Чем дольше длится ваша трудовая карьера, тем больше обязанностей вы получаете. Это может быть продвижение по службе, управление командами или выполнение большего количества проектов и задач. Это позитивные изменения, так как хорошо расти и открывать дополнительные возможности.
Однако со временем вы можете осознать, что существует предел объема ответственности, с которой вы можете справиться. Вы становились все более и более занятыми, но вы перестали добиваться больших целей. Вы можете ставить себе ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели, но когда вы в конце каждого месяца оглядываетесь на свои задачи и цели, вы видите, что прогресс был слабым или даже отсутствовал.
Ловушка продуктивности
В большинстве случаев по мере того, как ваша карьера продвигается вперед и вы получаете больше обязанностей, появляется все больше вещей, которые мешают вашей способности работать эффективно. Вот лишь некоторые из них:
- Больше людей хотят связаться с вами благодаря вашей хорошей работе, знаниям и опыту.
- Вы получаете тонны писем, приглашений на встречи и контактов в LinkedIn.
- Вы управляете командой, члены которой постоянно обращаются к вам за помощью или отзывами.
Если вы не сверхчеловек, вы обнаружите, что ваши собственные задачи завалены вышеперечисленными. И хотя будет справедливо сказать, что перечисленные выше задачи ценны, они не самые значимые или продуктивные для вас или вашей карьеры.
Иными словами, вы попали в ловушку производительности. Эта ловушка называетсямелкая работа.
Постоянно помогая другим и занимаясь неважными коммуникациями, вы теряете время и энергию, чтобы сосредоточиться на жизненно важных вещах. Вы можете помочь вашей команде или отделу работать гладко, но на самом деле вы не двигаете иглу в свою пользу. Например, у вас не осталось времени на поиски постоянных улучшений и не осталось вдохновения для новаторского мышления и достижения больших целей.
Возможно, вам будет полезно подумать об этом так: 80 % вашей работы, вероятно, тратится на малоценные задачи, и только 20 % тратится на важные задачи. Вы сидите на совещаниях полдня, а большую часть оставшегося времени проводите, обрабатывая свои расходы, отвечая на электронные письма, помогая коллегам и т. д.
Если вы хотите вернуть свою карьеру в нужное русло и снова начать добиваться больших успехов, вам нужно будет планировать свою работу по времени. Давайте посмотрим, как это делается.
Как правильно тратить рабочее время
Принцип Парето - хороший способ начать. Это относится к наблюдению, что часто 20% того, что мы делаем, дают 80% наших результатов. И наоборот, 80% того, что мы делаем, дает только 20% наших результатов.[1]
Что касается вашей личной работы, вполне вероятно, что 80% ваших усилий сосредоточены на поверхностной работе, которая дает лишь минимальные результаты. Однако оставшиеся 20% ваших усилий (которые вы вкладываете в не поверхностную работу) - это та часть, которая дает действительно важные результаты.
Что нужно предпринять, чтобы исправить это? Есть две вещи, которые вы можете начать делать прямо сейчас.
1. Минимизируйте несущественные рабочие действия
Когда я говорю «свести к минимуму», я не имею в виду «отрезать». Большинство задач имеют ценность, но вам нужно убедиться, что вы фокусируетесь на задачах с высокой ценностью как на приоритетных.
Для этого вы можете рассмотреть возможность «блокировки по времени». Здесь вы планируете время для выполнения своих важных задач, не отвлекаясь. Представьте, что вы говорите своей команде: «Следующие два часа я буду работать в личном кабинете, чтобы выполнить срочную работу.«Сказав это, вы установили границы, а также дали себе время для выполнения любых важных задач или проектов, которые есть в вашем списке.[2]
Еще одно предложение для вас - установить максимальный лимит в неделю (и даже в день) для ответов на запросы или объявления людей. Это может помешать другим слишком легко связаться с вами. Например, если коллеги обычно ожидают от вас почти мгновенного ответа, когда отправляют вам электронное письмо, начните сокращать время ответа. Делая это, вы продемонстрируете, что вы действительно заняты, и ваши коллеги могут начать искать ответы в другом месте или даже придумать свои собственные ответы.
2. Делегируйте задачи и обязанности
Выполняете ли вы работу, которую могли бы выполнять подчиненные вам? Это распространенная проблема, с которой сталкиваются многие менеджеры (особенно новички). Однако, если вы хотите достичь своих целей, вы должны научиться делегировать часть своих задач членам вашей команды.
Для этого сначала решите, что вы можете делегировать. Если это не то, что можете сделать только вы, подумайте о том, чтобы делегировать это другим. Вы должны быть тем, кто заботится об общей картине, но не теряется в деталях.
Как лучше делегировать полномочия? Самое главное - установить четкие ориентиры для людей. Не допускайте двусмысленности в своих инструкциях и не думайте, что другие поймут все, о чем вы их просите.
Часто имеет смысл делегировать обязанности, а не разовые задачи. Например, вместо того, чтобы просить кого-то из вашей команды подготовить статистику за этот месяц для презентации, возложите на него ответственность за всю статистику, которая нужна вашей команде. Делая это, они, скорее всего, станут экспертами в поиске и сопоставлении статистических данных и получат дополнительную ответственность, возложенную на них.
Конечно, будут моменты, когда люди не оправдают ваших ожиданий. Это может заставить вас задуматься: «Почему они не могут сделать то, что я просил?» или «Почему я не могу понять, чего я хочу?» Будьте осторожны, так как, когда вы начинаете задавать такие вопросы, уровень стресса возрастает, и вы начинаете думать о том, чтобы взять назад некоторые из задач, которые вы надеялись делегировать.
Решение вышеуказанной дилеммы заключается в том, чтобы регулярно проверять работу людей, которым вы делегировали задачи или обязанности. Это позволит вам убедиться, что они понимают, что от них требуется, и при необходимости вы сможете предоставить дополнительные рекомендации, если это необходимо.
Для обеих сторон также будет полезно, если вы сосредоточитесь больше на общих навыках, необходимых для выполнения задач, а не на каждом отдельном шаге, необходимом для выполнения конкретных задач. Другими словами, научитесь отпускать.[3] Например, вместо того, чтобы дословно повторять, как написать продающее электронное письмо, просто сосредоточьтесь на ключевых элементах, таких как яркие заголовки, лаконичные предложения и убедительные призывы к действию.
Пожинайте огромные плоды, делая время своим другом
Если ваша карьера пошла под откос, вам нужно потратить некоторое время на переоценку своих приоритетов и того, как вы справляетесь со своей рабочей нагрузкой.
Убедитесь, что важные задачи являются вашим приоритетом, и пусть они занимают около 80% вашего рабочего времени. Используйте оставшиеся 20% своего времени для работы над второстепенными задачами. Если это приводит к тому, что у вас недостаточно времени для выполнения второстепенных задач, тогда на помощь приходит делегирование.
Обучите компетентных членов вашей команды брать на себя задачи и обязанности, на которые у вас больше нет времени. Им будет полезно узнать что-то новое, а вам будет полезно сосредоточиться на важных вещах.
В сутках не так много времени, поэтому убедитесь, что вы используете его с умом. Сделайте это, и вы начнете достигать большего, чем когда-либо могли себе представить.