Организации создают планы на случай непредвиденных обстоятельств, иногда называемые «Планом Б», чтобы подготовиться к чему-то плохому, что может повлиять на способность организации функционировать. Разработка эффективного плана действий на случай непредвиденных обстоятельств важна для любой организации. Многие вещи могут подвергнуть организацию риску, от технической катастрофы (например, утечка данных) до естественной (например, наводнения). Написание планов действий в чрезвычайных ситуациях подготавливает организацию к таким возможностям.
Шаги
Образцы планов действий в чрезвычайных ситуациях
Образец плана действий в чрезвычайных ситуациях при пожаре
Образец плана действий в чрезвычайных ситуациях при угрозе
Пример плана действий в чрезвычайных ситуациях для восстановления данных
Часть 1 из 3: Оценка рисков
Шаг 1. Приготовьтесь написать свой план действий в чрезвычайных ситуациях
Ключевая цель должна заключаться в том, чтобы убедиться, что вы можете поддерживать работу своей организации в случае возникновения катастрофы.
- Хорошая идея - иметь официальную политику, в которой прописана необходимость в плане действий на случай непредвиденных обстоятельств.
- План должен быть в целом простым. Язык и направления в нем должны быть понятны будущей аудитории. Никогда не знаешь, кому придется это реализовать.
- Определите конкретный триггер, который потребует от вас использования вашего плана действий в чрезвычайных ситуациях. Определите, как вы будете оценивать успех, чтобы вернуться к нормальной работе. Определите все операции, которые имеют решающее значение для продолжения вашего бизнеса.
Шаг 2. Убедитесь, что план отвечает на три ключевых вопроса планов на случай непредвиденных обстоятельств
Убедитесь, что ваш план отвечает на каждый из этих трех вопросов, и это поможет вам ничего не упустить.
- Что могло случиться?
- Что мы будем делать в ответ?
- Что мы можем сделать заранее, чтобы подготовиться?
Шаг 3. Определите риски, которые наиболее вероятны для вашей конкретной организации
Определение потенциальных рисков - один из наиболее важных аспектов плана действий в чрезвычайных ситуациях. Это не будет универсальный процесс. Вам необходимо определить риски, уникальные для организации. Есть много возможных рисков, с которыми может столкнуться бизнес.
- Стихийные бедствия, такие как наводнения, ураганы и засухи, могут потребовать разработки плана действий в чрезвычайных ситуациях. Другие возможные риски включают кризис, несчастный случай на рабочем месте, проблемы с персоналом (например, смерть руководителя или забастовку), потерю данных, неправильное управление и проблемы с продуктом (например, отзыв).
- Вам следует сосредоточиться на таких областях, как управление, коммуникации, финансовые ресурсы, координация, логистические и технические меры.
- Технические катастрофы могут включать в себя те компоненты вашей организации, которые имеют дело с коммуникационной инфраструктурой. Вы захотите рассмотреть потенциальную потерю данных или клиентов.
Шаг 4. Расставьте риски по приоритетам
Ранжируйте риски по вероятности их возникновения. Не все риски одинаковы, и в большинстве планов действий в чрезвычайных ситуациях не учитываются все возможные риски. Вам нужно выяснить, какие из них наиболее вероятны и больше всего повлияют на компанию.
- Сосредоточьтесь на самых важных событиях. Вам следует перечислить каждое отдельное событие, которое может повлиять на работу, но затем ранжировать их от 1 до 10. Каким будет влияние каждое событие? Небольшой пожар, выделенный одной машиной, скорее всего, будет ниже, чем, например, сгорание всего завода.
- Затем составьте рейтинг того, как часто может возникать риск. Например, вы можете получить 10 баллов, если это может происходить раз в месяц, и 1, если это может происходить раз в 100 лет. Затем умножьте эти две оценки на вероятность и влияние, чтобы получить общую оценку.
- Сначала работайте над наивысшими баллами. Придумайте обрезку. Тем не менее, вы можете посмотреть на пункты с низкими баллами и разработать общий процесс. Сферы, которые необходимы для выживания организации, обычно ставятся на первое место, например, поддержание денежного потока, доли рынка и поддержка персонала.
Счет
0 / 0
Часть 2 Викторина
С какими возможными рисками сталкивается бизнес?
Забастовки
Закрывать! Верно, что предприятиям необходимо учитывать кадровые риски, такие как забастовки. Определите уникальные риски вашей организации, изучив такие области, как управление, коммуникации и финансы. Однако, помимо забастовок, необходимо учитывать и другие риски. Нажмите на другой ответ, чтобы найти правильный…
Потеря данных
Попробуйте снова! Потеря данных представляет собой огромный риск для многих предприятий, зависящих от компьютеров. Это может повлиять не только на вашу организацию, но и на ваших клиентов. Тем не менее, существует множество других рисков, с которыми сталкиваются предприятия, которым выгоден план действий в чрезвычайных обстоятельствах. Выберите другой ответ!
Ураганы
Почти! Крупномасштабные ураганы, такие как Катрина, научили нас тому влиянию, которое они могут оказать на регион. Другие риски стихийных бедствий включают наводнения и засуху. Но имейте в виду, что ваш план на случай непредвиденных обстоятельств должен включать и другие риски. Попробуйте снова…
Отзывы о продукте
Не совсем. Отзывы о продукте случаются чаще, чем вы думаете. Другие примеры риска включают несчастные случаи на производстве, неожиданную смерть и бесхозяйственность. Ваш план действий в чрезвычайных обстоятельствах должен учитывать, что должно произойти в случае любого из этих рисков. Нажмите на другой ответ, чтобы найти правильный…
Все вышеперечисленное
Верный! Забастовки, потеря данных, стихийные бедствия и отзыв продукции - все это примеры рисков, с которыми сталкивается организация. Другие примеры включают несчастные случаи на производстве, неожиданные смерти и бесхозяйственность. Оцените каждую область своего бизнеса, чтобы определить уникальные риски. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 2 из 3. Определение сценариев
Шаг 1. Разработайте сценарии для самых высоких рисков
Вам нужно будет разработать реалистичные сценарии для каждого риска, чтобы разработать эффективный план действий в чрезвычайных ситуациях. Конкретно опишите, что может произойти, если возникнет каждый из наиболее приоритетных рисков.
- Вы можете приступить к определению воздействий после тщательной разработки сценариев. Каким может быть окончательное влияние каждого сценария в деталях?
- Вы можете разработать разные градации одного и того же сценария, такие как лучший, наиболее вероятный и наихудший сценарий.
Шаг 2. Создайте график того, как могут разворачиваться сценарии
Определите, кто за что и когда будет отвечать. Не забудьте обновить списки контактов и определить, кто будет отвечать за уведомления.
- Обозначьте временные рамки. Что будет в первый день или первую неделю? Будьте очень конкретны.
- У вас могут быть временные рамки для сценариев, связанных с физическими уязвимостями, уязвимостями организации и уязвимостями учреждения. Например, физическая уязвимость может быть связана с инфраструктурой. Организация может решать, есть ли системы раннего предупреждения или квалифицированные группы реагирования. Институциональная уязвимость может быть связана с наличием финансовых ресурсов или внешних партнеров. Разные люди могут отвечать за разные аспекты.
Шаг 3. Решите, что будет наиболее важным для возобновления работы вашего бизнеса
Изучите эти углы подробно. Обозначьте как возможности, так и уязвимости. Какие возможности есть у организации, чтобы противостоять рискам или снижать их?
- Например, предположим, что потенциальная опасность - наводнение. Потенциальным риском может быть наводнение реки, выходящее за пределы берегов и затрагивающее дома в этом районе. Уязвимость может заключаться в плохой инфраструктуре. Возможности могут заключаться в наличии квалифицированного персонала.
- Проведите честную оценку ресурсов. Какие функции вам придется изменить или сократить из-за ограниченных ресурсов? Проведите анализ влияния на бизнес. Вы хотите определить, какие области необходимы бизнесу для выполнения своей миссии и продолжения работы.
Шаг 4. Найдите способы снизить риск
Обычно недостаточно разработать «План Б», а затем расслабиться и надеяться, что он никогда не осуществится. Оцените, как вы можете немедленно предпринять шаги для снижения рисков. Разработайте превентивные стратегии.
- Учитывайте наличие партнеров. Какие местные ресурсы будут доступны в случае стихийного бедствия? Соседи захотят помочь?
- Лучшие планы на случай непредвиденных обстоятельств помогают компаниям определить области, которые они могут улучшить, чтобы снизить вероятность того, что план будет необходим в первую очередь.
- Вы можете осознать, что вам нужна страховка, например, или вам нужно провести учения в случае стихийных бедствий. Возможно, вы понимаете, что ключевой персонал нуждается в дополнительном обучении. Когда дело доходит до угроз для данных, у вас может быть установлена система резервного копирования. Разработайте план для каждого сценария
Счет
0 / 0
Часть 3 Викторина
Верно или неверно: вы должны обрисовать потенциальные сценарии для каждого из ваших приоритетных рисков.
Правда
Абсолютно! Представьте, что произойдет в лучшем и худшем сценарии. Затем проведите анализ воздействия на бизнес, чтобы определить, какие области важны для выполнения бизнесом своей миссии и продолжения работы. Читайте еще один вопрос викторины.
Ложь
Точно нет! Разыгрывание различных сценариев по ролям помогает определить области вашего бизнеса, которые подвергаются наибольшему риску во время бедствия. Развивайте каждый сценарий дальше, обдумывая превентивные стратегии, такие как установка резервных систем или проведение дополнительного обучения. Выберите другой ответ!
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 3 из 3: Поддерживайте свой план действий в чрезвычайных ситуациях
Шаг 1. Сообщите о плане всем сотрудникам
Вам нужно рассказать ключевым людям в вашей организации об этом месте, прежде чем оно когда-либо понадобится.
- Сообщите людям, какие роли и обязанности они будут выполнять, чтобы не было путаницы, если план необходимо реализовать в чрезвычайной ситуации. Это снизит вероятность паники.
- Обеспечьте людей надлежащим обучением, в котором они будут нуждаться для выполнения своих обязательств, изложенных в плане. При необходимости удерживайте сверла. Внесите корректировки после наблюдения за тренировкой.
Шаг 2. Проверьте свой план на случай непредвиденных обстоятельств
Вы можете сделать тестирование управляемым и экономичным, проведя тестирование в четыре этапа. Если в какой-либо области обнаруживаются недостатки или возникают противоречия с планами действий в чрезвычайных ситуациях других отделов, вы можете отредактировать и повторно протестировать план.
- Проведите обзор старшего персонала. Старшие сотрудники выбирают дату и время, чтобы просмотреть все планы действий в чрезвычайных ситуациях и отметить людей, которые полностью выполнили свое задание.
- Проведите межведомственную проверку. Здесь каждый отдел просматривает планы другого отдела. Это этап, на котором распределяются ресурсы и выявляются конфликты.
- Изучите отказы критических систем. Этот этап тестирования может быть локализован внутри отделов. Тестирование включает моделирование сбоев системы и / или поставщика. Вы можете разыгрывать сценарии по ролям, не отключая при этом важное оборудование или процессы.
- Реальная сделка. Наконец, вы должны полностью протестировать план действий в чрезвычайных ситуациях. Это может включать краткосрочные остановки на ключевых участках в режиме реального времени.
Шаг 3. Сохраните план в легкодоступном месте
Если случится бедствие, вы не хотите, чтобы план сгорел в огне или был унесен наводнением. Вы не хотите, чтобы из-за утечки данных было сложно получить план, когда он вам нужен больше всего.
- Найдите место для плана (или его копии) в другом месте. Тем не менее, вы хотите сохранить его где-нибудь, чтобы вы могли быстро добраться до него, если вам нужно.
- Всегда храните копию плана в другом месте от оригинала. И убедитесь, что более одного человека знают, как получить к нему доступ и имеют на это право.
Шаг 4. Регулярно пересматривайте план
Иногда все меняется. Ваши предположения могут быть устаревшими. Риски могут быть больше, чем раньше.
- Вовлекайте в план и его обновления более одного человека. Например, вы можете захотеть, чтобы новый сотрудник взглянул на это свежим взглядом или провел аудит.
- Подтвердите все предположения, сопоставив их с последними данными или проверив их у третьей стороны. Возможно, в резервной компьютерной системе хранится меньше данных, чем вы предполагали.
Счет
0 / 0
Часть 4 Викторина
Как вы должны поддерживать свой план действий в непредвиденных обстоятельствах?
Надежно запереть его в сейфе.
Неа! Вам следует хранить план в легкодоступном месте. Если у вашей компании несколько местоположений, убедитесь, что на каждом сайте есть копия, а также кто-то, кто знает ее местонахождение. Есть лучший вариант!
Проверьте план, остановив свой бизнес на день.
Ни за что! Чтобы проверить план в реальном времени, рассмотрите возможность краткосрочного останова в ключевых областях. Следуйте плану и отмечайте любые проблемы. Обсудите их позже со своими сотрудниками, чтобы упростить процесс. Есть лучший вариант!
Сообщите план своему руководству.
Не совсем! Вы должны проинформировать всех сотрудников о плане, чтобы все знали, что делать в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Изучите индивидуальные роли и обязанности и проведите регулярные тренинги и учения. Обучение сотрудников теперь снижает вероятность паники в будущем. Нажмите на другой ответ, чтобы найти правильный…
Регулярно пересматривайте и обновляйте план.
Верно! Ваши основные риски, а также лучшие способы их снижения могут измениться. Попробуйте попросить нового сотрудника взглянуть на план свежим взглядом. Кроме того, еще раз ознакомьтесь с имеющимися у вас системами и соглашениями, чтобы убедиться, что они актуальны. Читайте еще один вопрос викторины.
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
подсказки
- Не ставьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств настолько низким, чтобы вы никогда его не реализовали!
- Возможно, вам понадобится несколько планов на случай непредвиденных обстоятельств.
- Начните с создания комитета по планированию на случай непредвиденных обстоятельств и выберите человека, который возглавит этот комитет. Руководитель плана действий в чрезвычайных ситуациях предоставляет навыки, инструменты и базу знаний, чтобы каждый отдел мог написать свой собственный план.
- Еще раз просмотрите план. Второй обзор помогает найти то, что было упущено в первый раз.