С вами когда-нибудь такое случалось? У вас было задание, а срок был еще очень далек. Вы не особо над этим работали, но где-то в глубине души этот настойчивый голос всегда шептал: «Мне нужно выполнить это задание».
Внезапно задание сдается через два дня, а ты еще даже не приступил! Вы паникуете. Вы пролистываете чтение, печатаете с молниеносной скоростью, поглощая достаточно кофеина, чтобы не спать несколько дней. Ваше задание было на столе вашего начальника вовремя.
Ваша стратегия сработала, но остаток дня вам пришлось изо всех сил пытаться держать глаза открытыми, и ваша оценка была не такой уж хорошей. Выполнение задания не заняло много времени. У вас было все время в мире, чтобы поработать над этим, и вы этого не сделали. Эта история слишком распространена.
Откладывать дела на потом, а затем напрягать себя, чтобы успеть сделать все дела, - это то, чем вы, вероятно, все еще занимаетесь сегодня, хотя и в меньшей степени. Из-за этого вы менее эффективны, чем могли бы быть, и тратите больше времени, чем следовало бы, на простые задачи.
Чем больше времени вы уделяете задаче, тем больше времени она займет
Вы когда-нибудь слышали поговорку: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения»? Это высказывание - закон Паркинсона. Ваши задачи подобны воде: если вы нальете чашку воды в миску, вода растечется, покрывая то дополнительное пространство, которое вы ей отвели. Задача, которая могла бы уместиться в один час, если вы позволите, растянется на неделю.
Закон Паркинсона повсюду вокруг вас. Вы можете найти его на работе, дома и в школе среди проектов, домашних дел и зубрежки перед экзаменами. Сомневаюсь, что вам понадобится больше минуты, чтобы найти пример из собственной жизни. К сожалению, закон Паркинсона не работает наоборот. Ваша работа не уменьшится до того времени, которое вы ей выделили.
Люди склонны уделять задачам гораздо больше времени, чем необходимо, давая себе место для прокрастинации и чрезмерного обдумывания. Устранив это дополнительное время, вы сможете сосредоточиться на работе.
Признавая закон Паркинсона, вы не только сможете выполнить большинство своих задач вдвое быстрее и получить больше свободного времени, но и обретете более ясный ум, поскольку вы не будете постоянно перенапрягаться задания, которые нужно сделать на этой неделе.
Теперь, когда вы знаете, что такое закон Паркинсона, пришло время применить эти знания на практике. Вот несколько стратегий, которые помогут вам вернуть время:
1. Назначьте всем своим задачам ограничение по времени
Проблема списков дел в том, что они говорят вам, что делать, но не говорят, когда и как долго выполнять каждое действие. Один из способов исправить это - дать каждой из ваших задач крайний срок и ограничение по времени. Какие задачи требуют больше времени для выполнения: те, которые приближают вас к целям, или те, которые вам поручил начальник?
Держу пари, что это те, которые тебе назначит начальник. Ваш начальник ставит вам сроки. Вы либо завершаете его в установленные сроки, либо начинаете искать новую работу. Большинству людей трудно соблюдать сроки, которые они сами себе устанавливают. Поскольку никто не привлекает их к ответственности, они знают, что их бездействие не повлечет за собой никаких последствий. Если это вы, попросите друга привлечь вас к ответственности или геймифицируйте задачи, устанавливая награды и штрафы.
2. Отслеживайте свое время
Теперь все ваши задачи имеют ограничения по времени, но как узнать, реален ли этот срок? Ответ: отслеживание времени. Тайм-трекеры помогут вам понять, сколько времени у вас занимают определенные действия. Они дают вам представление о том, как вы проводите свое время и сколько времени вы тратите на отвлекающие факторы.
После использования счетчика времени вы получите довольно точную оценку того, сколько времени займет выполнение определенной задачи. Вы даже можете бросить себе вызов и выполнить это задание быстрее, чем в предыдущий день.
«Самый эффективный способ жить разумно - каждое утро составлять план своего дня и каждый вечер проверять полученные результаты». -Алексис Каррел
3. Планируйте свои задачи порциями по 30 минут
Люди обычно планируют свой день по часам. В 9:00 сделай это, в 10:00 сделай то. Но многие задачи не требуют часа. Вы можете легко выполнить их за 15-30 минут. Поэтому вместо того, чтобы уделять каждой задаче час, попробуйте разбить свой день на 30-минутные отрезки.
Используйте данные, полученные в ходе отслеживания времени, чтобы определить, сколько частей требуется для выполнения задачи. Использование техники Помидора дает тот же эффект; Работайте короткими спринтами, уделяя все свое внимание одной задаче в течение 25 минут, затем сделайте 5-минутный перерыв.
4. Разбивка сложных проектов
Некоторые проекты настолько сложны, что вы даже не знаете, с чего начать. Для этих задач очень легко переоценить время, необходимое для их выполнения. На самом деле подобные проекты - это всего лишь группа многих задач. Разбивая проект на отдельные задачи, вы можете установить ограничение по времени для каждой задачи и исходя из этого определить, сколько времени займет весь проект.
Предположим, вы хотите создать блог. Задачи будут заключаться в настройке веб-хостинга, дизайне блога и написании 10 постов. Зная, каковы задачи, и оценивая, сколько времени займет каждая из этих задач, вы можете составить относительно точный график.
“Если бы у меня было шесть часов, чтобы срубить дерево, я бы потратил первые четыре часа на то, чтобы заточить топор.” -Авраам Линкольн
5. Установите время, когда можно перестать работать в течение дня
У тебя много дел. Я понимаю. Обычно это означает, что работа перетекает из офиса в ваш дом. Вам нужно выполнить эту работу сегодня - неважно, делается ли она в офисе или дома. Вы позволяете работе расширяться, чтобы заполнить дополнительное время, которое вы ей уделили.
Вместо этого попробуйте установить крайний срок для офисной работы. Например, весь ваш список дел должен быть выполнен к 17:00. Переговоры запрещены. Вы будете удивлены, насколько быстрее будет выполнена ваша работа. Без этой изнурительной работы вы сможете расслабиться и насладиться остатком дня.
Закон Паркинсона - это наблюдение, основанное на том, как люди используют свое время. Признав этот закон, вы сможете предпринять шаги, чтобы не попасть в его ловушку.