Вы когда-нибудь чувствовали, что у вас просто не хватает времени? Вы всегда мечетесь от одной обязанности к другой, не имея времени для себя? Вам просто кажется, что вы зря теряете время?
Вы не одиноки.
Согласно опросу Gallup, 61 процент работающих американцев утверждают, что у них нет достаточно времени, чтобы делать то, что они хотят.[1]
Вдобавок ко всему, 68% людей считают, что они недостаточно отдыхают (вероятно, между этими группами населения наблюдается значительное пересечение).[2]
Но действительно ли это результат перегруженности обязанностями? Или это просто результат плохого тайм-менеджмента?
В этой статье мы рассмотрим все способы, которыми вы тратите время впустую, и как прекратить это делать прямо сейчас.
Компенсация потраченного времени
Скорее всего, вы склонялись к первому варианту - в конце концов, занятость стала своего рода символом статуса в Соединенных Штатах.
Но если есть даже шанс, что вы тратите время впустую, не осознавая этого, вы можете обременять себя гораздо большим количеством часов работы, чем необходимо ежедневно.
Соответственно, вы должны ради себя и окружающих вас людей обратить внимание на привычки тратить время, о которых вы даже не подозревали, и начать применять решения для их исправления.
Вы можете быть эффективным тайм-менеджером, но это не значит, что вы совершенны. Велика вероятность, что по крайней мере некоторые из этих приемов помогут вам перестать тратить время попусту:
1. Отслеживайте свои вредные привычки электронной почты
Вероятно, вы тратите время на электронную почту, даже не осознавая этого, будь то слишком много времени на подготовку ваших сообщений, разрастание цепочек писем до неуправляемых размеров или разрешение непродуктивным контактам мешать вашему дню.
Мы тратим 6,3 часа в день на проверку электронной почты, поэтому почти наверняка большая часть потраченного впустую времени происходит в вашем почтовом ящике.[3] Единственный способ сказать это наверняка - использовать аналитическое приложение, такое как EmailAnalytics, чтобы проанализировать свои привычки электронной почты и определить, где вы тратите больше всего времени.
Как только вы осознаете свои проблемные области, придумайте план их решения. Например, вы можете начать меньше тем для обсуждения или установить для себя 10-минутный лимит на создание нового электронного письма.
2. Просто скажи нет
Трудно сказать «нет» чему-либо, будь то новое задание от босса или светская встреча с одним из ваших лучших друзей. К сожалению, каждое ваше «да» - это новый отрезок времени, который вам придется потратить на то, что может принести или не принести вам пользу в долгосрочной перспективе.
Сказать «нет» может высвободить часы вашего времени с каждым случаем, и пока вы вежливы и уважительны, скорее всего, не будет никаких последствий. В качестве дополнительного бонуса, говоря «нет», вы можете меньше идти на уступки и, возможно, вызывать больше уважения у своего босса и товарищей по команде.
3. Принимайте решения быстрее
Вы проводите в состоянии нерешительности больше времени, чем думаете. У вас могут возникнуть внутренние споры о том, начинать ли этот проект сейчас, в 16:00, или просто подождать, чтобы начать его завтра утром.
Вы можете не выполнять задачу, потому что знаете, что можете делегировать ее в будущем.
В любом случае, каждая минута, которую вы тратите на размышления о своем решении, потенциально может быть потрачена впустую, при условии, что нет новой информации для рассмотрения. Стремитесь принимать решения быстрее, и вы немедленно сократите эту трату времени в своей жизни.
4. Установите ограничения и придерживайтесь их
Как часто вы просматриваете свои ленты в социальных сетях в течение дня или обнаруживаете, что блуждаете по той мобильной игре, которую скачали?
Скорее всего, вы тратите больше времени на эти намеренно отнимающие время приложения, чем думаете. К счастью, есть способы установить для себя ограничения по времени, чтобы сократить это время до фиксированной разумной цифры.
Если вы используете устройство iOS, вы можете использовать Гид-доступ Apple, чтобы ограничить доступ к другим приложениям на вашем телефоне, или, если вы используете Android, вы можете использовать приложение, такое как AppDetox, чтобы установить осторожные ограничения для определенных приложения, которые вы знаете, чтобы тратить свое время.
5. Делайте много перерывов
В середине рабочего дня естественно думать, что, потратив на работу еще один час, а не на обеденный перерыв, вы повысите продуктивность, но это не обязательно так.
Если вы работаете слишком долго без перерыва, вам будет сложнее сосредоточиться на работе, а это означает, что задача, которая обычно занимает 30 минут, может занять 45 минут или даже больше.
Исследования показывают, что идеальное соотношение работы и перерыва - это работа в течение 52 минут, а затем перерыв в течение 17 минут, но это зависит от типа выполняемой вами работы и, конечно же, от ваших индивидуальных предпочтений.
Суть в том, что вам нужно делать больше перерывов в течение дня, если вы хотите максимально эффективно использовать свое рабочее время; в противном случае вы будете тратить энергию впустую.
6. Превратите жалобу в действие
Все время от времени жалуются, будь то сеанс катарсиса или попытка получить социальную поддержку для решения общей проблемы.
К сожалению, жаловаться - плохой способ тратить время; жалобы, как правило, не заставят вас чувствовать себя лучше и ничего не сделают, чтобы изменить ситуацию, которая вас расстроила. Вместо того, чтобы жаловаться, создайте действие.
Например, если вы злитесь из-за того, что застряли в пробке, сделайте себе пометку выйти завтра на работу пораньше. Если гастроном ошибся с вашим заказом, в следующий раз попробуйте другой гастроном. Если ваше приложение не работает, временно переключитесь на другую задачу.
7. Отключить отвлекающие уведомления
Отвлекающие факторы могут показаться пустой тратой нескольких секунд вашего времени, но исследования показывают, что для полного восстановления концентрации внимания после отвлечения требуется более 23 минут.[4]
Уведомления от таких вещей, как электронная почта и платформы мгновенных сообщений, независимо от их предполагаемой цели, почти наверняка отвлекут вас от любой задачи, на которой вы сосредоточены.
Рассмотрите возможность их отключения; вы можете быть в автономном режиме в течение нескольких часов, но вы сделаете гораздо больше. В зависимости от культуры вашего рабочего места вам может потребоваться заблаговременно сообщить людям, когда и как долго вы уходите в автономный режим.
8. Увеличьте количество поездок на работу
Если вы не работаете из дома, каждое утро вы тратите время на дорогу на работу.
Средняя продолжительность поездки в Соединенных Штатах составляет примерно 25 минут в одну сторону, что, вероятно, означает, что вы тратите около 5 часов в неделю только на необходимые поездки. Поскольку нет способа избавиться от этого времени, лучший вариант здесь - максимизировать это время.
Поездки на общественном транспорте могут освободить ваши руки и внимание, чтобы вы могли по дороге сосредоточиться на работе (и в то же время сэкономить деньги).
Поездка на работу на велосипеде может избавить вас от похода в спортзал позже. А если вы застряли за рулем, вы можете принять участие в конференц-связи без помощи рук или прослушать аудиокниги, чтобы максимально использовать каждую минуту.
9. Пропустить встречи
Встречи - это отличная возможность для пустой траты времени, потому что в них участвует очень много людей, они часто плохо организованы и занимают значительную часть вашего дня.
В среднем работник проводит треть своего времени на собраниях, и это время часто тратится непродуктивно. Если вы тратите 9 часов в день на работу, это эквивалентно 3 часам в день на совещаниях или 15 часам в неделю.
Представьте, если вы вдвое сократите количество совещаний, которые посещаете, или сократите часовые совещания до 30-минутных, вы мгновенно сэкономите 7,5 часов каждую неделю.
Превратите свои встречи в обновления по электронной почте, чтобы поддерживать поток информации.
10. Сократите свои потери
Люди подвержены заблуждению о невозвратных затратах; это когнитивное искажение, которое заставляет нас неохотно сокращать наши потери в проектах и битвах, в которые мы уже вложили значительные средства.
Например, предположим, что вы потратили 10 часов на работу над новой рекламной стратегией, но она не приносит прибыли выше среднего.
По логике вещей, вам лучше переключиться на новую стратегию, но, поскольку вы уже потратили на нее так много времени, у вас может возникнуть соблазн потратить еще больше, чтобы возместить свои потери.
Узнав, как сократить эти потери и уйти пораньше, вы сэкономите бесчисленное количество часов и тысячи долларов.
11. Делегировать задачи другим
Многие современные профессионалы неохотно делегируют полномочия под предлогом того, что обучение кого-либо выполнению задачи займет больше времени, чем выполнение задачи самостоятельно.
Это может быть правдой, но это краткосрочная стратегия; обучение кого-либо выполнению часто повторяющейся задачи - это инвестиция, которая избавит вас от необходимости выполнять эту задачу снова.
Вы можете потерять время на тренировке сегодня, но вы сможете избежать потери времени на неопределенный срок в будущем. Не бойтесь делегировать свои низкоприоритетные задачи, если это означает, что вы можете потратить больше времени на то, что у вас получается лучше всего.
12. Делайте одно дело за раз
Доказано, что многозадачность вредит вашей производительности в каждой задаче, которую вы пытаетесь координировать; другими словами, выполнение одной задачи за раз оказывается более эффективным вариантом.
Может показаться, что управление двумя отдельными окнами одновременно является наиболее продуктивным занятием, но это создает чрезмерную нагрузку на ваш мозг и, вероятно, снижает качество вашей работы в обеих областях.
Вместо этого сосредоточьтесь только на одной задаче за раз; вы сделаете меньше ошибок и, вероятно, в конечном итоге справитесь с обеими задачами быстрее.
13. Наведите порядок в своем пространстве
Управляете ли вы физическим рабочим пространством или все ваши важные файлы хранятся в цифровом виде, организация имеет значение.
Если каждый раз, когда вам нужно отследить какую-то информацию, вам требуется лишние 5 минут, вы не сможете много сделать в течение дня.
Потратив час на систематическую реорганизацию рабочего пространства, вы сэкономите больше часа времени в долгосрочной перспективе. И, если вы все еще работаете с бумажными системами хранения документов, подумайте о переходе на облачную программу; трудно превзойти эффективность цифрового поиска.
14. Опустите планку
Распространенный совет - «стрелять на Луну», стремясь к высоким целям, чтобы мотивировать себя работать лучше.
Но постоянная борьба за достижение этих высоких целей может привести к обратным результатам.
Вы не только потратите время на задачи, которые не оптимизированы для ваших собственных способностей, вы можете в конечном итоге подорвать свой моральный дух, если не выполните их; в конце концов, настоящий секрет счастья заключается в скромных ожиданиях как для себя, так и для окружающих.
Установка более низких, но более достижимых целей поможет вам более эффективно использовать свое время и позволит вам установить более реалистичные сроки.
15. Следите за фразами
Когда вы утверждаете, что «заняты», вы, вероятно, не думаете обо всех крошечных обязанностях, составляющих ваш день, или обо всех дополнительных задачах, которые вы решаете взять на себя (невольно или по привычке).).
Изменив формулировку, вы сможете привлечь внимание к этим микропожирателям времени. Вместо того, чтобы говорить «Я слишком занят» для данной задачи или возможности, скажите: «Сейчас это не является для меня приоритетом».
Это тонкий психологический прием, который поможет вам понять, где лежат ваши собственные приоритеты, и привлечь внимание к повседневным привычкам и рутине, которые отнимают больше времени, чем вы замечаете.
Вы действительно слишком заняты?
Вы сами устанавливаете свой график.
Верните свое время
Многие из этих стратегий требуют от вас изменить привычку или завести новую, что нелегко, независимо от того, насколько вы привержены решению проблемы траты времени.
К счастью, улучшение вашей осведомленности об этих проблемах - это полдела, и любые шаги, которые вы предпримете для решения этих проблем, окажут ощутимое влияние как на вашу производительность, так и на баланс между работой и личной жизнью.
Если у вас возникли проблемы с началом работы, начните с одного из приведенных выше советов и постарайтесь оптимизировать свой стиль работы, чтобы улучшить его в течение следующей недели.
Нет ничего постыдного в постепенном подходе, и, возможно, в конечном итоге это лучше поможет вам сохранить положительные привычки. Так что прекратите тратить время сегодня; тебе будет намного лучше.