Отправка электронных писем может стать огромной тратой времени, отвлекая вас от важных задач в течение рабочего дня. Шаблоны сообщений для некоторых распространенных и не очень распространенных ситуаций могут помочь вам сократить лишние минуты, которые вы тратите на переписку по электронной почте. Просмотрите некоторые из этих сценариев шаблонов электронной почты и определите сообщения, на которые вы часто тратите время. Если вам приходилось отправлять письма определенного типа более одного раза, возможно, пришло время создать для него шаблон!
Обновления сети и трансляции
1. Новые маркетинговые объявления
Если у вас или вашей компании много подписчиков в Интернете или список рассылки, то вы понимаете, насколько важно рассылать четкие и безошибочные электронные письма. Когда вы анонсируете новые продукты или услуги, очень важно предоставить вашей аудитории ключевые моменты запуска. Создайте базовый шаблон электронной почты, чтобы вы могли включить минимум необходимого, например:
- Что представляет собой новый продукт или услуга
- Временные рамки (когда будет доступен новый продукт или услуга)
- Почему этот продукт или услуга имеет отношение к вашей аудитории (ценностное предложение)
- Как клиенты могут его получить
- Где клиенты могут найти новую услугу или продукт, если у вас есть стационарное местоположение
- Ваша контактная информация
Unbounce и Constant Contact содержат еще больше советов по созданию привлекательных маркетинговых шаблонов.
2. Просьба представиться
Если кто-то в вашей сети напрямую связан с влиятельным человеком в вашей отрасли, вы можете попросить представить его. Наличие шаблона для таких ситуаций может помочь вам побороть нервы и просто уже попросить о соединении. Вот несколько ключевых моментов, которые следует включить в свое электронное письмо:
- Имя и должность человека, которому вы хотите представиться
- Почему вам нужно это знакомство
- Идеальный способ общения (лично, по телефону или электронной почте)
Вы можете получить дополнительные советы о том, как запросить представление по электронной почте, на сайтах The Muse и Forbes.
3. Предстоящие события
Вы пытаетесь увеличить посещаемость предстоящего дня открытых дверей, конференции или другого мероприятия, связанного с работой? Или, может быть, вы пытаетесь вызвать интерес внутри компании к дополнительному обучению или счастливому часу после смены. Вместо того, чтобы создавать новое электронное письмо с нуля каждый раз, когда что-то появляется, вы можете просто вставить свой запрос в шаблон электронного письма и отправить его соответствующим сторонам. Вот некоторые подробности о событии:
- Свидание
- Время
- Расположение
- Что будет покрыто
- Дополнительные поощрения
- Кто там будет
Вдохновитесь написанием приглашений по электронной почте, ознакомившись с предложениями на Eventbrite и Constant Contact.
4. Запросы в социальных сетях
Большинство людей отправляют эти надоедливые электронные письма с приглашением к общению из социальных сетей в папку со спамом, особенно когда они приходят в рабочий почтовый ящик. Некоторые научились не доверять этим приглашениям в социальных сетях, поскольку они часто автоматически рассылаются всем в адресной книге. Вы можете не остаться незамеченным, отправив персонализированный шаблон запроса прямо из своей электронной почты, чтобы получатель понял, кто вы и почему вы хотите общаться в социальных сетях. Вот некоторые пункты, которые следует включить:
- Откуда вы знаете друг друга
- Взаимные контакты
- Соответствующие общие интересы
- Почему вы хотите подключиться
У CareerRealism есть отличная статья о том, как приглашения в социальных сетях могут увеличить вашу аудиторию.
5. Отслеживание клиентов
Если вы давно ничего не слышали от клиента, вы можете связаться с базой, чтобы узнать, как у него дела. Скорее всего, вы захотите создать шаблон для последующих действий, отправляемых в процессе принятия решения о покупке, и последующих действий после завершения транзакции. Обязательно учитывайте эти моменты:
- Не торопите клиентов и не требуйте обновлений
- Вспомните ваш последний разговор
- Спросите, чем вы можете помочь
Инк. и emedia предлагают отличные советы по созданию отличных электронных писем для клиентов.
Ищу работу
1. Письма с запросами
Не каждая компания публикует в Интернете четкое описание своих текущих вакансий. Иногда лучше связаться с рекрутером напрямую, чтобы узнать больше об их должностях, корпоративной культуре и процессах подачи заявок. Если вы отправляете письма-запросы, чтобы узнать о доступных вакансиях, вот несколько вещей, которые нужно указать:
- Краткое представление о себе и своем профессиональном опыте
- Как вы узнали о компании
- Спросите их процедуры подачи заявок - не просто включите сопроводительное письмо и резюме с предположением, что это все
Вы можете узнать больше об этикете электронной почты с запросом на Business Insider и CareerOneStop.
2. Справочные запросы
Во время поиска работы у вас должно быть не менее трех или четырех рекомендаций, поскольку с ними могут связаться в кратчайшие сроки в процессе рассмотрения заявки. Если вы еще не закрепили свои рекомендации, вам нужно будет обратиться к некоторым бывшим руководителям, коллегам и академическим связям. Вот что нужно указать при запросе ссылки:
- Должность и компания, на которую вы подаете заявку (или общее поле, если вы подаете заявку в несколько мест)
- Новости вашей профессиональной жизни (если вы в последнее время не общались)
- Ссылки на ваше онлайн-портфолио или профессиональный профиль в социальных сетях
The Muse и U. S. News and World Report предлагают дополнительные советы по запросу рекомендаций.
3. Спасибо
После встречи с рекрутером для собеседования важно отправить ему краткое сообщение по электронной почте и поблагодарить за уделенное время. Эти сообщения с благодарностью могут показаться довольно простыми, но они помогают рекрутерам помнить о вас, когда они проводят собеседования с другими потенциальными кандидатами. Вот несколько ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание:
- Ваша оценка их времени
- Ваша контактная информация
- Приглашение рекрутерам задать вам дополнительные вопросы
Business Daily News опубликовал несколько примеров благодарственных писем.
4. Подписка
Прошло две недели с тех пор, как вы подали заявку в компанию. Или, может быть, срок уведомления, который вы получили после интервью, истек. Конечно, вы хотели бы следить и видеть, как продвигается процесс рассмотрения вашей заявки, но вы также не хотите доставлять неудобства рекрутерам. Вот что нужно включить в свое своевременное продолжение, чтобы не было неловко:
- Напоминание о том, кто вы и о вашем последнем взаимодействии
- Просьба подтвердить получение вашей заявки или сроки ответа после собеседования
- Приглашение рекрутерам задать вопросы или запросить дополнительные документы заявки
Узнайте больше о последующих действиях по заявкам, просмотрев этот ресурс U. S. News and World Report.
5. Отклонение предложений
Есть множество причин, по которым вы можете отклонить предложение о работе. Возможно, вы уже устроились на работу в другом месте. Или, может быть, вы не чувствуете себя комфортно, соглашаясь на ставку оплаты или обязанности, связанные с конкретным предложением. Какой бы ни была причина, вы можете иметь под рукой шаблон электронной почты, чтобы отказаться. Вот некоторые аспекты, о которых следует помнить:
- Не сжигайте мосты. Будьте осторожны с тем, что вы говорите, так как вы можете снова искать этого работодателя в будущем.
- Оставьте положительный отзыв и сообщите работодателю, если у вас был положительный опыт во время подачи заявки и прохождения собеседования
Monster и Forbes предлагают отличную тактику отказа от предложения.
Оптимизация профессиональных коммуникаций
1. Запрос разъяснений
Пока вы пытаетесь продумать детали предстоящей задачи или проекта, люди могут легко растеряться. Возможно, вам придется запросить дополнительные разъяснения, прежде чем вы сможете продолжить. Создайте шаблон, отвечающий на эти вопросы:
- Масштаб и размер проекта
- Необходимые ресурсы
- Кто будет вашим основным контактным лицом
SkillsYouNeed опубликовал фантастическое руководство о том, как задавать уточняющие вопросы.
2. Определение общих ресурсов
Если вы станете известны своим опытом на работе, вы можете получать электронные письма от других сотрудников или профессиональных знакомых, которые хотят поинтересоваться ресурсами. Вместо того, чтобы отвечать каждому отдельно, создайте шаблон с этой важной информацией. Обязательно укажите:
- Ваши личные рекомендации
- Ссылки на внутренние и внешние руководства
- Другие сотрудники компании, которые могут служить источником
3. Запрос дополнительных ресурсов
Вы можете начать задание или задание, но обнаружите, что у вас недостаточно ресурсов. Вам нужно будет определить супервайзера или координатора проекта, который может предоставить вам эти ресурсы. Если вам приходится часто отправлять эти запросы, обязательно спросите о:
- Спецификация проекта
- Важные контакты
- Бюджетные ограничения
Подробнее о том, как обратиться к своему работодателю за дополнительной поддержкой в The Glass Hammer.
4. Извиняющиеся исправления
Электронная почта - сложное искусство. На работе вы можете отправлять десятки электронных писем в день, а иногда и пересекаться. Возможно, вам придется внести исправление или сообщить кому-то, что они не являются правильными получателями. Вот несколько удобных шаблонов, которые можно держать под рукой на случай, если что-то пойдет не так.
- Уведомление получателя о необходимости игнорировать предыдущее электронное письмо, которое не было предназначено для него
- Уведомление получателя об исправлении содержания электронного письма
- Извиняюсь за запоздалую переписку по электронной почте
Instructional Solutions предоставляет компаниям дополнительные идеи о том, как извиниться по электронной почте.
5. В отпуске
Если вы собираетесь отсутствовать в офисе, вам необходимо сообщить своим коллегам и клиентам, кто будет их ближайшим доступным контактным лицом. Автоответчики, которые сообщают людям, что вас нет в офисе, редко удивляют, в конце концов, нам всем нужно некоторое время вдали от работы. Вот что нужно указать в автоответчике:
- Временные рамки вашего отпуска
- Не менее двух альтернативных точек контакта
- Обещание ответить после вашего возвращения
Вдохновитесь электронными автоответчиками об отпуске, перечисленными Mashable и BlueLeaf.
Трудные дела
1. Изящный отказ от новых задач
Если у вас слишком много работы, вам, вероятно, придется отказаться от дополнительных обязанностей. Важно делать это своевременно, чтобы у другого человека была возможность найти замену. Можно сказать «нет», не будучи неловким, поспешным или невежливым. Вот основные моменты, на которые следует обратить внимание:
- Поблагодарите их за уверенность в ваших силах
- Скажите им, что у вас нет необходимого времени, опыта или ресурсов для выполнения указанной задачи
- Пожелайте им удачи в поиске другого сотрудника на эту работу
Zenhabits и The Muse дают краткие советы о том, как сказать «нет» без неловкости.
2. Опрос вашего руководителя
Оспаривать решения своего начальника крайне сложно. Однако вы можете сделать это тактично, и может быть незаметно, что вы вообще их допрашиваете! Вот несколько способов снизить напряжение, ставя под сомнение методы или решения вашего руководителя.
- Предоставьте краткое изложение того, что хочет ваш руководитель. Возможно, вы неправильно понимаете их указания, и это даст вашему руководителю возможность внести ясность.
- Если решения противоречат политике компании, упомяните об этом. Обычно лучше прикрыться, чем заниматься потенциально незаконными или несанкционированными задачами.
Monster дает несколько отличных советов, как бросить вызов своему руководителю и не попасть в беду.
3. Подача жалоб
Кадровые службы существуют по многим причинам. Возможно, вам придется подать жалобу на непрофессиональное поведение на рабочем месте, что может быть невероятно сложно сделать. Если вы решили подать жалобу, постарайтесь быть максимально объективной. Изучите свои процедуры подачи жалоб в отдел кадров и помните о следующих факторах:
- Сообщайте только факты. Не строить догадки о происшествии. Сообщите соответствующее время, имена участников и места.
- Сообщите им, если вы уже сообщили своему руководителю об инциденте.
- Будьте вежливы и используйте профессиональный язык. Хотя вы можете быть очень расстроены во время рабочего конфликта, доверие к вам может быть потеряно, если вы используете вульгарные или чрезвычайно эмоциональные выражения.
CBS Money Watch дает несколько мудрых советов о том, когда и когда не обращаться в отдел кадров.
4. Уход с работы
Увольнение с работы может быть неудобным, независимо от обстоятельств. Тем не менее, вы можете захотеть иметь под рукой шаблон заявления об увольнении на тот случай, если вы найдете новую работу, вам нужно будет уйти по личным причинам или просто захотите переоценить свое профессиональное положение. Вот что нужно указать в заявлении об увольнении:
- Ваш предпочитаемый последний день
- Заявление о вашей отставке
- Соответствующие контакты для передачи обязанностей
- Общее «спасибо» коллегам
Посмотрите на примеры писем об увольнении на сайтах Monster и Business Insider.
5. Прощание с сослуживцами и коллегами
После того, как вы отправите заявление об увольнении, вы также можете отправить прощальные уведомления своим коллегам и клиентам. В зависимости от характера вашей работы этим людям может понадобиться знать, что вы больше не будете контактным лицом в компании. Эти прощальные письма должны охватывать:
- Важная контактная информация для тех, кто возьмет на себя ваши обязанности
- Где найти ресурсы, которые вы создали для компании
- Спасибо
- Приглашение к общению через социальные сети (только если стороннее общение разрешено вашим действующим трудовым договором)
CareerBright дает несколько отличных советов, как попрощаться, не разрывая важных профессиональных связей.