Счет-фактура - это счет за товары или услуги, которые вы предоставляете клиентам. Счета следует отправлять своевременно, но иногда вам нужно отправить их повторно. Например, вы могли сделать ошибку в исходном счете-фактуре или ваш клиент потерял свою копию. Чтобы повторно выставить счет, внесите необходимые исправления в оригинал и измените номер счета. Если ваш клиент не платит вовремя, отправьте напоминание о платеже. Если вы находитесь за пределами США, проконсультируйтесь с бухгалтером, был ли ваш счет включен в декларацию НДС.
Шаги
Часть 1 из 3: Создание еще одного счета-фактуры
Шаг 1. Определите, какая информация изменилась
Например, кто-то мог увеличить свой заказ или вы ошиблись в исходном счете. Просмотрите каждую часть информации в счете и найдите изменения в любом из следующего:
- информация о клиенте
- Сумма долга
- срок оплаты
- описание предоставляемых товаров или услуг
Шаг 2. Исправьте счет
Зайдите в программное обеспечение для выставления счетов и обновите всю информацию, которую необходимо изменить. Вам следует изменить номер счета-фактуры, чтобы он отражал, что он был изменен. Например, номер счета 12567 будет 12567-R. Поместите слова «Пересмотренный счет-фактура» вверху документа.
- Вам также следует изменить дату счета-фактуры.
- Если ваш клиент просто потерял счет, вам не нужно обновлять информацию или добавлять слова «Пересмотренный счет» вверху. Вместо этого вы просто предоставляете новую копию счета, который не изменился.
Шаг 3. При необходимости продлите срок оплаты
Если вам пришлось изменить счет, чтобы отразить предоставленные дополнительные услуги, продлите срок оплаты. Однако вам не нужно продлевать срок, если ваш клиент просто потерял свою копию.
Шаг 4. Распечатайте счет-фактуру
Вам нужно будет отправить своему клиенту копию исправленного счета-фактуры, поэтому распечатайте его и подготовьтесь к отправке по почте. Многие программы для выставления счетов позволяют отправлять счета по электронной почте, поэтому отправляйте их так, если это удобнее.
Распечатайте копию для своих записей и прикрепите ее к оригиналу счета-фактуры
Часть 2 из 3: Отправка сопроводительного письма со счетом-фактурой
Шаг 1. Отформатируйте стандартное деловое письмо
Вам необходимо приложить небольшое примечание к новому счету-фактуре и объяснить любые изменения. Откройте пустой документ текстового редактора и установите шрифт, подходящий для чтения, например Times New Roman 12 пунктов.
- Если у вашей компании есть фирменный бланк, оставьте место в верхней части страницы для него.
- Если вы отправляете свой счет в формате PDF, вы можете напечатать это сопроводительное письмо по электронной почте.
Шаг 2. Объясните изменения в счете
Из вашего письма должно быть ясно, почему вы отправили счет повторно. Например, вы могли ошибиться при подсчете суммы вашей задолженности. Вы можете написать что-то вроде: «В прилагаемом счете-фактуре отражена исправленная сумма. Прошу прощения за ошибку в исходном счете-фактуре ».
Если изменений не было, напишите примерно следующее: «Я предоставил дополнительную копию счета от 30 мая 2017 г. по вашему запросу»
Шаг 3. Напомните клиенту о сроке оплаты
В вашем счете-фактуре может уже быть указана дата платежа, но рекомендуется повторить дату платежа в письме. Например, вы можете написать: «Напоминаем, что платеж должен быть произведен 1 июля 2017 года».
Шаг 4. Завершите письмо
Напомните клиенту, чтобы он связывался с вами, если у него есть вопросы, что особенно важно, если вы изменили размер задолженности клиента. Поблагодарите их за их бизнес и поставьте «С уважением» и свою подпись.
Часть 3 из 3. Составление напоминания о платеже
Шаг 1. Создайте стандартное деловое письмо
Если вы не получите платеж в установленный срок, подготовьте письмо для отправки клиенту. Некоторые клиенты забывают, когда следует выставить счет, поэтому дружеское напоминание может помочь. Отформатируйте деловое письмо.
Вы также можете отправить напоминание о просрочке платежа по электронной почте, если считаете, что это проще
Шаг 2. Объясните, почему вы пишете
В первом абзаце сообщите клиенту, что его счет просрочен, и вы отправляете это письмо в качестве напоминания об оплате. Например, вы можете написать: «Это письмо является напоминанием о том, что ваша учетная запись у нас просрочена».
Избегайте проявления гнева или нападок на клиента. Ошибки случаются, так что постарайтесь понять
Шаг 3. Определите, какие счета не оплачены
Напишите что-нибудь вроде: «Мы не получили оплату по следующим счетам…». Включите номер счета, срок оплаты и сумму задолженности. Если у клиента просрочена оплата по нескольким счетам, перечислите их в столбцах.
Шаг 4. Перечислите варианты оплаты клиента
Сделайте получение оплаты максимально простым. Напомните клиенту, какие способы оплаты вы принимаете, например, наличные, основные кредитные карты, личный чек и т. Д. Если вы принимаете онлайн-платеж, включите ссылку на веб-сайт.
Шаг 5. Напомните клиенту о ваших штрафах за просрочку платежа
Вы можете взимать штраф за просрочку платежа более чем на 30 дней. Пришло время напомнить клиенту об этих условиях, которые должны побудить его заплатить вам быстро.
- Например, вы можете написать: «Как вы, вероятно, знаете, ваши условия оплаты - 30 дней с даты выставления счета. Если мы не получим платеж к тому времени, будет начислена плата за просрочку в размере 5% ».
- В этом письме не угрожайте подать в суд. Вместо этого сохраните эту угрозу для следующего письма, если клиент по-прежнему отказывается платить.
Шаг 6. Завершите письмо
Поблагодарите клиента за быстрое внимание к этому вопросу и напомните ему, что он ценный клиент. Введите «С уважением», а затем укажите свое имя внизу.
Шаг 7. Отправьте письмо
Приложите письмо с копией неоплаченного счета. Отправьте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы вы знали, когда оно было получено. Не забудьте сохранить копию письма в своем архиве.
Шаг 8. При необходимости напишите дополнительные буквы
Надеюсь, одной буквы хватит. Если нет, вам следует составить дополнительные напоминания об оплате. Ваша способность взыскать задолженность уменьшится, если срок платежа по счету просрочен более чем на 60 дней.