Когда вы садитесь читать эту статью, я предполагаю, что вы уже сталкивались с отвлекающими факторами на работе по крайней мере один раз сегодня, возможно, не раз.
Возможно, вас могут прервать до того, как вы закончите читать эту статью.
Простая истина заключается в том, что все мы сталкиваемся с отвлекающими факторами на работе каждый божий день, а обычно каждый час, что-то или кто-то может вас отвлечь.
С таким количеством совещаний, разговоров или визитов коллег, звонков, электронных писем, социальных уведомлений и множества других отвлекающих факторов часто может показаться настоящим испытанием оставаться продуктивным и выполнять важные дела.
Отвлекающие факторы снижают нашу продуктивность и энергию.
Они влияют на нашу способность концентрироваться и заниматься проектами или задачами достаточно долго, чтобы довести их до конца.
Если вы подумаете о своей рабочей неделе, я уверен, вы сможете перечислить от 5 до 10 вещей или людей, которые отвлекают вас на работе.
Но сколько из этих отвлекающих факторов вызваны вами самими, а сколько - результатом вашей рабочей среды?
Почему вы должны избавиться от отвлекающих факторов на работе?
Почти 3 из 4 работников (70%) признаются, что отвлекаются на работе, при этом 16% людей заявляют, что отвлекаются почти всегда.[1]
Влияние отвлекающих факторов на рабочем месте, согласно отчету, включало:
- 54% сказали, что они «не работают так, как должны»
- 50% сказали, что они «значительно менее продуктивны»
- 20% заявили, что «не могут полностью раскрыть свой потенциал и продвинуться по карьерной лестнице»
В том же опросе, проведенном Udemy, были отмечены основные преимущества сокращения отвлекающих факторов на рабочем месте для опрошенных:
- 75% заявили: «Я делаю больше и работаю более продуктивно»
- 57% заявили: «Я мотивирован делать все возможное»
- 51% заявили: «Я более уверен в своей способности хорошо выполнять свою работу»
- 49% заявили: «Я счастлив на работе»
- 44% заявили, что «я работаю более качественно»
К основным отвлекающим факторам, выявленным Udemy for Business в своем опросе, относятся болтливые коллеги (упомянули 80% опрошенных сотрудников) и шум в офисе (70%).
Совещания обвинили в низкой продуктивности 60% респондентов, а 58% заявили, что, хотя им не нужны социальные сети для работы, они не могут прожить рабочий день без проверки таких платформ, как как Facebook, Twitter и Instagram.
7 Распространенные отвлекающие факторы на работе (и как с ними справиться)
Опрос, проведенный CareerBuilder в 2016 году среди 2000 менеджеров по найму и управлению персоналом в США, показал, что основными источниками отвлекающих факторов являются смартфоны (55%), Интернет (41%), сплетни (37%), социальные сети (37%).), заходящие коллеги (27%), перекуры или перекусы (27%), электронная почта (26%), встречи (24%) и шумные коллеги (20%).[2]
Почти три четверти работодателей, опрошенных CareerBuilder, заявили, что из-за отвлекающих факторов на рабочем месте теряется два или более часа в день, при этом почти половина (43%) считают, что они теряют три или более часа в день.
Опрос 2000 человек, проведенный службой управления финансами Think Money в Великобритании, показал, что треть сотрудников отвлекаются на работе до трех часов в день.[3]
Итак, представьте, если бы у вас было меньше отвлекающих факторов на работе, и вы смогли бы сосредоточиться и сделать больше своей лучшей работы.
Помня об этих опросах о отвлекающих факторах на рабочем месте, я определил 7 основных отвлекающих факторов, с которыми вы, вероятно, сталкиваетесь прямо сейчас, и несколько практических стратегий, которые помогут вам преодолеть их, чтобы повысить свою продуктивность и креативность:
1. Болтливые коллеги
Выстраивание отношений с вашей командой и коллегами по работе очень важно.
Ежедневные разговоры важны для создания дружественной, совместной культуры и атмосферы в офисе, но легко попасть в ловушку бесконечных разговоров и сплетен.
Если ваша дверь всегда открыта, кто-то может легко просунуть голову в офис, чтобы задать вопросы, что отвлечет вас от продуктивной работы.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Если у вас проблемы с постоянно болтающими или отвлекающими членами команды, попробуйте поговорить с ними о том, как это влияет на ваш день.
В качестве альтернативы закройте дверь своего офиса, если она у вас есть. Еще один метод, который можно использовать, если вам нужно сосредоточиться и сконцентрироваться, - это надеть наушники (если ваш офис позволяет).
2. Офисный шум
Исследование, проведенное Кимом и де Дир из Сиднейского университета, показало, что 30% рабочих в кабинках и около 25% в офисах без перегородок были недовольны уровнем шума на работе.[4]
Исследование, проведенное Ipsos и командой Steelcase по разработке рабочих мест, показывает, что 85% людей недовольны своей рабочей средой и не могут сосредоточиться. Из опрошенных 95% сказали, что для них важна работа в частном порядке, но только 41% сказали, что они могут это сделать, а 31% были вынуждены покинуть офис, чтобы закончить работу.[5]
Было опрошено более 10 000 работников в 14 странах, и основные выводы также показали, что:
- Офисные работники теряют 86 минут в день из-за отвлекающих факторов
- Многие сотрудники немотивированы, непродуктивны и чрезмерно напряжены
- У них мало способностей мыслить и работать творчески и конструктивно
Если вы работаете в большом или маленьком офисе, я уверен, вы сталкивались с тем, что офисы могут быть очень громкими, будь то разговоры, телефонные звонки, музыка или другие шумы.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Если у вас есть офис, самое простое, что нужно сделать, это закрыть дверь, чтобы вы могли уединиться и сосредоточиться, провести время в тишине.
Когда у вас есть коллеги, которые, как вы знаете, создают много шума, можете ли вы подойти к ним и спокойно поговорить о том, как их действия влияют на вашу способность сосредоточиться? Вам приходится работать за столом?
Если у вас есть конкретный проект, над которым вам нужно работать, где вам нужно тихое, непрерывное время, попробуйте работать в тихом месте в вашем здании.
Альтернативы включают работу из дома (если возможно) или из другого места, например, из парка или кафе.
В офисе всегда будет шум, и большую часть времени он будет терпимым, но иногда вам нужно изменить обстановку, чтобы выполнить самую важную работу.
3. Использование электронной почты
По словам Тима Ферриса, нам нужно t:
“ограничить потребление и производство электронной почты. Это величайшее разовое прерывание в современном мире».
Все мы знаем, насколько отвлекает электронная почта.
Сколько писем вы получаете и отправляете в обычный день?
Звучит знакомо?
Вы работаете над важным проектом и получаете уведомление о том, что получили сообщение по электронной почте.
Теперь у вас есть два варианта.
Вы можете прекратить то, что вы делаете, отвлечься и прочитать электронную почту, или вы можете остаться на задаче и просмотреть электронную почту позже.
Многие люди проводят так целый день. Они полностью заняты работой над чем-то важным, а затем появляется уведомление по электронной почте.
Вы бросаете свои дела, переключаетесь на папку «Входящие» и читаете письмо, часто совершенно не относящееся к делу и ничего не влияющее на ваши текущие приоритеты.
Эти электронные письма могут создавать постоянное ощущение занятости и часто приводят к незавершенным проектам в конце дня.
Это, в свою очередь, может создать ощущение, что на самом деле у нас не было продуктивного дня.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Блокировка по времени
Выделите определенное количество времени без перерыва для работы над проектом или задачей. Возьмите на себя обязательство не просматривать электронные письма (и не отвечать на телефонные звонки) в течение этого периода времени.
По совету Тима я решил проверять электронную почту только два раза в день. Это уже оказывает огромное влияние. Вот что я предлагаю:
Работа в автономном режиме
Переключите свой компьютер или ноутбук в автономный режим, и пусть сообщения электронной почты накапливаются в вашем почтовом ящике, пока вы не будете готовы ответить на них.
Вместо того, чтобы просматривать электронные письма и отвечать на них одно за другим, дайте им накопиться, а затем выделите время для обработки и ответа на электронные письма.
Ответы на электронные письма в пакетном режиме займут меньше времени, чем ответы на них по одному, и это позволит вам сосредоточиться на текущем проекте, не отвлекаясь.
Проверять электронную почту в определенное время каждый день
Этот метод был представлен рядом моих клиентов по коучингу предпринимателей, и он помог им высвободить время и оставаться более сосредоточенными.
Ваши рабочие обстоятельства будут другими, поэтому важно найти процесс, который подходит вам и другим членам вашей команды.
Один из способов - два раза в день проверять электронную почту, другой - три раза в день - утром, в обед и за час до отъезда, чтобы убедиться, что вы все успеете.
Если вы решите применить эту технику, было бы разумно создать сообщение об отсутствии на работе.
Не проверяйте почту первым делом
Эту технику может быть сложно реализовать в зависимости от ваших обстоятельств, но если вы сможете, вы будете намного продуктивнее. Вот почему.
Вместо того, чтобы первым делом проверять электронную почту, потратьте это драгоценное время, когда вы более энергичны и сосредоточены, работая над одним или двумя самыми важными задачами на день.
4. Использование смартфона (и других устройств)
Постоянный взгляд на телефон мешает работе и концентрации внимания.
Согласно недавнему исследованию Deloitte, среднестатистический человек проверяет свой смартфон 47 раз в день.[6]
Если вы используете в среднем 47 раз в день и работаете по 8 часов, это означает, что вы проверяете свой телефон почти 6 раз в час.
Этого достаточно, чтобы отвлечь любого.
Все мы знаем, что смартфоны и другие устройства часто отвлекают нас и отвлекают от проекта или задачи, над которой мы работаем.
Легко часто отвлекаться от важных дел, чтобы проверить телефоны, часы и другие гаджеты.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Переместите телефон в другое место
Очень заманчиво проверить наши телефоны, даже если мы работаем над важным проектом.
Решение? Положите телефон в ящик стола или отодвиньте его на расстояние вытянутой руки, чтобы у вас не возникло соблазна бросить беглый взгляд.
Отключить уведомления
Отключите все уведомления, которые не требуют немедленного внимания, особенно уведомления из социальных сетей. Сюда входит и электронная почта, если она настроена и на вашем телефоне.
Если некоторые уведомления действительно важны, сделайте их беззвучными и скройте их с экрана блокировки.
5. Социальные сети
Сколько времени вы проводите в социальных сетях на работе? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest Список приложений и веб-сайтов, которые собрались вместе, чтобы привлечь наше внимание, почти бесконечен.
Существует постоянный поток информации от наших друзей и коллег, из новостных агентств, от наших компаний. Некоторые из ваших коллег, вероятно, проверяют свои социальные сети прямо сейчас, когда вы читаете эту статью.
В своем выступлении на TED Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа», сказал, что пользоваться социальными сетями все равно, что ходить в казино.
Вы ждете лайков и у вас получается. Вы возвращаетесь к мысли: «Я получу награду в следующий раз. Я получу награду в следующий раз. Я получу награду в следующий раз». И вы просто сидите и ждете, когда придет уведомление, чтобы вы могли вернуться.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Как и при использовании смартфона и электронной почты, попробуйте установить определенные временные рамки или параметры, когда вы будете проверять социальные сети.
Убедитесь, что все уведомления отключены, когда вам нужно потратить продуктивное время на конкретную задачу или проект.
Прочитайте эту статью, чтобы узнать больше: 9 шагов, чтобы отключиться от социальных сетей и снова обрести связь с жизнью
6. Встречи
Во время напряженной недели последнее, чего хочет лидер или менеджер, - это потраченный впустую час или два на непродуктивное совещание.
Если бы я спросил вас, какой самый эффективный способ быть неэффективным, я уверен, что многие из вас ответили бы «плохие встречи».
Совещания сегодня требуют больше рабочего времени, чем когда-либо прежде. Большинство сотрудников посещают 62 встречи в месяц, но половина из них считается пустой тратой времени.
В среднем в месяц на непродуктивные совещания тратится 31 час, при этом 91% сотрудников склонны мечтать, а 39% признались, что засыпают.[7]
Как не отвлекаться и не отвлекаться
Чтобы встречи были продуктивными и полезными, важно, чтобы у каждой встречи была четкая повестка дня и ведущий.
Подробнее о том, как провести продуктивное совещание, я написал в статье: Как провести групповое совещание наиболее продуктивно
7. Многозадачность
Иногда нам всем приходится выполнять несколько задач одновременно, но чем меньше мы этого делаем, тем лучше.
Многозадачность снижает продуктивность и креативность. В статье для Harvard Business Review Питер Брегман отмечает, что наша продуктивность снижается на 40%, когда мы пытаемся сосредоточиться на нескольких вещах одновременно.
По словам Глории Марк, возвращение к исходной задаче после перерыва занимает в среднем около 25 минут (23 минуты и 15 секунд, если быть точным).[9]
Многозадачность замедляет нашу работу, снижает концентрацию, энергию и продуктивность. Наш мозг просто не может эффективно работать над задачами одновременно.
Как оставаться сосредоточенным и не отвлекаться
Работайте блоками времени. Это сводит к минимуму количество отвлекающих факторов в нашей все более взаимосвязанной жизни. Он защищает нас не только от отвлекающих факторов других, но и от собственных отвлекающих факторов.
Блокировка времени - это намеренное выделение определенного количества времени для определенных проектов или задач и преднамеренное усилие, чтобы не допустить, чтобы отвлекающие факторы или междометия других нарушили этот фокус.
После того, как этот блок времени закончится, сделайте запланированный перерыв, а затем начните следующий блок сфокусированного времени. Каждый блок сфокусированного времени посвящен одной задаче/проекту или набору подобных задач.
Я использую метод 60-60-30 для блокировки времени:
Поработайте 50 минут и сделайте 10-минутный перерыв. Работайте еще 50 минут и сделайте еще 10-минутный перерыв. Затем выделите 30 минут, чтобы перезарядиться, что может означать обед, прогулку и т. д.
Используйте Технику Помидора, чтобы работать с блоками времени.
Итог
Рабочие отвлекающие факторы никогда не исчезнут. Чтобы эффективно использовать наше время и повышать продуктивность и креативность, важно понимать, что нас отвлекает, и создавать системы, чтобы остановить это.
Я уверен, что вы можете отождествить себя хотя бы с одним из отвлекающих факторов, описанных в этой статье.
Надеюсь, некоторые команды помогут вам избавиться от отвлекающих факторов на работе и сделают вас более эффективными и продуктивными.