Если вы работаете не по найму или владеете собственным бизнесом, многие правительства, включая федеральное правительство США, разрешают вам вычитать связанные с бизнесом транспортные расходы как бизнес-расходы по налогам. Для этого правильно рассчитайте пробег и ведите точные журналы. Эти записи защитят вас в случае аудита. Вместо стандартного вычета миль вы можете вычесть свои фактические расходы. Хотя это требует дополнительного учета, это может позволить вам сделать больший вычет.
Шаги
Метод 1 из 3: Расчет пробега
Шаг 1. Запишите показания одометра
Самый простой способ записать служебные мили, который предпочитает IRS, - это записывать показания одометра вашего автомобиля в начале и в конце поездки. Разница в вашем пробеге.
- Это позволит вам максимально точно рассчитать пробег за поездку. Хотя запись показаний одометра в начале и в конце каждой поездки требует усилий, со временем это станет привычкой.
- Если вы много путешествуете, вы можете получить больше преимуществ, используя фактические показания одометра. Таким образом, вы получаете кредит за то время, которое вам пришлось 3 раза объехать квартал, ожидая прибытия клиента, или за то, что вы проехали через переполненный гараж в поисках места.
Шаг 2. Используйте GPS, чтобы узнать пробег постфактум
Если вы не записываете показания одометра вашего автомобиля в начале и в конце поездки, вставьте начальный и конечный адрес в приложение для GPS или картографии и используйте предоставленный пробег.
- Еще раз проверьте маршрут, выбранный приложением, которое вы используете, и убедитесь, что это был тот же маршрут, который вы выбрали. При использовании этого метода вы можете распечатать бумажную копию маршрута и пробега, чтобы хранить ее в журналах регистрации пробега.
- С помощью этого метода расчета вы не можете прибавить милю или две к расстоянию, которое вы прошли в поисках места для парковки или остановке, чтобы достать еду. Вы можете вычесть только тот пробег, который можете подтвердить.
Шаг 3. Следите за своим пробегом с помощью приложения для смартфона
Существует ряд приложений для смартфонов, таких как MileIQ и Hurdlr, которые могут помочь вам легче записывать свои служебные мили. А поскольку учетные записи обычно хранятся в облаке, вы можете получить к ним доступ где угодно.
Если вы используете приложение для смартфона для записи ваших служебных миль, храните их отдельно в другом месте, например в электронной таблице на вашем компьютере. Держите под контролем хотя бы одну копию журнала пробега на случай, если однажды вы больше не сможете получить доступ к своей учетной записи в приложении
Метод 2 из 3. Создание журналов пробега
Шаг 1. Записывайте командировки для командировок
Вы можете купить заранее распечатанные журналы пробега во многих дисконтных магазинах или магазинах канцелярских товаров. Вы также можете сделать свой собственный, используя любую базовую программу для работы с электронными таблицами. Используйте этот журнал, чтобы ввести количество миль для каждой деловой поездки, которую вы совершаете в течение года.
- Мили за поездки, которые вы совершаете с деловой целью, например, поездку в другой город на встречу или посещение клиентов или клиентов, потенциально могут не облагаться налогом. Затраты на дорогу, например, поездка из дома на работу, как правило, не оплачиваются.
- Не вычитаемые расходы включают дополнительные поездки в нерабочее время, если вы собираетесь на свое обычное рабочее место.
- Однако вы можете вычесть поездки на временные рабочие места. Это будет актуально, если, например, вы работаете в качестве подрядчика в домах различных клиентов.
Шаг 2. Укажите дату и пункт назначения для каждой поездки
Сделайте один столбец в таблице журнала пробега для даты поездки, а другой - для того, куда вы отправились. Будьте как можно более конкретными, чтобы поездку можно было идентифицировать позже.
Вы также можете захотеть, чтобы столбец записывал, откуда вы приехали. Если вы всегда путешествуете из одного и того же места (например, из дома или офиса), в этой колонке нет необходимости. Однако, если вы часто путешествуете между клиентскими локациями или временными рабочими площадками, ваше стартовое местоположение может быть важной информацией
Шаг 3. Четко сформулируйте цель поездки
Возможно, вы не сможете идентифицировать поездку только из пункта назначения спустя долгое время. Если вы оставите место для описания цели поездки, это поможет вам вспомнить ее позже.
- Это также поможет отличить похожие поездки. Например, если вы регулярно совершаете поездки в столицу своего штата по делам, вам нужно знать цель каждой поездки.
- Включите примечания к любой дополнительной документации, которая у вас есть, например, к счетам-фактурам, которые обосновывают цель поездки.
Шаг 4. Запишите показания одометра или общий пробег
Если вы рассчитываете свои деловые мили по показаниям одометра, вам понадобятся 3 столбца: два для начального и конечного пробега, а затем еще один для разницы между ними.
- Если вы использовали приложение GPS или другой метод для расчета пробега, вам может потребоваться просто один столбец для пробега.
- Просуммируйте столбец пробега в нижней части таблицы, чтобы у вас было это число для ваших налоговых деклараций без необходимости самостоятельно складывать весь столбец.
Шаг 5. Своевременно обновляйте журналы
IRS не обязательно требует, чтобы вы вводили данные о милях каждый день. Однако вам следует обновлять журнал регистрации пробега не реже одного раза в неделю, даже если вы не совершаете частые командировки.
Если у вас есть несколько поездок на один день, каждая из этих поездок должна быть отдельной записью. Многие детали были бы другими. Обычная запись с милями на целый день, скорее всего, не пройдет проверку, если ваше возвращение будет проверено
Шаг 6. Храните журналы в течение 3 лет после подачи декларации
Когда вы подаете налоговую декларацию, храните свои журналы пробега вместе со всеми другими бизнес-файлами, связанными с вашими налогами за этот год. Если IRS проверяет вашу налоговую декларацию, вам необходимо предоставить эти записи.
IRS не позволяет вам оценивать коммерческие расходы, включая расходы на пробег, для целей вычета. Это применимо независимо от того, используете ли вы стандартную ставку миль или фактические расходы. Если вы не можете предоставить доказательства того, что расходы были понесены и что они были связаны с коммерческой целью, вычет будет запрещен, и вы можете оказаться в долгу перед IRS
Метод 3 из 3: Сравнение фактических расходов
Шаг 1. Подтвердите, что вы можете использовать фактические расходы
Вычет фактических расходов требует гораздо больше работы, чем просто использование стандартной нормы пробега. Прежде чем прилагать все усилия, проверьте правила IRS, чтобы убедиться, что этот метод доступен для вас.
- Если у вас есть автомобиль, который вы используете для бизнеса, используйте стандартную ставку пробега в первый год, когда автомобиль доступен для использования в бизнесе. Это сохраняет выбор. По истечении этого первого года вы можете использовать фактические расходы или стандартную ставку миль, в зависимости от того, что вам больше подходит. Однако, если в тот первый год вы не использовали стандартную норму пробега, вы застрянете с фактическими расходами, пока у вас есть эта машина.
- Если вы арендуете автомобиль, вы не можете вычесть фактические расходы. Вы должны использовать стандартную ставку миль в течение всего срока аренды.
Шаг 2. Запишите общий пробег вашего автомобиля на начало и конец года
Если вы используете свой автомобиль как для деловых, так и для личных расходов, вам необходимо определить, какая часть вашего использования предназначена для бизнеса. Самый простой способ сделать это - в процентах от пробега.
Вычтите пробег в начале года из миль в конце года. Это дает вам ваш годовой пробег
Шаг 3. Определите, какая часть общего использования была использована для бизнеса
Подсчитайте свой бизнес-километраж из журналов вашего бизнес-километража. Разделите это число на общий пробег за год, чтобы получить процент использования вашего автомобиля в бизнесе.
Например, предположим, что вы - подрядчик, который проехал на своей машине 20 000 миль в течение года. Из этого общего пробега 12 000 миль составили служебные. Вы можете вычесть 60 процентов ваших фактических расходов по налогам
Шаг 4. Соберите квитанции и другие записи о расходах на автомобиль
Допустимые расходы включают газ, масло, шины, ремонт и техническое обслуживание, страховку, бирку и регистрационный сбор, а также амортизацию вашего автомобиля. Чтобы рассчитать амортизацию, вы воспользуетесь соответствующей таблицей амортизации IRS.
- Квитанции не требуются для покрытия некоторых расходов, но вам все равно необходимо предоставить подтверждение расходов. Например, если ваша страховка автомобиля составляет одну и ту же сумму каждый месяц, вы можете просто умножить свой ежемесячный платеж на 12 и использовать эту цифру. Однако в случае аудита вам нужно будет предоставить подтверждение расходов, например, получив платежные документы в вашей страховой компании.
- Если у вас нет квитанции о расходах, не вычитайте ее. В случае аудита вам разрешены только вычеты, которые вы можете подтвердить квитанцией или другими доказательствами.
Шаг 5. Рассчитайте бизнес-часть ваших общих расходов
Когда у вас будет цифра для ваших общих расходов, умножьте ее на процент, выделенный для использования в бизнесе, чтобы определить сумму, которую вы можете вычесть из своих налогов.
- Все ваши фактические расходы подлежат вычету только в том случае, если вы никогда не пользуетесь данным автомобилем по личным причинам.
- Если вы не записали показания одометра в начале и в конце года, вам придется разделить свои расходы в соответствии с тем, что вы фактически использовали для бизнеса. Без показаний одометра вы, как правило, не сможете фиксировать такие расходы, как страхование и регистрация, если только ваш автомобиль не используется только для бизнеса.
Шаг 6. Сравните фактические расходы с пробегом
После того, как вы определили, сколько вы можете вычесть из фактических расходов, умножьте свои деловые мили на стандартную ставку миль и посмотрите, какой вычет больше.
Если вы можете выбрать один из двух методов, вы можете выбрать более высокий вычет
подсказки
- Вся поездка является вычетом деловых расходов, если у вас не было существенного контроля над ее организацией, даже если вы занимались личными или развлекательными мероприятиями, находясь там.
- Прочие автомобильные расходы, такие как парковка или дорожные сборы, вычитаются отдельно. Они не включены ни в стандартную ставку пробега, ни в фактические расходы.
- Если вы думаете, что хотите использовать фактические расходы, наличие специальной кредитной карты, которую вы используете исключительно для авторасходов, - хороший способ вести учет. В конце года вы можете просто использовать выписки по кредитной карте.
Предупреждения
- В этой статье в основном рассматриваются правила IRS для учета деловых миль для целей федерального налогообложения США. Если вы живете в другой стране, обратитесь к ближайшему к вам юристу или сертифицированному налоговому специалисту.
- Если ваша поездка была главным образом по личным причинам, сама поездка не считается вычетом деловых расходов. Однако вы можете вычесть любые деловые расходы, понесенные во время поездки.
- Будьте особенно осторожны, если вы заявляете, что ваш автомобиль на 100% предназначен для использования в бизнесе, особенно если вы работаете с компанией по совместному использованию автомобилей, такой как Uber или Lyft. Это красный флаг аудита, и вы должны будете создавать записи, включающие дату, пробег и цель для каждой поездки, когда-либо совершенной в автомобиле.
- Вы не можете вычесть одновременно пробег и фактические расходы на использование вашего автомобиля. Хотя вы можете выбрать более крупный вычет, вы должны выбрать один. Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что у вас есть записи, подтверждающие вычет, который вы потребовали в случае аудита.