Работодатель несет ответственность за точный расчет заработной платы своих сотрудников. Ошибки могут привести к тому, что сотрудники будут удерживать слишком большую или слишком маленькую сумму из своей заработной платы в счет налогов, социального обеспечения, медицинской помощи и других отчислений, что причиняет им неудобства во время уплаты налогов. Просчеты также могут привести к тому, что компания подвергнется проверке и, возможно, столкнется с штрафами со стороны государственных органов, таких как Налоговая служба.
Шаги
Часть 1 из 2: Заполнение форм
Шаг 1. Попросите сотрудников заполнить федеральные и государственные формы удержания налогов
Приступая к новой работе, все сотрудники должны заполнить федеральное свидетельство об удержании удерживаемого пособия, также известное как форма W-4. Название и структура государственной формы будут варьироваться от штата к штату.
- Информация, содержащаяся в сертификатах удержания сотрудников, позволяет компании узнать, сколько федерального подоходного налога и налога штата следует удерживать из заработной платы каждого сотрудника в зависимости от статуса подачи и количества заявленных им льгот. Имейте в виду, что чем больше заявлений об освобождении от уплаты налогов, тем меньше сотрудник удерживал из своей зарплаты. Однако этот сотрудник может быть должен деньги, когда придет время платить налоги.
- Имейте в виду, что вы можете вести бизнес в штате, где нет подоходного налога штата, и в этом случае форма для удержания налога штатом отсутствует. Поскольку государство не требует от людей платить налоги, нет причин, по которым вашим сотрудникам нужно будет заполнять форму удержания.
Шаг 2. Убедитесь, что формы подписаны
Помните, что эти федеральные документы и документы штата недействительны, если они не подписаны.
Шаг 3. Еще раз проверьте математику в формах
Хотя математика в этих формах может быть очень простой (обычно это так же просто, как добавление нескольких единиц), лучше дважды проверить ее, чтобы убедиться, что сотрудник правильно добавил числа.
Часть 2 из 2: Расчет чистой заработной платы
Шаг 1. Определите валовую заработную плату сотрудника
Прежде чем вы сможете начать расчет заработной платы, вы должны знать, каков валовой доход сотрудника. Это определяется умножением количества часов, отработанных в период оплаты, на почасовую ставку. Например, если сотрудник работает 40 часов в период оплаты и зарабатывает 15 долларов в час, вы должны умножить 40 на 15 долларов, чтобы получить зарплату брутто в 600 долларов.
- Не забудьте учесть любые сверхурочные, комиссионные или бонусы, присужденные в течение периода оплаты.
- Периоды оплаты могут быть еженедельными, двухнедельными или ежемесячными. Если период, например, двухнедельный, то штатный сотрудник должен работать около 80 часов.
- Сотрудник с фиксированной заработной платой будет зарабатывать одинаковую сумму независимо от того, сколько часов он работает.
Шаг 2. Получите таблицы подоходного налога на федеральном уровне и уровне штата
В таблицах федерального подоходного налога сумма федерального подоходного налога, подлежащая выплате физическим лицом, представлена в разбивке по заработной плате, льготам и статусу подачи. Налоговая служба публикует текущие налоговые таблицы в Интернете. Таблицы подоходного налога штата можно найти в Интернете, посетив веб-сайт налоговой инспекции штата.
Шаг 3. Применяйте федеральный подоходный налог и налог штата
Вы будете использовать полученные налоговые таблицы, чтобы применить правильную сумму удерживаемого федерального подоходного налога и налога штата.
- Для федеральных налогов вы будете искать сумму удержания, основанную на валовой заработной плате сотрудника, статусе регистрации и количестве заявленных освобождений. Затем вы вычтите эту сумму из общей заработной платы.
- Что касается налогов штата, проконсультируйтесь с веб-сайтом налогового департамента вашего штата, чтобы узнать, какую сумму удерживать.
Шаг 4. Примените ставки налога на социальное обеспечение
Рассчитать сумму налога на социальное обеспечение, подлежащую уплате, легко, поскольку это фиксированный процент от валовой заработной платы сотрудника. Работодатели должны помнить, что они тоже несут ответственность за уплату налогов на социальное обеспечение. Текущая ставка налога на социальное обеспечение для работника составляет 6,2%.
Шаг 5. Вычтите налоги Medicare
Как и налог на социальное обеспечение, налоги на бесплатную медицинскую помощь также представляют собой фиксированный процент от заработка человека. Кроме того, работодатели также несут ответственность за уплату налогов на Medicare. В настоящее время сотрудники Medicare облагаются налогом в размере 1,45%.
Шаг 6. Вычтите другие вычеты
Сотрудники могут иметь добровольные взносы или обязательные вычеты, которые необходимо уменьшить из их валовой заработной платы.
- Примеры добровольных взносов включают взносы 401 (k), программы отсроченной компенсации, длительную нетрудоспособность и гибкие счета расходов.
- Примеры обязательных удержаний включают алименты и алименты.
Шаг 7. Завершите чистую оплату
Сумма, оставшаяся после вычета этих вычетов, будет чистой заработной платой. Вернитесь к своим расчетам и убедитесь, что вы не сделали ошибок.