Нельзя отрицать, что собрания всегда были скучными, отнимающими много времени и контрпродуктивными, но так быть не должно. Приложив немного усилий и вклада, вы сможете сделать встречи продуктивными и вдохновляющими для всех участников.
1 Учитывайте сроки
При назначении рутинной встречи проконсультируйтесь с другими, чтобы узнать предпочтительное время встречи, и попытайтесь договориться. Объясните свою мотивацию, когда подсказываете людям их предпочтения;вы спрашиваете, потому что во время совещаний вы хотите, чтобы каждый сотрудник был максимально активен и готов к сотрудничеству
Независимо от того, проводятся ли утренние встречи слишком рано или встречи после обеда заставляют участников чувствовать себя вялыми, сотрудники, которые чувствуют, что их услышали, ответят взаимностью. Высказывание мненийзаставляет людей чувствовать себя более заинтересованными в предстоящих встречах и более ответственными, когда дело доходит до участия в них.
2 Кратко и пусто
Дайте своим слушателям повод для беспокойства, потратив время на объяснение, почему рассматриваемая тема настолько важна, что требует встречи. Получите поток идей участников, отправив маркированную повестку дня как можно раньше.
В дополнение к копии повестки дня собрания также предоставьте пустые места для деталей, которые будут определены во время собрания. (Например, оставьте место для заполнения подтвержденных сроков или назначенных руководителей групп и т. д.). Отображая пустое место, люди поймут, что им следует делать больше, чем просто слушать.
3 Запросить ввод
Простое объяснение вашего желания перекрестного общения и мозгового штурма не поможет; люди сначала должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы сотрудничать. Их готовность будет напрямую зависеть от вашей тактики лидерства.
Если вы хотите, чтобы люди вносили свой вклад, вам нужносодействовать поддерживающему открытому форуму, где единственные виды критики - конструктивные, на которые люди могут опираться.
Выделите часть встречи специально для комментариев, чтобы другие знали, что их голоса приветствуются. В то время как вы внимательно относитесь к временным рамкам, также не забывайте проявлять терпение в своем подходе, дайте людям возможность поднять руку и получить слово.
4 Встряхнись
Если вы хотите, чтобы участники встречи вздремнули, то во что бы то ни стало сохраняйте формулу каждой встречи одинаковой. Однако, если вы хотите, чтобы ваши встречи были немного динамичными, вам нужно добавить изюминку.
Назначьте некоторых участников возглавить определенные темы/части собраний. Начните с короткого вдохновляющего видео, чтобы пробудить творческое мышление. Присвойте каждой встрече определенную тему или назначьте внешних приглашенных докладчиков, чтобы вызвать интерес и понимание. Что бы вы ни делали, изменив обычную рутину, вы будете держать участников в напряжении.
5 Последующие действия и благодарность
Вы не можете ожидать, что все будут в своей игре на каждой встрече, может потребоваться некоторое время для формирования звездных предложений. Попросите участников отправить последующее электронное письмо (до конца дня, конца недели), в котором освещаются любые новые идеи, вдохновленные встречей. Покажите, что вы цените их вклад, используя их ответы в качестве отправной точки для вашей следующей встречи.
Очевидно, что вы должны поблагодарить всех своих сотрудников за их вклад на закрытии собрания, но не поленитесь упомянуть конкретных участников по именам в знак признания их неустанных усилий. Этот тип признания дает стимул активным сотрудникам, одновременно разжигая огонь среди всех остальных в пределах слышимости.
Каким правилам вы следуете, чтобы встречи были продуктивными?