Счет-фактура - это уведомление, которое вы отправляете клиентам или клиентам, чтобы уведомить их о том, что причитается оплата за оказанные вами услуги. В счете-фактуре должно быть указано, какие услуги вы оказали, сколько клиент должен и куда он должен отправить ваш платеж. Узнайте, как создать шаблон счета-фактуры, который можно использовать каждый раз при оказании услуги.
Шаги
Образцы счетов-фактур
Образец счета за оказанные услуги
Образец счета-фактуры на уход за газоном
Образец печати счета-фактуры
Часть 1 из 3: Создание заголовка
Шаг 1. Укажите название вашей компании
Эта основная информация о вашей компании должна быть написана профессиональным шрифтом вверху страницы. Если вы используете текстовый редактор, создайте новый документ и выберите «заголовок» в раскрывающемся меню, чтобы создать заголовок; в противном случае просто введите название своей компании и поместите его по центру вверху страницы.
- Если у вас нет названия компании, введите свое имя и фамилию. При желании вы также можете указать свой средний инициал.
- Используйте для заголовка Arial, Times New Roman или другой профессиональный шрифт. Размер шрифта должен быть больше, чем размер, который вы будете использовать для текста счета.
Шаг 2. Укажите свою контактную информацию
Введите адрес, на который вы хотите получать платеж, номер телефона и адрес электронной почты прямо под названием своей компании. Ваша контактная информация должна быть размещена по центру и написана более мелким шрифтом, чем название вашей компании.
- Если вы используете свой личный номер телефона и адрес электронной почты в качестве рабочего номера телефона и адреса электронной почты, укажите их.
-
Чтобы ваша контактная информация выглядела более читаемой, попробуйте ввести ее в несколько строк. Например,
-
Родео-драйв, 2005 г.
-
- Лос-Анджелес, Калифорния 90010
- 555-666-1234
- [email protected]
-
-
Шаг 3. Рассмотрите возможность включения логотипа вашей компании
Если у вас есть логотип, включите его в заголовок слева или справа от названия вашей компании. Если название вашей компании является частью логотипа вашей компании, вы можете использовать логотип вместо своего имени.
- Необязательно включать логотип компании, хотя он может придать вашему счету профессиональный вид.
- Если у вас нет логотипа, но вы хотите его создать, см. Как создать личный логотип.
Часть 2 из 3. Включение информации о получателе и счете-фактуре
Шаг 1. Напишите контактную информацию получателя
Название, адрес и номер телефона компании, которой вы выставляете счет, должны отображаться в левой части счета под заголовком.
- Если вы выставляете счет человеку, а не компании, укажите имя этого человека, а также адрес и номер телефона, которые у вас есть для этого человека.
- Если у вас нет адреса и номера телефона компании или лица, которому вы выставляете счет, укажите вместо этого адрес электронной почты.
Шаг 2. Напишите номер счета и другую информацию о счете
В правой части страницы, напротив контактной информации получателя, укажите детали вашего счета. Напишите в отдельных строках в правой части страницы следующую информацию:
- Номер счета-фактуры. Введите СЧЕТ: затем номер. Поскольку вы отправляете счет, вы можете выбрать наиболее подходящую для вас систему нумерации. Вы можете пронумеровать свои счета-фактуры численно (1, 2, 3, 4) или по дате (например, 2010-10-16 для года, месяца и дня счета-фактуры). Если вы выберете последнее, вы можете добавить «-01» в конце, чтобы различать счета-фактуры, отправленные в один и тот же день. В любом случае убедитесь, что вы нумеруете свои счета в последовательном порядке, чтобы не запутать себя.
- Дата выставления счета. Даже если вы решите пронумеровать счет по дате, вы должны четко указать дату в отдельной строке.
- Срок оплаты счета. Если у вас есть договоренность с компанией, которой вы выставляете счет, о том, когда вы можете рассчитывать на получение оплаты, укажите эту дату в качестве срока оплаты. Если у вас нет соглашения, выясните стандартный период окупаемости в вашей отрасли; в большинстве случаев это от 30 до 45 дней.
Шаг 3. Укажите условия оплаты
Под информацией о счете укажите, будете ли вы принимать наличные, чеки, кредитные карты, PayPal или другую форму оплаты.
- Если вы взимаете плату за просрочку платежа, также быстро обозначьте это, если вы еще не указали это где-то еще, например, в контракте.
- При необходимости укажите свой идентификационный номер налогоплательщика. Законы различаются в зависимости от муниципалитета, поэтому убедитесь, что вы знаете свой местный налоговый кодекс, если собираетесь взимать налог с продаж или какой-либо другой налог на использование, например налог на гостиницу.
Часть 3 из 3: Детализация оказанных услуг
Шаг 1. Составьте диаграмму, чтобы перечислить услуги
Если вы используете программное обеспечение для обработки текстов, создайте таблицу, в которой вы перечислите различные услуги, которые вы оказали для своего клиента, или товары, которые были приобретены у вас, за которые вы запрашиваете оплату. Ваша диаграмма должна содержать следующие компоненты:
-
5 столбцов со следующими заголовками:
- Услуги. Здесь вы указываете выполненную вами задачу, например, редактирование, или приобретенный у вас предмет, например, украшения ручной работы.
- Дата. Напишите дату оказания услуги или покупки товара.
- Количество. Напишите, сколько страниц вы отредактировали, сколько украшений было куплено и т. Д.
- Ставка: укажите ставку, которую вы взимаете за услуги или товары. Если вы оплачиваете почасовую оплату, укажите ставку 00 долларов в час.
- Часы. Если вы оплачиваете почасовую оплату, напишите, сколько часов было потрачено на выполнение услуги.
- Промежуточный итог. Напишите общую сумму, которую вы взимаете за выполненную услугу.
- Одна строка для каждой отдельной услуги, выполняемой для клиента, за которой следует последняя строка, зарезервированная для общей суммы, которую вы взимаете с клиента за все услуги.
Шаг 2. Подсчитайте сумму
Подведите итоговую сумму и добавьте любые налоги с продаж, плату за доставку или другие сборы и рассчитайте общую сумму. Используйте жирный шрифт или выделение, чтобы выделить общую сумму среди остальных чисел.
Шаг 3. Введите дополнительную информацию
Если вы выставляете счет клиенту, который приобрел для вас товары, опишите свою политику возврата. Вы также можете поблагодарить клиента за его бизнес и предложить другие продукты или услуги в нижней части счета. Это последнее, что видят клиенты, поэтому в интересах хороших отношений постарайтесь быть добрыми и благодарными.