Написание идеального рекомендательного письма может показаться пугающим, особенно если вы никогда его не писали. Борьба между тем, чтобы оставаться честным перед собой и одновременно пытаться не разрушить свое будущее, всегда сложна. Выдумывать не хочется, но еще больше не хочется писать шаблонное расплывчатое, скучное и неубедительное письмо.
Рекомендательное письмо действительно может решить ваше будущее. При тщательном написании письмо может помочь кому-то выделиться из толпы талантов. В противном случае это больше похоже на письмо-убийцу, чем на письмо-убийцу. Вот полное руководство, которое поможет вам написать отличное рекомендательное письмо (плюс полезный шаблон рекомендательного письма!)
1. Примените стандартный формат письма к рекомендательному письму
Рекомендательное письмо следует тем же общим правилам, что и любые другие профессиональные письма.
- Ваш адрес должен быть вверху справа, а затем дата
- Под вашим адресом слева укажите имя и адрес получателя
- Начните с официального делового приветствия. Например, «Уважаемый господин или госпожа»
2. Начните с краткого выражения страстной похвалы
Пусть потенциальный работодатель человека, для которого вы пишете, знает, что вы верили в него с самого начала. Старайтесь не казаться чрезмерно усердным; вы же не хотите, чтобы они думали, что это неискренне.
«Любая корпорация должна считать, что ей повезло, что у нее есть такой целеустремленный, проницательный и дружелюбный сотрудник, как Марк».
3. Покажите, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете
Приведите конкретные контексты и примеры для вашей рекомендации. Сообщите читателю, как вы с ними познакомились, как долго вы работали вместе, ваш опыт работы с ними и резюмируйте свои основные качества.
«Как управляющий директор Media Central, я был непосредственным руководителем Марка с 2007 по 2011 год. Мы вместе работали над несколькими ключевыми проектами, так как я хорошо узнал его как трудолюбивого человека».
4. Подчеркните квалификацию и прошлые достижения кандидата
Дайте четкое и краткое описание того, что человек сделал в вашей компании. Упомяните их самые большие достижения в назначенных им отделах, а также в командных проектах. Используйте примеры, приведите доказательства или резюмируйте историю своей работы.
«Энтузиазм Марка в решении проблем с помощью СМИ в сочетании с его знанием медиа-технологий, отточенными редакторскими навыками и командным духом повысили производительность нашей компании в отделах визуальных и печатных СМИ.
5. Проиллюстрируйте их успех и то, что выделяет их с помощью сравнений
Сравнения помогают получателю понять, почему вы рекомендуете кандидата.
«Способность Марка выполнять работу даже раньше установленного срока, идти в ногу с технологическими тенденциями и обслуживать диверсифицированные рынки превзошла совместные усилия других средств массовой информации, свидетелем которых я был за пять лет работы в XXX LTD».
6. Укажите, где и как кандидат совершенствуется без преувеличения
Не возлагайте на кандидатов ожидания, которые практически невозможно оправдать. Хвалите их, не выглядя правдоподобно.
“Марк всегда активно участвует в семинарах, встречах на высшем уровне и дополнительных курсах, поскольку он усердно работает над улучшением технических навыков в работе на местах.”
7. Упомяните их хорошие качества вне работы
Укажите основу их участия, будь то участие в спортивной команде компании или волонтерская работа.
«Марк также является активным членом футбольной команды компании, где он показывает выдающиеся результаты».
8. Пишите, ориентированное на действие
Начинайте каждый абзац с активного утверждения черт характера или качеств кандидата.
Замените «Я доволен его текущей работой» на «Навыки Марка значительно улучшились за последние пару месяцев. Его самоотверженность вдохновляет».
9. Завершите письмо утвердительным тоном
В нескольких словах изложите свою рекомендацию кандидата и пригласите получателя связаться с вами.
“По всем вышеперечисленным причинам я знаю, что Марк будет очень полезен для вашей компании как дополнение к команде. Если у вас есть какие-либо вопросы, я приглашаю вас связаться со мной по номеру телефона и адресу, указанному выше».
10. Не забудьте поставить свою подпись
Самое главное, в конце концов, по-прежнему звучать профессионально. Если рекомендательное письмо, которое вы пишете, должно быть отправлено на физический адрес, распечатайте и подпишите его от руки. В противном случае введите свое имя и подпишитесь.
Помните, чтобы этот человек хорошо выглядел, не возводя его на пьедестал. Вы рискуете своей репутацией ради этого человека, сделайте ее идеальной. Если вы не совсем уверены, что все рассказали в своем письме, попросите совета у сотрудника, который также может знать кандидата.
И другие советы от профессионалов, которые помогут вам написать всестороннее рекомендательное письмо
Это еще не конец. У нас еще есть несколько мудрых слов от некоторых профессионалов в этой области для вас. Их профессионализм и опыт являются прекрасным доказательством их надежности. И очень желательно послушать их перед тем, как начать письмо, иначе вы можете случайно наступить на некоторые ловушки, которых можно избежать.
Рекомендательное письмо должно быть кратким и лаконичным
Макс. одна страница. Это может показаться здравым смыслом, но может оказаться трудным, если вы пытаетесь рассказать о многих достижениях или у человека есть расширенное резюме. Если вы сможете добраться до сути вопроса на одной странице, выделив человека, а не поэтично описывая, насколько он велик, это сохранит подлинность. - Брэндис Стефенсон, консультант по корпоративной культуре[1]
Не будьте расплывчатыми, вместо этого приведите примеры, демонстрирующие качества кандидата
Мой лучший совет по написанию эффективного рекомендательного письма - сосредоточить письмо и похвалу на конкретном проекте или области работы, которую выполнил человек. Вместо расплывчатых клише о том, что кандидат X «трудолюбивый, внимательный и внимательный к деталям», лучше точно сказать, что человек делал, когда вы работали на него, и что вас поразило в этой конкретной практике. Любой может быть «добросовестным работником», но немногие могут иметь силу духа, чтобы работать долгие часы и поздние ночи для достижения цели, или способность, например, мгновенно подобрать новую программу онлайн. - Джейк Талли, главный редактор TruckDrivingJobs[2]
Упомяните неизгладимое впечатление
Завершите свое письмо заявлением о том, что вы были бы «счастливы снова нанять человека X». Это твердо указывает нанимателю, что вы расстались в хороших отношениях. - Джейми Стоун, консультант по персоналу, Mature Dates Online[3]
В письме также представьтесь
Рецензенту может быть не очень очевидно, кто вы и почему вы имеете право рекомендовать этого человека. Укажите в письме, почему у вас есть опыт, чтобы сделать такое суждение. Так, например, я бы сказал: «Я профессор медицины с 25-летним стажем. Я был наставником сотен докторантов в 20 лучших медицинских исследовательских центрах. Поэтому у меня большой опыт оценки навыков соискателей на этом уровне». - Доктор Лус Клаудио, директор учебных программ и автор книги «Как написать и опубликовать научную статью: пошаговое руководство»[4]
Подберите письмо под искомую работу
Ознакомьтесь с должностью, чтобы вы могли адаптировать свое письмо к конкретным требованиям работы. Если работа в значительной степени связана с управлением людьми, обязательно упомяните время, когда этот человек отлично справился с этой задачей, даже если это не входило в его основную обязанность. - Фреда Фрэнсис, эксперт по персоналу, «Работающие мамы»[5]
Перейдите на личности и вызовите эмоции
Людям нравится, когда их сердца немного дергаются, и если кто-то может выдержать кого-то достаточно, чтобы нанять кого-то или взять кого-то в качестве студента, и действительно хочет порекомендовать их после опыта, они, вероятно, думают, что они довольно хороши люди. Сделайте выбор в пользу искренности, а не совершенства. Люди копают это. - Джоан Барретт, внештатный писатель, Joan Barrett Media [6]
Подчеркните прекрасное отношение человека, для которого вы пишете
Отличное рекомендательное письмо говорит о звездном отношении кандидата. Я не всегда ожидаю, что кандидаты будут соответствовать всем требованиям работы, если они знают основы. Но я ожидаю, что они придут с отличным настроем и позитивной энергией в отношении решения новых задач. Вы можете обучать людей навыкам, но вы почти никогда не можете развивать отношение. - Джефф Кир, основатель группы планирования[7]
Со всеми этими советами и предложениями вы теперь способны написать добротное, убедительное, но аккуратное убийственное рекомендательное письмо. Не беспокойтесь о возможности убийства сейчас. И будьте готовы стать фаворитом, чтобы писать больше в будущем!