Неспособность выполнить работу сегодня является огромной проблемой на рабочем месте, просто спросите любого менеджера проекта. Незавершенная работа часто приводит к нагромождению одной задачи на другую до тех пор, пока то, что когда-то было достижимо, теперь кажется невыполнимым или трудным для выполнения. Чтобы избежать этой проблемы, нужно составить расписание и усердно выполнять то, что вы должны сделать, до того, что вы хотите сделать. Вот несколько советов для тех, кто хочет избавиться от привычки откладывать дела на потом и быть продуктивным. Расстановка приоритетов может быть эффективным способом избежать прокрастинации. Вот 8 смертельных ловушек, которые мешают нам быть продуктивными.
1. Неясные ожидания
Формирование четких ожиданий - основа успеха. Мы все слышали о целях SMART (конкретных, измеримых, назначаемых, реалистичных и ограниченных по времени). По мере того, как вы определяете, сообщаете и выполняете четкие ожидания, вы захотите добавить одну практику, которая будет отличать вас от остальных. Включите три элемента количества, качества и темпа. Вместо того, чтобы говорить «завершить работу как можно скорее», скажите «завершить эти «x» пунктов, согласно измерению или утверждению «y», со скоростью «z» элементов каждый час/день/неделю». с целями SMART настраивает вас и вашу организацию на успех. Посмотрим правде в глаза, время от времени мы чувствуем себя немного ленивыми, это часть того, кем мы являемся, как люди. Эта характеристика лени может проявляться либо тогда, когда мы хотим сделать что-то тривиальное, либо когда мы хотим сделать что-то важное. Не позволяйте ленивой характеристике взять под контроль фазу ожидания активности, она обязательно аукнется позже!
2. Сбой расписания
Составьте себе два списка: первый из того, что нужно делать, а второй - чего не делать. Это первый шаг в планировании и выполнении. Это помогает правильно расставлять приоритеты, а также выполнять задачи вовремя. Составление расписания также постоянно напоминает вам обо всех делах, которые вам нужно сделать, и перечисляет их, чтобы вы могли закончить одно за другим. Такой подход позволяет вам видеть задачи в перспективе, и даже то, что вы, возможно, считали трудным, иногда кажется тривиальным. Этот метод работает особенно хорошо, если вы выполняете более сложные задачи в первую очередь, быстро вычеркиваете их из своего графика после их завершения и продолжаете выполнять более простые задачи с некоторой релаксацией.
3. Разрешение отвлекающих факторов
Во-первых, необходимо определить, что мешает вам продуктивно выполнять свою работу и что заставляет вас чувствовать себя ленивым. Это телевидение? Ваш телефон? Ваши видеоигры? Или, может быть, даже ваш удобный диван, который делает идею сутулиться на нем более заманчивой, чем выполнение вашей работы? Определите, что вас отвлекает, и дайте этому отдохнуть. Возможно, даже держаться от него подальше. Ответственность важна. Если вы не можете доверять себе, чтобы сделать это, найдите кого-нибудь, кто возьмет на себя ответственность.
4. Отложенный запуск
Сложнее всего начать. Иногда работа не тяжелая, просто мысли о ней делают ее такой. Начните с нескольких простых задач, вы будете удивлены тем, куда ушла ваша лень, когда вы доберетесь до более сложных. Это потому, что как только вы решите начать, решение будет принято, и дальше оно будет продолжаться. Чтобы повысить производительность, необходимо начать с определения того, где и с чего начать.
5. Без приоритета
Эффективное планирование - лучший способ избежать невыполнения своей работы. Вы должны подготовить список «необходимых дел», когда вам назначают работу. Мы должны выполнять повседневные задачи, чтобы избежать необходимости выполнения требований в конце проекта или работы. Мы должны начать с создания долгосрочных планов, скажем, на месяц, затем на неделю и, наконец, на каждый день. Эта практика позволит нам сосредоточиться на более широкой картине, и мы будем знать, что достигаем чего-то большего, чем 30-дневная работа над отдельными задачами. Вы должны знать цену своей работе. Ваша цель всегда должна быть достигнута вовремя или раньше, убедитесь, что вы разумно относитесь к своим целям. Убедитесь, что вы планируете свои возможности с доступными вам ресурсами (время, деньги, люди, знания и т. д.). Вы должны знать объем работы, которую вы можете выполнять каждый день. Большинство из нас переусердствует и недоделает, если вы сможете преодолеть 8 смертельных ловушек, описанных в этой статье, вы измените эту тенденцию. Как упоминалось ранее, подотчетность является важным принципом для демонстрации того, что вы можете сделать.
6. Прокрастинация
Прокрастинация - естественный убийца успеха. Помните о последствиях невыполнения своей работы, когда начинаете задачу или проект, а не приближаетесь к крайнему сроку. Сохранение такого мышления и образа успеха - хорошая комбинация для подпитки вашей мотивации. Основная причина, по которой мы прокрастинируем, заключается в том, что мы плаваем в море отвлекающих факторов. Имея доступ к миру с помощью нажатия клавиши компьютера или прикосновения к экрану телефона, мы можем мгновенно перенестись практически в любой альтернативный мир и ожидать, что эта тенденция будет продолжать отвлекать нас.
7. Пропущенные сроки
Первое, что нужно признать, это то, что почти все сроки являются произвольными. Это не значит, что вы можете игнорировать сроки, но это означает, что вы можете ставить их под сомнение. Однако задавать вопросы нужно в начале проекта или деятельности, а не по мере приближения крайнего срока, это только выставит вас некомпетентным. Невыполнение нашей работы часто связано с практикой откладывания наиболее важных задач и выполнения наименее важных. Эта практика может создать серьезные проблемы для вашего успеха и для организации. Каждый раз, когда мы откладываем проекты наших внутренних или внешних клиентов, мы вызываем у них еще одну крупицу сомнения относительно следующего проекта. Получение клиентов и построение доверия требуют много времени, но могут быть потеряны в одно мгновение. Доставка чуть быстрее, чем необходимо, или быстрее, чем ваши конкуренты, - это то, что отличает вас и продолжает вносить свой вклад в укрепление доверия. Планируйте задержки, не реагируйте на них, это планирование на случай непредвиденных обстоятельств имеет решающее значение. Наши человеческие желания заставляют нас откладывать дела, которые нас не развлекают, и опять-таки именно здесь ответственность отличает бедных от великих исполнителей. Боритесь с желанием и оставайтесь ответственными.
8. Игнорирование эффективности
Вы должны быть не только эффективными, но и эффективными. Эффективность - это быстрее, лучше и дешевле. Эффективность заключается в составлении правильных планов, чтобы вам не приходилось заставлять себя работать быстрее, лучше и дешевле. Мы всегда можем добавить сверхурочные часы, но это дорого обходится вам, вашей семье или вашей организации. Время - это конечный товар, чем больше часов вы работаете, тем больше часов вы не занимаетесь чем-то другим.. Убедитесь, что компромиссы, на которые вы идете, сознательны, а не из-за вашей неэффективности. Прокрастинаторы всегда пытаются отложить свою работу, так как думают, что у них достаточно времени в календаре. Такое поведение избегания ставит под угрозу ваш потенциальный успех. Мы все должны работать умнее, а не усерднее Эффективность - это ключ к более разумной работе. Заблаговременное планирование позволяет нам работать более разумно, когда мы заняты выполнением работы.
Итак, когда вы начнете свой день завтра, сделайте все возможное, чтобы избежать 8 смертельных ловушек, из-за которых вы не сможете выполнить свою повседневную работу. Ваша организация поблагодарит вас за ответственность и достижения в работе.