Умение правильно распоряжаться своим временем лучше всего делать как можно раньше. Чем раньше вы начнете в жизни, тем лучше эти навыки останутся с вами. Если вы освоите эти приемы тайм-менеджмента в самом начале своей жизни, то настроите себя на успех на всю оставшуюся жизнь. Если вы еще не развили эти навыки, не беспокойтесь.
Вы можете начать сегодня! Выбирайте один взлом в день, и вы попадете в список менее чем за месяц.
1. Используйте приложение-календарь или блокнот с календарем каждый день
Держать все встречи в голове неэффективно. Вот почему успешные люди используют инструменты календаря.
Например, я предлагаю использовать Календарь Google. Это бесплатно, и вы можете настроить его на отправку напоминаний по электронной почте о важных действиях. Очень полезно получать по электронной почте напоминания о поездке за несколько дней.
2. Используйте инструмент управления задачами
Да, список дел жизненно важен для успешного управления своим временем. Сначала можно просто использовать клочки бумаги (я тоже однажды так делал).
Но гораздо эффективнее использовать специальный инструмент для управления задачами. Вы можете использовать хорошо сделанный бумажный блокнот, такой как Moleskine, или даже цифровой инструмент (например, Remember the Milk, Microsoft Outlook или Nozbe).
3. Уважайте свою потребность во сне, спите от 7 до 9 часов каждый день
Отказ от сна, чтобы повеселиться или больше поработать, - недальновидная стратегия. Хотя вы можете в некоторой степени реализовать эту стратегию в свои 20 лет, она становится разрушительной привычкой.
Усталость в течение всего дня означает, что вы сможете эффективно использовать свое время, независимо от того, насколько вы организованы. Так что сделайте привычкой спать эти законные семь-восемь часов каждую ночь.
4. Делайте еженедельный обзор последних 7 дней
Научиться делать еженедельные обзоры - это одна из лучших привычек тайм-менеджмента, которую вам стоит выработать. Еженедельный обзор - это концепция, созданная Дэвидом Алленом, автором классической книги о продуктивности Getting Things Done.
Чтобы начать еженедельный обзор, выполните следующие действия:
- Во-первых, просмотрите свой календарь на прошедшую неделю и на текущую неделю - ищите незавершенные дела, встречи и другие дела, которые требуют дополнительного внимания.
- Во-вторых, проверьте свой почтовый ящик (личный и корпоративный) и добейтесь нуля.
- В-третьих, пересмотрите свои цели на год и составьте план работы над ними на следующей неделе.
Эта практика поможет вам лучше спланировать свое расписание и избежать неприятных сюрпризов.
5. Запланируйте четыре часа реальной работы в день
Знаете ли вы, что менеджеры проектов часто предполагают, что люди будут продуктивно работать менее чем на 100% в день? Это правда! У вас может быть стандартный восьмичасовой рабочий день, но реальность такова, что только половина этого дня может быть высокопродуктивной.
Остальная часть дня будет посвящена встречам, ответам на электронную почту, просмотру Интернета и связанным с этим действиям.
Совет: планируйте самые важные и важные дела на утро, пока не устанете.
6. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (т.е. никакой многозадачности!)
Многозадачность - расточительный способ работы. Вместо этого вы добьетесь большего, если будете выбирать одно занятие за раз. Например, выделите один час утром на работу над предложением для клиента, а затем дайте себе небольшой перерыв.
7. Разделяйте стратегические и «мозговые» задачи
Стратегические задачи высокой ценности - это то, за что компании и клиенты платят: придумывание новых идей для продуктов, способы снижения затрат и другие улучшения. Тем не менее, трудно весь день предлагать творческие идеи.
Когда наступает последний час рабочего дня и вы устали, поработайте над задачами, требующими мозговой смерти, такими как установка обновлений безопасности или выбрасывание старых бумаг.
8. Выполняйте большие проекты, разбивая их на более мелкие задачи
Умение выполнять большие проекты - один из самых важных приемов тайм-менеджмента. Например, если вам поручили организовать корпоративную конференцию через шесть месяцев, усилия могут показаться невыполнимыми.
Начните с написания плана и спросите совета у людей, которые реализовали подобные проекты.
9. Установите не более трех приоритетных задач в день
В начале дня легко составить список дел с десятками пунктов. К сожалению, незапланированные телефонные звонки, просьбы начальства и другие быстро перечеркивают самые лучшие планы.
Вместо этого просто выбирайте три важные задачи в день.
Ресурс: Хотите превратить это занятие в привычку? Используйте Пятиминутный дневник, чтобы сосредоточиться на том, что важно в вашей жизни.
10. Научитесь эффективно делегировать задачи на работе
Эффективные менеджеры (и успешные специалисты) регулярно делегируют задачи, чтобы лучше сосредоточиться на своей работе. Основные шаги эффективного делегирования: опишите задачу и сроки, объясните это человеку, который будет выполнять задачу, и попросите держать его в курсе.
11. Делегируйте домашние дела, как только сможете себе это позволить
В 20 лет у вас будут трудные годы, когда вы начнете свою карьеру. Когда у вас появятся дополнительные ресурсы, поищите домашние дела, которые вы можете делегировать.
Например, вы можете воспользоваться услугами химчистки, чтобы сохранить свою профессиональную одежду в хорошем состоянии.
12. Пересматривайте прошлое, чтобы стать лучше, а не обвинять
Повторение прошлых ошибок - один из худших способов злоупотребить своим ограниченным временем. Вот почему имеет смысл регулярно пересматривать свои проекты, рабочие результаты и привычки.
Например, если ваш смартфон постоянно разряжается в течение рабочего дня, купите зарядный кабель для офиса. Применение этого улучшения сэкономит вам время и нервы в будущем.
13. Установите сроки для каждой задачи
Ставить себе дедлайны - один из лучших способов оставаться организованным. В конце концов, задача без дедлайна, скорее всего, разочарует вас.
Если ваш начальник ставит вам крайний срок на пятницу, вы можете вместо этого сделать работу в четверг, чтобы у вас было время ее просмотреть.
14. Запланируйте время в пути в своем календаре
Время в пути - это реальность, которой нужно научиться управлять. Например, вы можете понять, что вам требуется 10 минут, чтобы добраться от главного офисного здания до ближайшего клиентского здания.
Это означает, что вы не можете позволить себе планировать встречи подряд и при этом приходить вовремя.
Совет. Планируйте время в пути с учетом наихудшего сценария (например, пробки) - так вы с большей вероятностью прибудете раньше.
15. Внедрите проверенную систему продуктивности, такую как «Как привести дела в порядок»
Вам не нужно самостоятельно придумывать каждый аспект тайм-менеджмента. Вместо этого потратьте время на чтение отличной книги по тайм-менеджменту, например «Getting Things Done» Дэвида Аллена, и воплотите идеи в жизнь.
Совет: каждый месяц выделяйте время для получения новых знаний и повышения эффективности, читая хорошие книги: 11 книг, которые помогут вам вести более продуктивную жизнь.
16. Внесите в свой календарь личный отдых и релаксацию
Если вы нацелены на достижение результатов, легко пренебрегать собой и все время работать. Вот почему в вашем расписании всегда должно быть время для приятных занятий.
Например, вы можете выделить субботний день, чтобы почитать дома хорошую книгу или заняться спортом с друзьями.
17. Делайте перерывы в течение рабочего дня
Сидеть в кресле за рабочим столом весь день вредно для здоровья, согласно Popular Science. Чтобы поддерживать свое здоровье и концентрацию - ключевые факторы для правильного управления временем - делайте перерывы на 5-10 минут каждый час, чтобы прогуляться.
Просто выпейте стакан воды и потянитесь в течение нескольких минут, и ваше тело сотворит чудеса.
Источник: 29 упражнений, которые можно выполнять за рабочим столом (или рядом с ним).
18. Научитесь эффективно говорить нет
Сказать «да» новым обязанностям - отличный способ развить свою карьеру, когда вы только начинаете. Тем не менее, это привычка, с которой вы можете зайти слишком далеко. Если вы умеете угождать людям и не умеете говорить «нет», прочтите книгу Джеймса Альтушера и Клаудии Азула Альтучер «Сила «Нет: потому что одно маленькое слово может принести здоровье, изобилие и счастье».
19. Используйте свои ценности, чтобы принимать решения о своем времени
Понимание себя необходимо для управления своим временем. Например, если ваша главная ценность - семья, вам придется управлять своими рабочими требованиями в соответствии с этой ценностью.
Открыть свои ценности сложно, если вы никогда раньше не задумывались об этом.
20. Быстро признавай ошибки и двигайся дальше
Сокрытие ошибок отнимает время у всех, включая ваше собственное. Вы можете добиться гораздо большего в жизни, если признаете свои ошибки, решите проблему и пойдете дальше.
Большинство менеджеров готовы прощать ошибки, особенно если вы честны и усердно работаете, чтобы предотвратить повторение ошибки.