«Умение упрощать означает устранять ненужное, чтобы необходимое могло говорить». - Ханс Хоффман
Наша жизнь разбросана по мелочам. Упрощай, упрощай». - Генри Дэвид Торо
Для современных работников умственного труда любое отвлечение - это потеря продуктивности и здравомыслия. Каждый звонящий телефон, мгновенное сообщение, мигающее напоминание по электронной почте, куча бумаг, беспорядочные стикеры и телефонные сообщения, а также безделушки и заметки, размещенные на стене, - все это замедляет вас, тратит ваше время и энергию и вызывает у вас стресс.
Чтобы достичь спокойной и простой производительности, создайте рабочую среду в стиле дзен
Представьте на минуту, что ваш стол совершенно чист, кроме монитора компьютера, клавиатуры и мыши, почтового ящика и телефона и, возможно, фотографии любимого человека в рамке. Представьте, что стены вокруг вас свободны от визуального беспорядка, за исключением фотографии или картины или двух безмятежных пейзажей природы.
Вы можете сосредоточиться, вы можете выполнять свои задачи и снизить уровень стресса
Это не сложно. Вот как:
- Очистить бумаги Возьмите все бумаги на вашем столе и вокруг него и положите их в папку «Входящие». Если они не подходят, просто сложите их в одну кучу. Теперь просмотрите эту стопку, по одному документу за раз. Не кладите документы обратно в стопку - разберитесь с ними немедленно, а затем переходите к следующему документу, пока не очистите стопку (для некоторых людей это может занять несколько сеансов). С каждым документом у вас есть выбор: 1) Корзина; 2) делегат; 3) Подать файл немедленно, 4) Сделать это немедленно; или 5) Поместите действие в свой список дел, а документ в папку «действие».
- Убрать беспорядок. Теперь уберите как можно больше других вещей на вашем столе. И все это возможно. Безделушки, стикеры и телефонные сообщения (они должны быть отправлены в папку «Входящие» для обработки), большинство ваших фотографий в рамках, папки и т. д.
- Очистить снаряжение Вам не нужно, чтобы ваше офисное снаряжение было на виду. Аккуратно разложите ручки, степлер, скрепки, цифровую камеру и любые другие приспособления в выдвижном ящике. Пока вы этим занимаетесь, вычистите свои ящики и положите туда только самое необходимое. Так легче поддерживать порядок.
- Очистить стены. Уберите со стен каждый клочок бумаги и большую часть произведений искусства. Вы не хотите, чтобы ваше окружение было слишком занятым. Поместите один или два простых произведения искусства на каждую стену.
- Есть почтовый ящикИмейте один почтовый ящик на своем столе, и все входящие документы, заметки, телефонные сообщения и другие документы должны помещаться в этот почтовый ящик. Обрабатывайте его, чтобы опустошить не реже одного раза в день, используя шаги, описанные выше. С этого момента не позволяйте другим бумагам загромождать ваш стол, кроме той, над которой вы работаете.
- Упростите свой компьютер Очистите рабочий стол от значков - это неэффективный способ запуска документов или программ и организации себя, и они просто создают визуальный беспорядок. Удалите все из строки меню, если это возможно. На рабочем столе используйте простую и безмятежную картинку в качестве фона и открывайте только тот документ, над которым вы сейчас работаете. Отключите все уведомления по электронной почте и мгновенным сообщениям и отправляйте электронные письма только 2-3 раза в день. Вам не нужны все прерывания.
- Простая файловая система. Используйте простую алфавитную систему хранения документов с простыми папками. Имейте под рукой множество наклеек и пустых папок, чтобы ничто не мешало вам быстро создать новый файл и подать документ. Не позволяйте вашим файлам накапливаться.
- Редактировать, редактировать, редактировать После того, как вы разобрались с беспорядком, обычно остается то, что вы можете убрать. Измените свое окружение. По каждому рассматриваемому элементу спросите себя: «Действительно ли это нужно иметь в виду?» В большинстве случаев ответ отрицательный. Найдите способ убрать его из поля зрения или избавиться от него. Когда вы прошли через этот процесс, повторите его еще раз - обычно вы все еще можете найти способы убрать что-то с глаз долой.
- Простая мебель. Выбирайте самую простую мебель, однотонное напольное покрытие (однотонное ковровое покрытие от стены до стены или неукрашенный пол с твердой поверхностью), голые окна или простые оконные покрытия, такие как жалюзи, простые полки и лампы, если это необходимо.
- Простые украшения. Откажитесь от безделушек и используйте только одно или два простых украшения, например, несколько цветов в вазе или дзен-сад.