Идет крупная миграция, о которой вам нужно знать, чтобы она не настигла вас без вашего ведома. Ваш календарь перестраивается, но не только из-за новых технологий, но и из-за ваших новых привычек.
Еще 20 лет назад ваш календарь был всего лишь бумажным элементом, который либо прикреплялся к вашей стене, либо находился в вашем дневнике, либо лежал на вашем столе, где он собирал встречи. Он был разработан как объект, на котором вы записывали встречи с другими людьми с помощью ручки или карандаша. Даты располагались в виде столбцов, списков или в виде матрицы полей, что позволяло вам представлять потребность во времени в виде занятого места на странице.(«Потребность во времени» - это обязательство, созданное человеком для выполнения задачи в будущем.)
Перенесемся вперед по инновациям за последние 30 лет. Электронные таблицы, программы электронной почты с электронными календарями, карманные компьютеры Palm, Blackberry, iPad, Google Calendar, Microsoft Exchange - и когда вы попадаете в 2012 год, вы обнаружите привычки и технологии, которые были вдохновлены тем, чем раньше был календарь, но все еще ограничены нашими старыми концепциями.
Вы можете увидеть эти ограничения в самых популярных на сегодняшний день книгах по тайм-менеджменту и продуктивности, написанных авторами «бэби-бумеров». Для них изменение элемента в календаре традиционно было сложной задачей. Это включает в себя поиск нужной страницы, использование ластика или White-Out для удаления записи, поиск ручки или карандаша и запись новой встречи. Аккуратно.
Только несколько календарей с большими страницами позволят вам записывать действия с шагом в 15 минут из-за размера вашего почерка, поэтому вы сосредоточитесь на записи только важных встреч. Кроме того, тот факт, что эти календари были на бумаге, означал, что они могли порваться, промокнуть или остаться в самолете. Вы определенно не хотели хранить всю свою жизнь в бумажном календаре.
Появилось правило, которое соответствовало тем временам, и оно включено в современные книги по продуктивности:
«Отмечайте встречи только с другими людьми в своем календаре».
(Его следствие: «не записывайте ничего другого в свой календарь».)
Некоторые изменили это, чтобы сказать, что вы должны указывать в своем календаре только основные обязательства, которые «должны» произойти в определенный день и время. (Слабое определение «должен» делает правило туманным.) С этим подходом есть проблемы. Если, будучи студентом, вам не нужно готовиться сегодня вечером к экзамену на следующей неделе, вы можете не утруждать себя планированием этого раннего повторения и вместо этого смотреть фильм.
Это были разумные рекомендации для того времени, когда термин «в вашем календаре» означал, что созданное вами требование времени буквально записывалось на бумажном документе в виде встречи. Это старый способ мышления, который просто не соответствует современным технологиям. В современном мире, как выразился Дэвид Аллен из GTD, календарь - это всего лишь особый вид списка.
Он прав
Единственная разница между общим списком и календарем заключается в датах и продолжительности, которые включены в последний.
Когда вы добавляете эту информацию к элементам в списке, это называется «временной маркировкой», и это действие преобразует действие, такое как «Забрать молоко», в «Забрать молоко в 17:00 в понедельник, принимая 20 минут". После того, как требованиям времени назначены временные теги, они могут быть выложены в аккуратные представления календаря, соответствующие дням, неделям, месяцам, годам и т. д.
Это не совсем ново. Мой старый дневник DayRunner, заброшенный в 1997 году, предлагал несколько способов взглянуть на требования времени в моей жизни в виде различных бумажных вставок.
Что изменилось, так это то, как мы используем технологии для управления потребностями во времени и создания этих представлений.
Сегодня каждый день вокруг нашей жизни дует буря времени. Их можно захватить следующими способами:
- Ментальный: Они существуют только в вашем уме (например, мысленная заметка себе, чтобы сегодня вечером съесть макароны на ужин.)
- Бумага: Они написаны (например, список дел, который включает действия, назначенные вам на собрании.)
- Электронный: Они существуют в битах и байтах (например, требования времени, спрятанные в вашем почтовом ящике.)
Некоторым электронным элементам были присвоены временные теги. Когда вы открываете свой календарь, вы просто просите просмотреть фрагмент или представление всех требований электронного времени, которые имеют временную метку.
Календарь - это представление. Поскольку он электронный, вы можете запросить несколько различных просмотров, которые не имеют ничего общего с ограничениями письменной или печатной страницы. Вы можете пометить столько времени, сколько хотите, и при этом не будет хватать места.
На самом деле, если бы у вас был волшебный джинн, вы, вероятно, прикрепили бы временную метку к как можно большему количеству требований времени в буре. Например, когда требование времени вызывается электронным письмом, у вас будет следующий разговор со своим джинном:
- «Мне нужно час поработать над новым постом в блоге. Покажи мне мой календарь на завтра».
- “Спасибо, джинн. Завтра мест нет. Покажи мне календарь на следующую неделю».
- “Спасибо, джинн. Забронируйте на пятницу, на следующей неделе, в 15:00».
Сегодня нам не нужно заставлять нашего собственного джинна следовать перечисленным выше шагам, если мы изменим нашу ментальную модель того, что такое календарь и где он находится.
Ментальная модель №1: Что такое новый календарь
При просмотре календаря как отрезка времени или представления процесс просмотра календаря превращается в динамическое действие, в котором вы переключаетесь между представлениями, меняя элементы. Создание, перестановка, переформулировка, удлинение, сокращение и удаление требований времени становится простым. Почти незаметно мы движемся в этом направлении, поскольку новейшие технологии в виде планшетов, смартфонов и ноутбуков облегчают выполнение этих изменений каждый день.
С большей легкостью приходит способность управлять большим количеством требований времени, поскольку мы вырабатываем привычку временно помечать больший процент дополнительных требований времени и осваиваем элегантность и мощь использования различных представлений, чтобы видеть только информацию. что нам нужно как раз в нужное время.
Ментальная модель №2: Где находится новый календарь
Временные требования в этом новом мире не хранятся на бумаге, в карманном гаджете или на жестком диске. Вместо этого они находятся в электронном облаке, доступ к которому осуществляется через экран, предоставляющий нам представление в реальном времени. Намокание вещей больше не проблема, равно как и выход из строя батареи или авария благодаря наличию отказоустойчивых резервных копий. Мы никогда не остаемся без нашего облака требований времени, даже когда мы забываем наше любимое устройство дома, потому что другие методы могут использоваться для получения разных представлений. Когда-нибудь у нас даже будут часы, которые могут отображать календарь.
Новые технологии позволили принять эти новые ментальные модели, но движущей силой этой миграции являются наши повседневные привычки. Мы неуклонно раздвигаем границы в том, как мы управляем потребностями во времени, и ограничены только технологическими новаторами, которые медленно понимают, что мы пытаемся сделать и как мы пытаемся это сделать.
К сожалению, исследователи тоже не спешат наверстывать упущенное, хотя некоторые из них действительно показывают, что временные теги и представления календаря используются теми, кто более опытен в тайм-менеджменте. Эти методы позволяют им справляться с большим количеством требований времени: с еще большей бурей.
Это не должно быть сюрпризом. Сопротивление, жестко запрограммированное в книгах по тайм-менеджменту, было основано на бумажной парадигме. С новым определением календаря как представления требований времени и облака как идеального места хранения мы можем использовать нашего собственного волшебного джина, чтобы сделать нашу работу более продуктивной.