Отчет о состоянии может показаться рутинным делом, но это прекрасная возможность пообщаться с руководством. Поместите наиболее важную информацию в сводку в начале отчета. Предоставьте подробную информацию о бюджете и сроках проекта, а затем опишите достижения и проблемы. Написание должно быть ясным и кратким. Ваш менеджер по достоинству оценит организованный, краткий, но информативный отчет.
Шаги
Пример отчета о состоянии
Отчет о состоянии дел
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Метод 1 из 3: включение необходимой информации
Шаг 1. Соберите информацию о бюджете и расписании
Для большинства проектов бюджет и график являются наиболее важной частью отчета о состоянии. Ваш менеджер хочет знать, что проект будет завершен вовремя и, в идеале, в рамках бюджета.
Общая информация по проекту, вероятно, будет обширной. Узнайте, какие мелочи нужно сделать для достижения конечной цели. Например, если ваша цель - произвести 1000 футболок, а ваш бюджет составляет 500 долларов, вам необходимо знать, какие материалы необходимы для производства футболок и есть ли они уже под рукой или их нужно заказать
Шаг 2. Разбейте большие цели на более мелкие
Если у проекта есть общие цели, разбив их на более мелкие, вы сможете лучше оценить прогресс в достижении этих целей. Начните с конкретных сроков, которые уже были установлены, а затем постарайтесь установить время, в котором вы можете справиться с трудностями.
Например, если ваша цель - произвести 1000 футболок за 4 месяца, вы можете разбить эту цель на более мелкие цели - 250 футболок каждый месяц. Если бы команда произвела 300 футболок в первый месяц, вы могли бы сообщить, что опередили график
Шаг 3. Перечислите основные достижения
Цель отчета о состоянии - быстро сообщить вашему руководителю, что работает, а что нет. Ставьте достижения на первое место, сосредотачиваясь на вехах. Включите как можно больше конкретных деталей.
- Если вы работаете в команде, поговорите с другими членами команды о том, что у вас хорошо получается с проектом. Включите в отчет как можно больше имен.
- По возможности используйте конкретные числа, а не общие.
Шаг 4. Мозговой штурм устраняет проблемы
Если вы обнаружите проблемы с проектом, не пытайтесь их скрыть. Вместо этого расскажите своему руководителю о проблемах и предложите решения. Попробуйте придумать несколько вариантов, чтобы они могли выбрать тот, который им больше всего нравится.
Например, если ваш проект опережает график, но отстает от бюджета, вы можете предложить ускорить производство, добавить в проект еще одного сотрудника или увеличить бюджет
Шаг 5. Определите ключевые этапы и прогнозы
На протяжении всего жизненного цикла проекта меньшие цели представляют собой вехи, которые должны быть достигнуты к определенному моменту, чтобы проект не сбивался с пути. Используя текущий статус проекта, спрогнозируйте, когда будет достигнута следующая веха.
Например, предположим, что вы изготовили 250 рубашек за 28 дней. Вы можете предсказать, что следующие 250 рубашек будут готовы через 28 дней с даты отчета о статусе
Шаг 6. Добавьте заметки, важные для проекта
Включите в отчет о состоянии человеческий фактор с информацией о членах команды, чья работа не завершена, или о внесенных изменениях, которые повлияли на производительность.
Например, можно написать: «Проект идет с опережением графика, во многом благодаря старательным усилиям Салли Саншайн. На прошлой неделе Салли работала сверхурочно 3 дня»
Метод 2 из 3: форматирование отчета
Шаг 1. Спросите, есть ли шаблон, который вам следует использовать
У многих компаний есть стандартный шаблон, который они используют для всех отчетов о состоянии. Если он есть в вашей компании, его использование поможет вам упорядочить отчет и обеспечить включение всей необходимой информации.
Если нет конкретного шаблона, возможно, вы сможете использовать его в своем приложении для обработки текстов. Вы также можете найти образцы шаблонов в Интернете, выполнив поиск по запросу «шаблон отчета о состоянии». Убедитесь, что любой загруженный вами шаблон действительно работает для вашего проекта. Вы можете позволить руководителю сначала взглянуть на это
Шаг 2. Начните с четкого заголовка
В заголовке или заголовке вашего отчета должно быть указано название проекта или работы, о которой вы сообщаете, а также даты, охватываемые отчетом. Если вы будете отвечать за несколько отчетов, все они должны иметь одинаковый формат.
- Например, заголовок может быть «Статус поставки Parker за август 2018 года». Отчет за следующий месяц будет «Состояние отгрузки Parker за сентябрь 2018 года».
- Прежде чем придумывать собственное название или заголовок, проверьте, есть ли у вашей компании особый формат заголовков отчетов о состоянии.
Шаг 3. Напишите резюме на первой странице
Менеджеры заняты, и у вашего менеджера может не быть времени прочитать ваш отчет полностью. Сводное резюме предоставляет наиболее важную информацию заранее, чтобы ваш менеджер сразу знал о статусе вашего проекта.
Например, краткое изложение «Статус поставки Parker в августе 2018 года» может быть таким: «Отгрузка Parker идет с опережением графика. Однако мы израсходовали 50% нашего бюджета и только 30% от общего объема произведенных поставок. Ускорение производства. может помочь снизить затраты"
Шаг 4. Организуйте свой отчет по разделам
Сканирование длинных блоков текста может занять слишком много времени, и их трудно читать. По возможности используйте короткие абзацы и маркированные списки, чтобы вашему руководителю было легче усвоить отчет.
Например, у вас может быть один раздел для достижений, другой - для проблем, а третий - для решений
Метод 3 из 3: как сделать отчет привлекательным
Шаг 1. Начните отчет заранее, чтобы у вас было больше времени
Узнайте, когда должны быть представлены отчеты о состоянии, и каждый день выделяйте время для работы над отчетом. Так вы не будете торопиться делать это в последнюю минуту.
- Если вы работаете над текущим проектом, вы можете создать «шаблон» для отчетов о состоянии, который вы будете использовать каждый раз. Вашему руководителю будет намного проще, потому что он будет точно знать, где найти нужную информацию в каждом отчете.
- Если вам нужно обновить данные, включенные в отчет, прежде чем сдать его, оставьте себе напоминания об этом.
Шаг 2. Адаптируйте свой отчет к стилю вашего руководителя
Организуйте свой отчет так, чтобы то, что вы знаете, важно для вашего руководителя, было в центре внимания. Если вы не уверены в стиле и предпочтениях своего руководителя, попросите показать примеры предыдущих отчетов о статусе, которые ему понравились.
Например, если вы знаете, что ваш менеджер любит читать хронологический рассказ, вы можете начать с раздела, озаглавленного «Прогресс на этой неделе», за которым следует другой, озаглавленный «Что дальше»
Шаг 3. Оптимизируйте свой отчет в зависимости от способа доставки
Если вы отправляете отчет в цифровом виде, вы можете включать ссылки на веб-сайты или даже файлы-g.webp
Вы также можете подумать о том, как будет читаться ваш отчет о состоянии. Например, если вы отправляете цифровой файл по электронной почте, вы можете убедиться, что любые визуальные элементы можно просматривать на мобильном устройстве
Шаг 4. Вычитайте и отредактируйте свой отчет
Не полагайтесь только на средства проверки орфографии и грамматики в текстовом редакторе. Делайте предложения короткими и избегайте ненужных слов и повторений.
- Ваше письмо должно быть кратким и прямым. Избегайте использования большого количества жаргона, из-за которого может показаться, что вы пытаетесь что-то скрыть или не понимаете, о чем говорите.
- Прочтите свой отчет вслух. Если вы споткнетесь с предложением, это признак того, что ваше письмо не так ясно, как могло бы быть.
Шаг 5. При желании создайте визуальные элементы
Некоторые менеджеры предпочитают визуальные подсказки о том, как продвигается проект, чтобы они могли быстрее оценить статус проекта. Включайте визуальные элементы только в том случае, если вас специально об этом попросили или если вы думаете, что они добавят что-то в отчет.
Например, вы можете поставить зеленый светофор рядом с бюджетом, чтобы указать, что расходы управляются хорошо. Если вы немного отстаете от графика, вы должны поставить желтый свет рядом с разделом расписания
подсказки
После того, как вы отправите отчет о статусе, следите за ним. Если вы не получили ответа от своего менеджера или других членов команды, поищите отзывы. Общайтесь с людьми один на один, а не рассылайте массовые электронные письма
Образцы отчетов о состоянии
Образец отчета о статусе проекта
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Образец отчета о статусе учащегося
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.