Важно уметь делать хорошие заметки, потому что эти заметки могут стать вашим источником вдохновения и идей позже. Если ваши записи беспорядочны, вы не сможете просто вспомнить, что выучили.
У автора Тима Ферриса на полках нет ничего, кроме блокнотов, заполненных его ежедневными каракулями. Гуру самооптимизации написал однажды:[1].
«Я делаю заметки, как некоторые люди принимают наркотики».
Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон - еще один заядлый писатель:[2]
«Некоторые из самых успешных компаний Virgin родились в случайные моменты - если бы мы не открыли свои записные книжки, их никогда бы не было».
В колледже уделялось такое сильное внимание эффективному ведению конспектов, что у меня до сих пор есть несколько стопок моих собственных блокнотов на спирали, заполненных яростно исписанными конспектами лекций. Однако, как только мы начинаем свою профессиональную карьеру, многие из нас теряют эту привычку. Но ведение письменного журнала всего нового контента - во время совещаний, мозговых штурмов и во время чтения - остается важным инструментом повышения производительности и обучения.
Как генеральный директор собственной компании, меня редко можно встретить без блокнота. Время - мой самый ценный ресурс, и ведение заметок позволяет мне извлечь максимальную пользу из того, как я решаю потратить свои. Это также сигнализирует моим сотрудникам сделать то же самое.
Если вам интересно, как оптимизировать эту простую привычку, вот несколько советов экспертов о том, как делать хорошие заметки.
1. Будьте олдскульными - и используйте свои собственные слова
Как курица или яйцо, это фундаментальный вопрос: что мне использовать: бумажный блокнот или цифровое приложение для создания заметок?
В своей статье для Harvard Business Review Александра Сэмюэл решительно выступает за ведение цифровых заметок. Она утверждает, что делать заметки в таком приложении, как Evernote, - это наиболее эффективное использование времени, которое позволяет быстро и легко в дальнейшем извлекать информацию.[3]
Не все согласны. По словам Мэгги МакГлоин, еще одного автора Harvard Business Review, исследования показали, что ведение аналоговых заметок имеет конкретные преимущества. В одном из исследований исследователи обнаружили, что те, кто записывает в цифровом виде, делают более длинные «транскрипционные» записи по сравнению с теми, кто пишет от руки, и значительно хуже справляются с более поздними концептуальными вопросами.[4]
Даже когда участникам прямо дали указание не делать заметки дословно, машинисты продолжали писать в «транскрипционной» манере. В то время как набор текста поощряет бездумную транскрипцию, почерк подталкивает нас к созданию более кратких заметок и уточнению информации для лучшего понимания.
Использование ноутбука или планшета также открывает больше возможностей для отвлечения внимания, таких как проверка вашей ленты в Твиттере или просмотр новостей на Facebook. Удивительно, но просмотр веб-страниц одним человеком может негативно повлиять на обучение его соседей. В одном исследовании студенты-участники, которые могли видеть экран многозадачного ноутбука - в данном случае, просматривая время просмотра фильмов, - набрали на 17 процентов меньше баллов по тестам на понимание, чем студенты, которые не отвлекались на это.[5]
Лично я пользователь аналогового ноутбука - мне гораздо легче сосредоточиться, и это заставляет меня переводить информацию в собственную стенографию. Другие любители заметок старой школы включают Билла Гейтса, который предпочитает желтую тетрадь, и Джорджа Лукаса, который носит с собой карманную записную книжку.
Но даже если вы не можете расстаться со своим ноутбуком или планшетом, избегайте дословной расшифровки. Тренируйтесь не только слушать, но и обрабатывать сказанное и использовать свои слова.
2. Будьте аккуратны со структурой
Еще один вопрос, на который нужно обратить внимание, прежде чем что-то записывать: как структурировать свои заметки. Использование последовательного метода организации является ключом к тому, чтобы вернуться к своим заметкам позже.
The Journal of Reading сравнил различные методы и обнаружил, что наиболее строго структурированные заметки - с иерархическим порядком и пронумерованными подразделами - получили наивысшие оценки с точки зрения качества и точности. Вторым лучшим был метод с двумя столбцами, в котором авторы использовали левый столбец для новой информации и правый столбец для последующих пунктов и ключевых тем.
Тим Феррис клянется в индексировании, которое включает в себя ручную нумерацию страниц книги или блокнота и создание быстрого и удобного для сканирования индекса тем внутри передней или задней обложки.
Мария Попова, создатель чрезвычайно популярного сайта Brainpickings.org, каждую неделю просматривает множество книг и включает свои знания в ежедневные сообщения в блоге.
Она способна понять концепцию всей книги с головокружительной скоростью, используя метод индексации. Как объяснил Тим Феррисс, Попова создает альтернативный индекс на (обычно пустой) последней странице, где отмечает важные идеи по мере чтения. Рядом с этими идеями она перечислит страницы, на которых они появляются. Затем Попова использует эти аналоговые заметки, основанные на идеях, а не на ключевых словах, чтобы синтезировать книгу, как только она будет готова написать о ней.[7]
Я использую столько организационных приемов, сколько могу - индексацию, заголовки, нумерацию и маркировку. Я также оставляю поле для своих вопросов, наблюдений и действий, которые ведут к моей следующей стратегии.
3. Запишите свои вопросы и идеи
Какую бы структуру вы ни выбрали, всегда оставляйте место для личных размышлений. Тренер глобального генерального директора Сабина Наваз рекомендует использовать широкие поля, где вы можете записывать «свои идеи, суждения, опровержения и вопросы по каждому из пунктов, которые вы записали». Наваз объясняет:[8]
«Отмечая их сбоку, вы отделяете свои мысли от того, что говорят другие».
Эта техника не только заставляет вас постоянно взаимодействовать с получаемой информацией и анализировать ее, помогая в обучении и понимании, а не в механическом транскрибировании, но также позволяет вам организовывать будущие контрольные вопросы и планы действий..
Как только я заканчиваю собрание или конференцию, я просматриваю свои поля и отправляю себе по электронной почте список любых следующих шагов - например, электронное письмо для черновика, назначение встречи или вдохновение для написания статьи. Таким образом я убеждаюсь, что превращаю новые идеи в действенные планы.
4. Запишите невербальное поведение
Коллега говорит вам: «Мы готовы поделиться нашим новым продуктом с компанией на следующей неделе». Но язык его тела - нервное ерзание и взволнованный взгляд - не передает уверенности. В такой ситуации запишите свои наблюдения и обязательно вернитесь к ним позже.
«Привет, Нил, ты сказал, что был готов раньше, но мне интересно, не хочешь ли ты провести презентацию вместе со мной и сгладить любые перегибы».
Мы много общаемся с помощью невербального поведения, включая язык тела, поведение и эмоции. По словам Патти Вуд, эксперта по языку тела и автора книги «Snap: максимальное использование первых впечатлений, языка тела и харизмы», при личном общении с одним человеком вы можете обменяться до 10 000 невербальных сигналов. менее чем за минуту - наверное, больше, чем одни только наши слова.[9]
Иногда то, что не сказано, так же ценно, как и то, что есть. Например, если я делаю презентацию и получаю сверчки, когда задаю вопросы, это может означать, что я проделал отличную работу. Но это также может означать, что мои коллеги не желают оспаривать мою точку зрения. И, как я уже писал ранее, здоровый конфликт необходим для роста и инноваций организации.
Невербальное поведение может выявить проблему, требующую немедленного решения. Вкладывая немного больше средств в запись и рассмотрение этих наблюдений, вы сможете сэкономить время в будущем.
5. Отзыв позже
Ведение заметок выполняет две функции: упорядочивает и сохраняет новый контент и когнитивно кодирует этот контент. Другими словами, это средство хранения и изучения новой информации.[10] Эта функция физического хранения бесполезна, если только вы не просмотрите свои заметки позже и не обдумаете написанное.
Исследования результатов тестов учащихся подчеркивают важность рецензирования. Одно исследование 80-х годов, опубликованное в журнале Teaching of Psychology Journal, показало, что студенты допускали ошибки на экзаменах не потому, что делали плохие записи, а потому, что не перечитывали их заранее.[11]
Хотя дни зубрежки перед экзаменами, вероятно, прошли, воспоминания о том, что вы выучили, так же, если не важнее, важны для вашей карьеры, потому что больше не стоит забывать новую информацию в тот момент, когда мы закончили тестируется на нем.
Как пишет Ричард Брэнсон:[12]
«Не делайте заметки просто ради заметок, просматривайте свои идеи и превращайте их в действенные и измеримые цели».
Вот почему я выделяю время в своем календаре хотя бы раз в неделю, чтобы читать свои заметки - со встреч, конференций, звонков и так далее. Как генеральный директор, в моем дне редко бывает момент, когда я не записываю несколько идей.
6. Готовьте заметки и перед встречами
И последний совет: никогда не приходите на встречу с пустыми руками. Чтобы максимизировать эффективность, всегда готовьте заметки заранее, включая материал для обсуждения, вопросы и действия.
Никто не иллюстрирует это лучше, чем главный операционный директор Facebook Шерил Сандберг. В профиле Fortune Мигель Хельфт пишет:[13]
“Ее дни - это череда встреч, которые она проводит с помощью решительно нецифрового блокнота в спиральном переплете. На нем она хранит списки тем для обсуждения и действий. Она вычеркивает их один за другим, и как только каждый элемент на странице проверен, она отрывает страницу и переходит к следующей. Если каждый пункт выполнен за 10 минут часовой встречи, встреча окончена».
Это могут быть единственные заметки, которые вам не нужно сохранять для последующего просмотра (если только вы не сделаете больше заметок на той же странице).
Вместе эти стратегии ведения заметок могут помочь вам организовать встречи и оптимизировать рабочий день.