Есть повседневная метафора, которая сравнивает наш мозг с автомобилем или велосипедом с шестернями. Мне нужно переключить передачу, или моя голова не в том направлении, потому что это указывает на то, что человеческий мозг ради эффективности и концентрации оттачивает поставленную задачу до такой степени, что требуется время, чтобы отвлечь нашу концентрацию от предмета. и перейти к чему-то другому.
Это то, с чем мы сталкиваемся постоянно. Например, когда я работаю над бюджетом и получаю счета и квитанции для уплаты налогов, мне нужно сделать перерыв, чтобы освежиться перед переездом. на работу, такую как написание этой статьи, которая представляет собой другой тип работы - создание данных, а не их обработку - и другой предмет.
In Your Memory: A User’s Guide автор Алан Баддели ссылается на исследование, проведенное голландским психологом Адрианом де Гроотом, в котором память шахматных мастеров сравнивалась с памятью обычных клубных игроков. Мастерами были игроки, которые часто играли с завязанными глазами.
В одном из экспериментов он поставил шахматную доску на позицию, выбранную из игры, позволил своим шахматистам несколько раз взглянуть на доску в течение пяти секунд и после каждого взгляда потребовал от них попытаться воспроизвести позицию на другая доска. Мастера правильно разместили 90% фигур после одного пятиминутного взгляда, в то время как слабые игроки разместили только 40% фигур после одного взгляда, и им потребовалось восемь проблесков, прежде чем они смогли сравняться с начальной производительностью мастеров. Выдержки из вашей памяти: руководство пользователя.
К какому выводу пришли исследования де Гроота, а также ряд других экспериментов? Что превосходные навыки мастера-шахматиста проистекают из его способности видеть доску как организованное целое, а не как набор разрозненных и отдельных фигур.
Какое это имеет отношение к чему-либо? Ваш разум организуется не на мельчайшем уровне, а путем объединения мелких, связанных между собой вещей в связное целое. На мой взгляд, проверка электронной почты, чтение RSS и чтение обычной почты из почтового ящика - все это в конечном итоге сводится к обработке сообщений.
Если вы думаете в группах, работайте в группах
Итак, с помощью случайных наблюдений и личного опыта (уверяю вас, обе высоко ценимые формы научных доказательств) мы установили, что разум «переключает передачи», чтобы отточить конкретную задачу и мыслить в целом. моды, необходимой для его завершения или решения любых проблем, связанных с ним. Мы установили, что затем требуется время, чтобы переключить механизм нашего мозга, чтобы оптимально справляться с другими проблемами. И мы получили законные научные доказательства, чтобы объяснить это и получить некоторое представление о том, почему это происходит.
Естественный, практический вывод состоит в том, что если вы мыслите группами связанных идей, образующих целое, то вы должны действовать таким же образом. Идти против потока человеческого разума только контрпродуктивно, поэтому вместо того, чтобы делать небольшие куски бухгалтерского учета между написанием статей - поскольку это так сложно продолжать делать это за один присест! - мы должны сгруппировать эти связанные бухгалтерские задачи вместе. и справиться с ними за один раз, верно?
Практическое упражнение состоит в том, чтобы попробовать оба способа и измерить с точностью до минуты время, необходимое для завершения бухгалтерского учета и статей с использованием обоих методов. Я могу это гарантировать, если вы перепутаете задачи в течение дня:
- Вы тратите больше времени на выполнение заданий,
- Вы тратите больше времени на переключение между задачами,
- Вы потеряли значительную часть дня.
Каждый раз, когда вы бросаете свои дела, готовите кофе и наслаждаетесь солнцем в течение десяти минут после получасовой бухгалтерии, прежде чем застрянете в статье, вы теряете время. Каждый раз, когда вам приходится продолжать с того места, на котором вы остановились, вы теряете время, выясняя, где вы на самом деле остановились, и возвращаясь к следующим задачам. И в конце дня, когда вы суммируете это, вы можете потерять два часа, потому что ваш стиль планирования задач неэффективен.
Бэддели объясняет в своем разделе, посвященном психической организации, что мозг также классифицирует вещи по вашим установкам, убеждениям и ожиданиям. Это может показаться очевидным фактом, но правда в том, что группы могут быть определены только вами.
Например, я поместил проверку электронной почты, обычную почту и чтение RSS в одну группу ранее в статье - вы можете объединить электронную почту, обычную почту и телефонные звонки в одну группу, поместив RSS с просмотром и исследованием.
Освоение групп
Перечислите все задачи, которые вы выполняете за день, начиная с проверки электронной почты в 8 утра и заканчивая просмотром задачи в 17:00 (или чем бы вы там ни занимались). Все. Затем, используя либо бумагу, либо инструмент для составления карт разума, сгруппируйте все эти задачи так, чтобы они кажутся вам логичными. Очевидно, что нет правильного или неправильного, поскольку все, что говорит вам ваш мозг, - это то, как вы думаете об этих задачах.
Если у вас довольно большие группы или одиночные задачи, ничего страшного. Самые большие группы будут занимать большую часть вашего времени, потому что вы должны решать эти задачи последовательно для максимальной эффективности. Одиночные задания подойдут для разгона любых больших групп, так как особенно сложно переключать передачи с одной действительно огромной области на другую огромную.
Вы также должны выяснить, какие задачи вы выполняете еженедельно или ежемесячно, и сгруппировать их, хотя это может быть сложнее. Делайте это только в том случае, если вы сверхпродуктивны, т. е. из тех людей, которые вносят чтение этого блога в свой список задач.
Когда вы закончите, разбейте их на группы, сохраняя самые сложные и самые большие группы для времени дня, когда у вас больше всего энергии, а группы с относительно низким уровнем вовлеченности - для начала и конца. дня. Например, проверка электронной почты и RSS - довольно простой, но продуктивный способ начать работу, поэтому я ставлю это в начало дня и избавляюсь от него. Это вовлекает меня в офисную рутину, и к тому времени, когда эти задачи выполнены, я просыпаюсь и готов к настоящей работе.
Примеры группировки
Общение - это большое дело, но, к сожалению, его также довольно сложно сгруппировать - у вас могут быть входящие и исходящие телефонные звонки в течение всего дня, электронные письма, которые нужно обрабатывать на лету (избегайте этого любой ценой, если ваша работа это позволяет) и так далее. Однако в мой рабочий день это выглядит примерно так:
- Электронная почта
- RSS
- Обычная почта - счета, банковские выписки
- Обмен мгновенными сообщениями (если вы веб-работник, это как конференц-зал)
Домашние дела, однако, довольно легко понять, и у всех нас есть довольно схожие представления о том, что это влечет за собой.
- Подметание, уборка пылесосом и мытье полов
- Мытье посуды, уборка кухни
- Уборка ванной,
- Прачечная
Я знаю некоторых людей, которые распределяют работу по дому в течение дня и делают перерывы между ними. Мы все это делаем. Но если рассматривать работу по дому как сгруппированный набор задач, может потребоваться час, чтобы сделать то, что обычно занимает у вас двоих.
Ваши группы могут (на самом деле, определенно будут) отличаться - это лишь примеры групп задач, которые я использую для организации своего дня.
Дополнительное пособие
Вместо того, чтобы управлять своим расписанием на микроуровне, предустановленные группы позволяют мне планировать гораздо быстрее. Я могу просто запланировать «Коммуникации» на 8 утра, «Исследования» на 9 утра и «Письмо» на 12. Это, конечно, не причина для использования этой техники планирования, но она дает еще одну причину, чтобы на самом деле это делать.
Согласованное расписание
Выполняйте сгруппированные наборы задач на постоянной основе - для еженедельных групп делайте это в один и тот же день примерно в одно и то же время. Для ежедневных групп выполняйте их примерно в том же порядке. Разработка рутины позволяет вашему мозгу легче переключать эти передачи, потому что он знает, чего ожидать.
Группировка задач - простой, даже тривиальный метод, но после нескольких практических тестов я убедился, что он может сэкономить мне пару часов каждый день - именно то, что мне нужно было найти! Однако, если вам нравится разбивать задачи на более приятные куски и вы не ищете еще несколько часов в сутках, это может просто свести вас с ума, если вы попробуете это.