Все слышали термин продуктивность, и люди говорят о ней с точки зрения того, насколько она высока и как ее повысить. Но немногие знают, как измерить производительность или даже о чем именно мы говорим, когда используем термин «производительность».
В простейшем виде формула производительности выглядит следующим образом:
Например, у вас есть два продавца, каждый из которых делает по 10 звонков клиентам в неделю. У первого в среднем 2 продажи в неделю, у второго - 3 продажи в неделю. Подставив числа, мы получим следующие уровни производительности для каждого продавца.
Для продавца номер один выход равен 2 продажам, а ввод - 10 продажам:2 ÷ 10=0,2 или 20%продуктивности. Для второго продавца выходные данные составляют 3 продажи, а входные данные - 10 продаж:3 ÷ 10=0,3 или 30% продуктивности.
Знание того, как измерять и интерпретировать производительность, является бесценным активом для любого менеджера или владельца бизнеса в современном мире. Например, в приведенном выше сценарии дела у продавца №1 явно хуже, чем у продавца №2.
Зная эту информацию, мы теперь можем лучше определить, что делать с продавцом №1.
Некоторые возможные результаты могут заключаться в том, что этому продавцу потребуется больше внутреннего обучения, или он будет сопровождать более продуктивного продавца, чтобы изучить лучшую технику. Возможно, продавец №1 просто не подходит для продаж и лучше бы работал на другой должности.
Как измерить продуктивность с помощью методов управления
Знание того, как измерить производительность, поможет вам точно настроить свой бизнес, минимизируя затраты и максимизируя прибыль:
1. Определите долгосрочные и краткосрочные цели
Хорошее понимание ваших (или вашей компании) целей является ключом к измерению производительности.
Например, если целью вашей компании является максимизация доли рынка, вам нужно измерить продуктивность вашей команды по их способности привлекать новых клиентов, а не обязательно по фактическим продажам.
2. Разбейте цели на более мелкие еженедельные задачи
Ваша долгосрочная цель может состоять в том, чтобы привлечь 1000 новых клиентов в год. Это будет 20 новых клиентов в неделю. Если в вашей команде 5 человек, то каждый из них должен приводить по 4 новых клиента в неделю.
Теперь, когда вы разбили все на части, вы можете отслеживать производительность каждого человека по неделям, просто подставляя числа:
Производительность=количество новых клиентов ÷ количество совершенных продаж
3. Создать систему
Вы когда-нибудь замечали, что всякий раз, когда вы заходите в Макдональдс, машина для приготовления картофеля фри всегда находится слева от вас?
Это потому, что Макдональдс создал систему. Они определили, что самый эффективный способ обустроить кухню - всегда располагать машину для приготовления картофеля фри слева, когда вы входите.
Вы можете сделать то же самое, просто адаптировав его к своему бизнесу.
Допустим, вы знаете, что ваши самые продуктивные продавцы делают больше всего продаж в период с 15:00 до 19:00. Если другие продавцы работают с 9:00 до 16:00, вы потенциально можете повысить производительность с помощью такой простой вещи, как корректировка рабочего дня.
Знание того, как измерять производительность, позволяет вам настраивать, контролировать и точно настраивать системы для максимизации производительности.
4. Оценить, оценить, оценить
Мы уже касались использования этих показателей производительности для оценки и мониторинга ваших сотрудников, но не забывайте оценивать себя, используя те же самые измерения.
Если вы настроили систему для отслеживания и измерения эффективности сотрудников, но по-прежнему не достигаете поставленных целей, возможно, пришло время пересмотреть свой стиль управления. В конце концов, ваш менеджмент - большая часть входной стороны нашего уравнения.
Вы менеджер скорее кнута или пряника? Может быть, вы можете попробовать быть противоположным типом, чтобы увидеть, изменит ли это производительность. Вы управляете своими сотрудниками как группой? Возможно, подход один на один был бы лучшим способом использовать сильные и слабые стороны каждого человека.
Просто помните, что вы и ваш стиль управления напрямую влияете на продуктивность ваших сотрудников.
5. Используйте шкалу оценок
Наличие четких и кратких целей для отдельных сотрудников является важной частью любой попытки повысить производительность труда. После того как вы установили цели или задачи, важно, чтобы ваши сотрудники получали регулярную обратную связь относительно их прогресса.
Использование шкалы оценок - хороший способ обеспечить стандартизированное визуальное представление прогресса. Использование шкалы от 1 до 5 или от 1 до 10 - это хороший способ дать четкую и краткую обратную связь на индивидуальной основе.
Это также хороший способ отслеживать долгосрочный прогресс и рост в областях, которые нуждаются в улучшении.
6. Наймите «Тайных покупателей»
Это особенно полезно в розничной торговле, где обслуживание клиентов имеет решающее значение. Тайный покупатель может оставить отзыв, основанный на том, что может испытать типичный покупатель.
Вы можете нанять своего шопера, или есть фирмы, которые предоставят их вам. Независимо от того, какой маршрут вы выберете, важно, чтобы у тайных покупателей был стандартный контрольный список для их оценки.
Вы можете запросить оценку дружелюбия ваших сотрудников, времени, которое потребовалось, чтобы поприветствовать покупателя, знаний сотрудников о продуктах или услугах и всего остального, что важно для розничной торговли.
7. Формы обратной связи с предложениями
Использование формы обратной связи - отличный способ получить непосредственную информацию от существующих клиентов. При использовании форм обратной связи следует помнить о нескольких вещах.
Во-первых, форма должна быть короткой, максимум 2-3 вопроса с пробелом для любых дополнительных комментариев. Попросив людей заполнить длинную форму с большим количеством вопросов, вы значительно уменьшите количество информации, которую вы получите.
Во-вторых, имейте в виду, что клиенты гораздо чаще отправляют формы обратной связи, когда они недовольны или имеют жалобу, чем когда они довольны.
Вы можете компенсировать эту тенденцию, попросив всех пройти опрос в конце их взаимодействия. Это повысит соответствие требованиям и предоставит вам более широкий спектр клиентского опыта, что поможет вам научиться измерять продуктивность.
8. Отслеживание экономической эффективности
Это отличная метрика, особенно если ваши сотрудники имеют некоторую свободу действий в отношении своих бюджетов. Вы можете отслеживать, сколько тратит каждый человек и как они тратят это на свою продуктивность.
Опять же, это легко подставить в уравнение:Производительность=сумма полученных денег ÷ сумма потраченных денег.
Эта информация очень полезна для прогнозирования расходов и оценки бюджета.
9. Используйте самооценку
Попросить своих сотрудников провести самооценку может быть беспроигрышным для всех. Исследования показали, что, когда сотрудники чувствуют, что они вовлечены в процесс, и к их вкладу относятся серьезно, моральный дух улучшается. И, как мы все знаем, высокий моральный дух сотрудников означает более высокую производительность.
Использование самооценки также является хорошим способом убедиться, что цели сотрудников и работодателей совпадают.
10. Мониторинг тайм-менеджмента
Это убийца продуктивности номер один на рабочем месте. Время, проведенное в Интернете, за играми, проверкой электронной почты и личными звонками, способствует снижению продуктивности[1].
Хитрость заключается в том, чтобы ограничить эти действия, не становясь при этом властным и не влияя на боевой дух. Исследования показали, что большинство людей придерживаются правил, которые они считают справедливыми и применимыми ко всем в равной степени.
Хотя в идеале мы можем подумать, что ни одно из этих действий не должно выполняться в рабочее время, у сотрудников почти наверняка будет другое мнение. С точки зрения производительности лучше иметь политики и правила, которые считаются справедливыми для обеих сторон, поскольку вы учитесь измерять производительность.
11. Анализ привлечения новых клиентов
Все мы слышали фразу о том, что «привлечь нового клиента дороже, чем удержать существующего». И хотя это очень верно, для того, чтобы ваш бизнес продолжал расти, вам нужно будет постоянно добавлять новых клиентов.
Знание того, как измерять продуктивность с помощью привлечения новых клиентов, гарантирует, что ваши маркетинговые средства будут потрачены максимально эффективно. Это еще один показатель, который легко включить в формулу:Производительность=количество новых клиентов ÷ количество денег, потраченных на привлечение этих клиентов
Например, если вы проводите какую-либо рекламную кампанию, вы можете сравнить результаты и соответствующим образом обосновать свои будущие расходы.
Допустим, ваш общий рекламный бюджет составляет 3000 долларов. Вы вложили 2000 долларов в телевизионную рекламу, 700 долларов в рекламу на радио и 300 долларов в печатную рекламу. Когда вы отслеживаете результаты, вы обнаружите, что ваша телевизионная реклама привлекла 50 новых клиентов, ваша радиореклама привлекла 15 новых клиентов, а ваша печатная реклама привлекла 9 новых клиентов.
Подставим эти числа в наше уравнение. Телевидение произвело 50 новых клиентов по цене 2000 долларов (50 ÷ 2000=0,025, или уровень производительности 2,5%). Радиореклама привлекла 15 новых клиентов и стоила 700 долларов (15 ÷ 700=0,022, или коэффициент производительности 2,2%). Печатная реклама привлекла 9 новых клиентов и стоила 300 долларов (9 ÷ 300=0,03, или 3% прибыли от производительности).
Из этого анализа ясно, что вы получите наибольшую отдачу от вашего рекламного доллара, используя печатную рекламу.
12. Используйте отзывы коллег
Это особенно полезно, когда люди работают в командах или группах. Хотя самооценка может быть очень полезной, средний человек, как известно, плохо оценивает свои способности.
Просто спросите в комнате, полной людей, сколько из них считают себя водителем выше среднего, и вы увидите, что 70% раздач поднимутся вверх[2]! Теперь мы точно знаем, что на самом деле около 25% водителей ниже среднего, 25% выше среднего и 50% среднего.
Все эти люди лгут? Нет, у них просто нет точной оценки собственных возможностей.
То же самое и на рабочем месте. Использование обратной связи со сверстниками часто обеспечивает более точную оценку способностей человека, чем самооценка.
13. Поощряйте инновации и не наказывайте за неудачи
Когда дело доходит до производительности, поощрение вклада сотрудников и принятие их идей может стать отличным способом повысить производительность. Просто убедитесь, что любые изменения, которые вы принимаете, приводят к повышению производительности.
Допустим, кто-то приходит к вам с просьбой выделить бюджет на развлечения, чтобы он мог пригласить потенциальных клиентов поиграть в гольф или поужинать. Используя простые показатели производительности, вы можете легко провести анализ рентабельности и либо распространить программу на остальную часть отдела продаж, либо полностью закрыть ее.
В любом случае, вы получили ценные знания и подняли моральный дух, вовлекая сотрудников в процесс принятия решений.
14. Воспользуйтесь внешним оценщиком
Использование внешнего оценщика является вершиной объективных оценок. Фирмы, которые проводят профессиональную оценку, используют высококвалифицированный персонал, который даже специализируется в конкретных отраслях.
Разработают полный анализ уровня продуктивности вашего бизнеса. В итоговом отчете они предложат предложения и рекомендации по повышению производительности.
Несмотря на множество преимуществ профессиональной оценки, их стоимость делает ее непомерно высокой для большинства предприятий.
Заключительные мысли
Это лишь некоторые из вещей, которые вы можете сделать, когда научитесь измерять продуктивность. Некоторые из них могут работать в вашей конкретной ситуации, а некоторые нет.
Самое важное, что нужно помнить при принятии решения о том, как отслеживать продуктивность, - это выбрать метод, соответствующий вашим целям. После того, как вы определились с этим, нужно просто постоянно следить за своим прогрессом, вносить небольшие корректировки и анализировать результаты этих корректировок.
Мир бизнеса быстро меняется, и наличие правильных инструментов для отслеживания и мониторинга вашей продуктивности может дать вам преимущество перед конкурентами.