Как это происходит?
Пока я не начал работать профессиональным организатором, я понятия не имел, что пространства могут быть такими. Конечно, время от времени меня раздражала куча бумаги, но бумага никогда не занимала мое место.
И как это зашло так далеко? Что вызывает такой хаос? Вот несколько возможных ответов
- Бумага поступает со скоростью, превышающей скорость ее обработки.
- Отсутствует система обработки и хранения бумаги.
- Решения о том, что делать с бумагами, откладываются, и бумаги складываются в недифференцированные стопки.
- Человек не выбирает, какие бумаги оставить, а какие выбросить.
- Человек уделяет недостаточно времени управлению бумажным потоком.
Как этот человек мог перевернуть этот бумажный вызов?
- Выделите время для завершения начальной организации (сортировка, очистка и хранение) бумаг в пространстве. Затем запланируйте хотя бы раз в неделю уделять время обработке входящих документов и хранению документов, достойных сохранения.
- Сократите объем поступающей бумаги, сортируя почту по мусорному ведру или мусорному ведру, оставляя только те бумаги, которые требуют действий или хранения. Другими словами, не позволяйте нежелательной почте попасть в ваш домашний офис!
- Сократите объем поступающей бумаги, оставив церковные бюллетени в церкви и избавившись от бумаг и раздаточных материалов, которые вам давали на конференциях, семинарах и встречах с финансовыми планировщиками и страховыми агентами, которые, как вы знаете, вы никогда не получите. ссылка ДО того, как вы войдете в свой офис.
- Сократите объем поступающей бумаги, сократив количество подписок на журналы и журналы до тех, которые фактически читаются от корки до корки каждый месяц.
- Избавляйтесь от ежемесячных журналов и журналов, устанавливая сроки их хранения и перерабатывая или выбрасывая их по истечении этого срока.
- Сократите объем бумаги, став более разборчивым в том, что оставить, а от чего избавиться. Сохраняйте только те документы и публикации, которые необходимы для текущих действий или на которые, скорее всего, будут ссылаться позже. Единственная бумага, которую стоит хранить, это бумага, которую вы будете использовать!
- Настройте файловую систему для хранения бумаги, чтобы к ней можно было легко получить доступ при необходимости.
- На столе держите только те бумаги, которые требуют действия. Эти бумаги можно разделить на действия, которые должны быть выполнены немедленно, и действия, которые могут быть выполнены позже. Те, которые должны произойти немедленно, должны быть наиболее доступными.
- Храните документы и публикации, предназначенные для чтения, вдали от рабочего стола. Поднос на полке, в корзине рядом со стулом, где вы, вероятно, будете читать, или в портфеле, чтобы читать в самолете или в кабинете врача, - хорошие места для бумаг, которые не являются обязательными для чтения. Необязательное чтение означает, что если они не будут прочитаны, не будет никаких существенных последствий, кроме потери пользы от содержащейся в них информации. Чтение не следует смешивать с бумагами, требующими действия.
- Если вы столкнулись с бумагой, которая не требует действий или хранения, и вы не знаете, что с ней делать, поместите ее в лоток или папку, которая не находится на столе. Назовите этот файл «Возможности». Считайте, что это место для бумаг, с которыми вы не знаете, что делать в данный момент. Предоставив этим бумагам собственное местонахождение, они не остановят вас на пути и не превратятся в зародыши недифференцированной стопки на вашем столе. Чем лучше вы будете организованы, тем легче будет понять, что делать с этими бумагами. Тем временем эти загадочные бумаги будут сгруппированы вместе, чтобы они были доступны, но не блокировали прогресс. Периодически просматривайте эти бумаги, когда добавляете новые. Вы обнаружите, что через некоторое время вы будете знать, что с ними делать - скорее всего, выбросите их!