
Миф:Намнужно быть на всех тех встречах и мероприятиях, которые попали в наши календари.
Реальность: Мы можем добиться успеха на работе и быть довольными скромным количеством встреч и мероприятий. Вы говорите что-нибудь из этого?
- Я не был дома в 6 часов вечера уже несколько недель.
- Мы постоянно пытаемся совмещать работу с детьми и семейными обязанностями.
- Мне нужно назначить свидание с супругом, чтобы у нас было время поговорить.
- Если бы у меня было 30 часов в сутках.
- Мои встречи идут подряд весь день.
- Время для себя - ха!
Если вы чувствуете, что забронировано больше мест, вероятно, так оно и есть! Решение для управления вашими встречами!
Во многих местах проводятся длительные встречи. Часто эти встречи длятся в два-три раза дольше, чем нужно. И, вполне возможно, вы нужны лишь часть времени, пока вы находитесь в комнате.
Изучение посещаемости некоторых собраний показывает, что 25% присутствующих там нам необходимо для ведения дел. То есть 75% людей там были не нужны и зря тратили время. На других встречах необходимо присутствие 50/50, а иногда и всем нужно присутствовать.
Если вы чувствуете, что столкнулись с перегрузкой, сделайте шаг назад и критически взгляните на свою роль в них. Если вы хотите изменить нагрузку на встречи, подумайте, может ли какое-либо из следующих предложений освободить вас.
- Вы запрашиваете повестку дня встречи, чтобы быть уверенным, что круг тем соответствует вашему участию?
- Есть ли способы более эффективно проводить собрания?
- Может ли кто-нибудь подвести итог встречи для вас лично или в служебной записке за долю времени, потраченного на встречу?
- Не могли бы вы посетить только ту часть собрания, которая относится к вашей роли и обязанностям?
- Могут ли протоколы или заметки с собрания удовлетворить вашу потребность в информации?
- Совещания способствуют вашему успеху в вашей должности или продвигают вас к следующей должности? Если нет, то пропустите.
- Это приятная группа людей с добрыми намерениями, но тема на самом деле не связана с вашими целями? Если да, то не мешает ли это вашему распорядку дня, а не помогает? (особенно применимо для встреч, не связанных с работой, и комитетов волонтеров/сообществ).
- Что самое худшее может случиться, если вы не придете?
Эксперимент. Думайте как генеральный директор вашей карьеры, которым вы являетесь. Как генеральный директор, всем нужно ваше время, но у вас его очень мало. Джек Уэлч, когда-то глава GE, давал докладчикам 8 минут на изложение своей позиции, а потом прерывал их. Ведущие научились излагать только важные моменты и придерживаться графика. Не могли бы вы донести важные моменты всего за несколько минут? Могли бы вы потребовать от других участников ваших встреч быть краткими и актуальными? Можно ли освещать менее важные темы в автономном режиме, если они вообще должны освещаться?
Очень трудный ответ на приглашение на встречу: «Нет». Итак, попробуйте более мягкие варианты, такие как «Нет, спасибо, что подумали обо мне». «Я бы хотел, но у меня есть другие обязательства». «Я почти уверен, что не смогу внести свой вклад в собрание, потому что у меня нет опыта и времени, чтобы уделить ему должное внимание. Я, однако, думаю, что TJ мог бы помочь вам.”
Настало ваше время, защитите его!
Предыдущие мифы:
- Миф о продуктивности и организации №9. Нам нужно много вещей!
- Миф о продуктивности и организации № 8 - Организация занимает слишком много времени
- Миф о продуктивности и организации № 7. Рабочий кабинет или дом можно привести в порядок за часы или выходные (или 30-минутное телешоу)
- Миф о продуктивности и организации №6. Я могу найти что угодно в своих стопках.
- Миф о продуктивности и организации № 5. Правильный планировщик (инструмент) - это все, что вам нужно
- Миф о продуктивности и организации № 4. Делайте это только один раз
- Миф о продуктивности и организации №3. У меня нет времени расставлять приоритеты
- Миф о продуктивности и организации №2. Невозможно остановить приток клиентов
- Миф о продуктивности и организации №1. Организованным рождаются
Сьюзан Сабо - бесстрашная путешественница, которая организовала свою жизнь так, чтобы месяцами проводить за границей. Она посетила Южную и Центральную Америку, Европу, Азию, «Down Under» и путешествовала по Северной Америке. Сьюзен пишет на productcafe.com, консультируется с профессионалами по вопросам повышения их личной продуктивности и представляет группам мотивирующие программы повышения продуктивности и советы. Самая популярная тема презентации сегодня - «Как подготовиться к сезону напряженной работы».