нью-йоркский музей. Художники и коллекционеры по всей стране (и за границей) писали, чтобы их работы рассматривались для показа или приобретения, и, честно говоря, решение часто зависело больше от качества их сопроводительного письма, чем от их работы, которая, если оставить в стороне романтические мечты, редко если когда-нибудь продаст себя.
В наши дни электронной почты и обмена мгновенными сообщениями написание писем становится утерянным искусством, особенно официальное письмо. Я почти уверен, что в школах до сих пор преподают формальные правила письма, но очень мало из них приживается. Если вы являетесь руководителем или другим высокопоставленным лицом в организации, вы, вероятно, можете положиться на своего секретаря или помощника, чтобы он справился с тонкостями написания писем, но для всех остальных важно знать, как написать сильное письмо самостоятельно.
Существует тенденция думать, что часто произвольные правила написания писем не имеют большого значения, что пока ваш получатель может понять, что вы говорите, этого достаточно. Тем не менее, это свидетельствует о большом неуважении к получателю и к вашим собственным идеям. Это говорит о том, что а) время вашего читателя недостаточно ценно для того, чтобы вы могли писать четко и эффективно, и б) что вас не особенно заботит содержание вашего письма.
Основная структура официального письма
Правила могут быть произвольными, но в совокупности они создают формулу, обеспечивающую ясность. Когда письмо соответствует всем правилам, читателю не нужно ломать голову над тем, где может быть часть информации, какие действия следует предпринять дальше или кто ее прислал - все находится на своем месте. Знание правил написания писем в этом смысле сродни знанию правил оформления страницы или веб-дизайна -формат документа должен поддерживать и разъяснять содержание
Официальное письмо состоит из следующих элементов сверху вниз:
- Обратный адрес и дата: (Верхний правый угол) Когда-то это было необходимо на случай, если письмо отделилось от конверта, но я сомневаюсь, что это случается часто больше. Тем не менее, именно здесь ваш читатель будет искать ваш адрес и дату написания письма, поэтому оно должно быть там.
- Почтовый адрес получателя: (Слева, на одну строку ниже обратного адреса) Идентифицирует получателя письма. В офисах письма часто вынимают из конвертов и рассылают; это помогает письму вернуться к законному получателю.
- Приветствие: (двумя строками ниже адреса получателя или примерно на 1/3 страницы ниже) Человек, которому адресовано письмо. Избегайте «Уважаемый господин/госпожа» и особенно «Для кого это может касаться», если в этом нет крайней необходимости; ненаправление письма точному получателю предполагает, что вам все равно, кто его читает (иначе вы бы позвонили или проверили их веб-сайт), и может помешать тому, чтобы письмо дошло до того, кто может действовать в соответствии с вашим письмом.
- Body: Основная часть письма состоит из трех частей: введение, которое должно объяснить, кто вы и почему вы пишете, средняя часть, которая дает подробности и убеждает вас чтобы читатель действовал, и закрытие, сообщающее вашему читателю, какое действие вы ожидаете или хотели бы, чтобы он предпринял.
- Valediction: (Выровнено по левому краю, две строки ниже основного текста) Это строка перед вашей подписью. Для людей, чье имя вы не знаете, используйте «С уважением», но избегайте написания писем, не узнав предварительно имя. Когда вы знаете имя получателя, подпишите его «С уважением» или просто «С уважением», или в США допустимо «Искренне ваш». Не пытайтесь сделать что-то более жеманное или дружелюбное, если только: а) вы не знаете получателя достаточно хорошо и уверены, что можете быть неформальным, не выказывая при этом неуважения, или б) у вас есть фирменное окончание письма, которое является частью вашей публичной персоны (и талант и популярность, чтобы справиться с этим).
- Подпись и напечатанное имя: Подписание вашего имени является минимальной гарантией того, что вы поддерживаете написанное. Так как вашу подпись, скорее всего, будет трудно прочитать, напечатайте свое имя на пару строк ниже, чтобы ваш читатель знал, кто ему пишет.
-
Приложения: (под блоком подписи) Если вы включили какой-либо дополнительный материал - визитную карточку, брошюру, прайс-лист и т. д. - перечислите количество предметов и опишите каждый. Например:
Корпуса (2): брошюра, прайс-лист.
Наконец,вычитка, вычитка и еще раз вычитка. В то время как друг может извинить даже за плохое правописание и грамматику, деловое письмо часто является вашим первым (и, возможно, единственным) шансом произвести впечатление - оно должно быть безупречным.
Советы и хитрости для улучшения письма
Соблюдение правильного форматирования - это только первая часть написания письма, после которого следует действие. Содержание плохо отформатированного письма вряд ли будет прочитано - в одном исследовании сотрудников отдела кадров более 80% заявили, что выбросили бы резюме, если бы в сопроводительном письме была только одна или две ошибки, - но даже хорошо сформированное письмо вряд ли будет реализовано, если его содержание не будет мощным и привлекательным.
Есть старая формула копирайтинга, которая может быть очень полезна при написании писем: AIDA. AIDA означает внимание, интерес, желание и действие. Сначала вы привлекаете внимание читателя, затем вы его заинтересовываете, затем вы вызываете его желание, а затем вы говорите ему, что предпринять.
Возьмем, к примеру, типичное начало делового письма.
- В приложении вы можете найти резюме для вашего рассмотрения на
- Пишу вам сообщить, что
- Это письмо касается вашего недавнего
Ни один из них не дает читателю много «зацепиться». Некоторыестратегии привлечения внимания включают:
- Лесть: «Я давно являюсь поклонником вашего творчества»; «Я всегда мечтал работать в вашей компании»
- Вопрос: «Знаете ли вы, что?»: «У вас когда-нибудь была эта проблема»
- Сюрприз: «10 миллионов человек погибнут в результате несчастных случаев с фондю в этом году»; «За последние три года я выследил и привлек к ответственности 8 из 10 самых разыскиваемых ФБР преступников»
Как только вы привлекли их внимание, вам нужно вызватьинтерес к тому, что вы предлагаете. Обещайте решить их проблемы - с помощью отличного продукта, ваших услуг, партнерства, всего, о чем вы пишете.
Например, в типичном заявлении о приеме на работу проблема заключается в том, что компании или организации нужна вакансия, и, что более важно, им нужен кто-то, кто может хорошо выполнять работу и помогать организации в достижении ее миссии (что может быть больше прибыли, или это может быть спасение детей в Дарфуре, или прекращение глобального потепления, или лечение рака). Вы вызываете их интерес, говоря им, что вы подходите для этой должности, и обещая помочь им выполнить их миссию.
Затем вы пробуждаете ихжелание, объясняя, как вы можете это сделать, например, показывая, насколько вы успешны на других должностях, или рассказывая о своей специальной подготовке. иметь отношение к работе. Избегайте жаргона - четко и кратко объясните преимущества предлагаемого вами решения.
Например, если вы предлагаете новый бизнес-процесс, вы можете сказать что-то вроде:
Я разработал подобную систему на своей прежней должности, и производительность труда подскочила на 20%, а прибыль увеличилась еще больше. Этот новый процесс также будет несложно внедрить - имея минимальные средства и ресурсы, я могу запустить его к концу следующего квартала.
Когда я работал в маркетинге, я усвоил важный урок:никто ничего не покупает на основе характеристик (и «купить» используется в самом широком смысле, как вы «покупаете "идея). Вы должны точно объяснить, какую пользу эти функции принесут потенциальному покупателю.
Если вы сделали это хорошо, они будут спрашивать себя: «Как я могу это сделать?», на что вы отвечаете в последнем разделе своего письма, предлагаядействиеони могут взять.«Позвоните мне по телефону (212) 555-1212, чтобы договориться об интервью», или «Давайте встретимся в следующий четверг, чтобы обсудить это предложение», или «Закажите копию сегодня».
Не оставляйте действия получателю на усмотрение. Я думаю, что много времени нам не хватает уверенности, чтобы попросить действия, которые мы хотим, и мы даем себе «аут», оставив это недосказанным, надеясь, что они сами во всем разберутся.
Подумайте о повседневной жизни тех, кому вы отправляете письмо, - сколько других вещей может быть у них на уме, когда они читают ваше письмо. Может быть, у них встреча через пять минут. Может быть, твоё - одно из 200 писем, которые им приходится пробираться. Может быть, это конец дня, и они изношены. Предоставление им конкретного действия повышает вероятность того, что оно «закрепится» - они добавят его в свой список дел или календарь, возьмут трубку, посетят ваш веб-сайт или они ответят.
В конце концов, все дело в уважении к получателю. Если вы предлагаете реальное решение реальной проблемы, люди захотят узнать об этом. Следуя правильному и понятному формату и делая текст четким и интересным, вы делаете им легче решить свою проблему. При условии, что вы честны и обладаете навыками и талантами, чтобы подкрепить свои заявления, написание хорошего, солидного письма повышает вероятность того, что и вы, и ваш читатель останетесь довольны. Попробуйте в следующий раз, когда вам нужно будет написать важное письмо.