Независимо от того, чем вы занимаетесь, скорее всего, вы хотя бы некоторое время проводите на встречах. Ваши встречи могут быть большими групповыми встречами, один на один или даже собеседованиями при приеме на работу. Вы можете даже пропустить личный аспект встречи и использовать конференц-связь или использовать Skype. Однако независимо от того, какой тип встречи вы запланировали, эти советы помогут вам улучшить свои навыки назначения встреч.
- Заранее определите повестку дня. Зная, чего вы планируете достичь на совещании, вы можете решить, как долго вы планируете оставаться на этом совещании - при условии, что вы сможете придерживаться своего повестка дня. Может быть трудно заставить других людей не сбиться с пути, но никто на самом деле не хочет тратить весь день на одну встречу. Кроме того, завершение согласованной повестки дня - это действительно единственный способ быть уверенным, когда ваша встреча закончится.
- Предлагайте варианты времени и даты для встреч. Вместо того, чтобы долго ходить туда-сюда по телефону или по электронной почте, выберите два или три подходящих времени встречи. вы и представить их другой половине вашего назначения. Если вы имеете дело с большой группой, почти гарантировано, что по крайней мере один вариант не сработает для кого-то, а наличие нескольких вариантов - гораздо более быстрый способ достичь консенсуса.
- Избегайте причудливых программных приложений. Несмотря на то, что существует очень эффектное программное обеспечение для назначения встреч, старайтесь избегать использования чего-либо необычного. Исключением из этого правила являются вечеринки или очень большие собрания. Как правило, использование этих приложений занимает больше времени, чем оно того стоит - новым пользователям нужно учиться, а посещение сайта для ответа может занять вдвое больше времени, чем ответ на электронное письмо. Однако, когда вы пытаетесь координировать работу больших групп людей, использование приложения может обеспечить центральное расположение, а не отправку огромных пакетов электронных писем.
- Убедитесь, что вам действительно нужна встреча. Множество встреч назначено для таких простых вещей, как передача документа на утверждение. Если этот документ не достаточно краток, чтобы его можно было полностью изучить во время собрания, возможно, было бы целесообразнее оставить его и вернуться позже, чтобы ответить на вопросы и выполнить процесс утверждения. Прежде чем назначать встречу, подумайте, нельзя ли решить этот вопрос быстрее.
- Минимизируйте время в пути. Одной из причин того, что встречи занимают так много времени в наших календарях, является необходимость путешествовать. Нам приходится ездить в офисы клиентов, кофейни или куда угодно, где мы встречаемся. Мы можем свести к минимуму это обязательство, предложив встречаться в наших собственных местах, встречаться на полпути или вообще пропускать личную встречу. Такие опции, как телефонные звонки или видеоконференции, часто могут удовлетворить все требования встречи, ради которой вы собирались ехать через весь город.
- Выделите время как для подготовки, так и для подведения итогов. Назначая встречу, подумайте, что вам может понадобиться для подготовки к ней - просмотреть отчет, подготовить презентацию или погладьте рубашку и запланируйте время для каждого из этих мероприятий до фактической встречи. Также стоит запланировать пятнадцатиминутную подготовительную сессию непосредственно перед встречей для любых последних деталей. То же самое касается и после: у вас могут быть определенные дополнительные задачи, которые нужно решить после вашей встречи. Планирование по крайней мере через несколько минут после встречи гарантирует, что у вас будет время, чтобы убедиться, что ваши записи завершены, и любые дальнейшие действия, по крайней мере, вносятся в ваш календарь (если вы не можете сделать это тогда).
- Разделите личные и деловые встречи. Многие из нас пытаются уместить все встречи вне офиса в один день. Игнорируя проблему того, что произойдет, если хотя бы один опоздает, у вас возникнет проблема с попыткой переключиться между презентацией, которую вы только что сделали клиенту, и снимком, который доктор ждет, чтобы сделать вам. Такое умственное переключение может только затруднить выполнение ваших последующих встреч. Попробуйте назначать личные и деловые встречи на разные дни.
- Обновляйте свои планировщики встреч. Если вы не единственный человек, назначающий встречи, важно держать других в курсе. В противном случае ваша вторая половинка может ожидать вас на семейном ужине, в то время как вы заканчиваете крупный проект. Именно по этой причине мне нравятся общие календари, такие как Календарь Google, но есть способы поделиться практически каждым типом календаря, если вы полагаетесь на свою собственную систему. В планировщики встреч могут входить ваш менеджер, ваша вторая половинка, помощник по административным вопросам (ваш или отдела) и целый ряд других людей.
- Ограничьте количество приглашенных. Возможно, вам не нужно, чтобы вся компания присутствовала для отчета о проделанной работе. Вместо этого решите, кто на самом деле должен присутствовать на вашей встрече - вы всегда можете разослать массовое электронное письмо позже, если люди почувствуют себя обделенными. Я уже сталкивался с ситуациями, когда начальство чувствовало себя обделенным, если вы не приглашали его на каждую назначенную вами встречу. Кажется, лучше всего представить встречу как нечто, что не будет ценным использованием их времени.
- Подтвердите все! Подтвердите, когда и где состоится встреча, что входит в повестку дня и даже как туда добраться. Все, что вам действительно нужно, это короткое электронное письмо за день или два до встречи, в котором излагается назначение, и просьба просто ответить «да», если все правильно.