Вы когда-нибудь чувствовали, что постоянно гоняетесь за своим хвостом на работе?
Слишком много запланированных совещаний, а электронные письма летят в ваш почтовый ящик так быстро, что вы едва успеваете их просмотреть? И все же, в конце дня, вы не сделали многого. Нечего показать за часы «тяжелой работы», которые вы вложили.
Нет ничего хуже, чем провести непродуктивный день в офисе. И все же, на мой взгляд, довольно легко потерять много времени в офисе.
Есть «негласные» правила, которые мы соблюдаем:
- Встречи важны.
- Электронная почта - это главное.
- Мы должны выглядеть занятыми, даже если это не так.
- Мы должны «выглядеть напряжёнными», иначе мы не можем быть заняты.
Лучшее, что вы можете сделать, это выбросить все эти устаревшие правила и заменить их одним правилом:
Сосредоточьтесь на выходе
Не сколько минут или часов вы «тратите», а «результаты», которые вы «получаете» за день.
Дело в том, что многие люди на самом деле не заботятся о результатах - они просто заботятся о том, чтобы «чувствовать себя занятыми» и работать долгие часы ради этого. Но когда вы переключаетесь с мышления «занятости» на мышление «результатов», весь ваш мир начинает меняться.
У вас есть больше времени для важных дел, а значит, больше результатов.
Вот мои 5 лучших советов, как продуктивно работать в офисе:
1. Расставить приоритеты
Сосредоточьтесь на максимум 3 приоритетах каждый день.
Это означает «игнорирование» всего остального в вашем списке до завтра. Когда мы отвлекаемся и перегружены длинным списком «необходимых дел», нам может быть трудно сосредоточиться на том, чтобы сделать «что-нибудь», и прокрастинация берет верх! Сократите расходы и сосредоточьтесь ТОЛЬКО на трех самых важных вещах.
2. Всегда делайте самое важное первым
Никогда, никогда, никогда не начинайте свой день с самых простых или самых любимых задач. Всегда начинайте с самой сложной и важной задачи. Потому что это единственный способ сделать это.
Что произойдет, если вы оставите самую сложную задачу до последнего предположения? У вас заканчивается время, и это не делается. Решив сначала самую сложную задачу, вы можете быть уверены, что она будет выполнена, что бы ни случилось.
3. Получите контроль над электронной почтой
Для многих из нас электронная почта подобна дикому зверю, захватившему нашу офисную жизнь. Возьмите под контроль свою электронную почту, ограничив время, которое вы тратите на проверку и ответы на электронные письма. То, что там есть электронные письма, не означает, что вы должны немедленно отвечать на них все. Конец света не наступит, если вы ответите на письмо через час или два после его отправки.
Я рекомендую проверять электронную почту не более 3 раз в день. Один раз утром, один раз сразу после обеда и один раз ближе к вечеру. Вы заметите, насколько быстрее вы отвечаете, когда вы делаете это в очередях. Смотрите мои недавние советы по электронной почте, чтобы узнать больше о том, как управлять своей электронной почтой.
4. Сделайте все встречи продолжительностью 20 минут
Встречи могут быть самой большой тратой времени. Есть негласное правило, что все встречи должны длиться час. Почему? Как все «темы» могут аккуратно уместиться в один час?
Сократите встречи до 20 минут. Один из способов ускорить их - проводить встречи стоя - кажется, что люди волшебным образом доносят свою точку зрения намного быстрее, когда они не бездельничают за столом в зале заседаний.
5. Всегда имейте повестку дня для всех встреч
Многие встречи затягиваются, потому что в них нет структуры. Настаивайте на том, чтобы все организаторы собраний предоставляли полную повестку дня перед любой встречей с подробным описанием того, что они хотят обсудить. Это вынуждает владельца собрания выполнять большую часть работы перед собранием и сокращает потери времени во время самого собрания.