Как и у большинства деловых людей, у политиков не так много времени, чтобы читать письма с жалобами от избирателей или отвечать на них. Ваше письмо или электронное письмо, скорее всего, сначала прочитает помощник, кратко обсудит с политиком, и ответ будет составлен в соответствии с этим обсуждением. Следовательно, вы должны сделать свое письмо очень четким и кратким, чтобы помощник полностью понял вашу жалобу. Следуйте инструкциям в статье, чтобы передать самые важные моменты и забыть о ненужных моментах.
Шаги
Часть 1 из 5: Идентификация получателя
Шаг 1. Сделайте домашнее задание
Убедитесь, что вы пишете правильному человеку. Например, если вы жалуетесь на выбоины на дороге, по которой вы добираетесь до работы, выясните, в чьей юрисдикции находится дорога. Шоссе обычно находится в ведении федерального правительства или штата / провинции, в то время как дороги в пределах города находятся в ведении городского отдела технического обслуживания.
Шаг 2. Направьте жалобу лицу, уполномоченному ее рассматривать
Позвоните в отдел или окружной офис политика. Поговорите с секретарем / помощником и спросите, правильный ли у вас политик и как написать его / ее имя. Не думайте, что знаете. И не стесняйся. Скорее всего, вы все равно не будете переписываться с секретарем и хотите, чтобы все было правильно, верно?
Например: ваше имя - Аарон или Эрин? Это фамилия пишется Маккензи или Маккензи? Какое у них название? Это мисс, миссис, мисс, мистер или доктор (некоторые люди, не являющиеся врачами, получили право использовать это звание, получив докторскую степень в университете)? Есть ли другой титул, который использует политик, например, министр финансов или помощник директора по планированию сообщества? При необходимости используйте заголовки и убедитесь, что они написаны правильно
Шаг 3. Обращайтесь к получателю с уважением
Он / она с большей готовностью поможет вам, если вы будете вежливы. «Дорогая мисс Джонс» уместно, а не «Уважаемый сэр / мадам», что показывает, что вы вообще не заботились о том, чтобы узнать их имя.
Часть 2 из 5: Составление первого абзаца
Шаг 1. Скажите им, что вы хотите им сказать
Достаточно одного или двух коротких предложений.
Шаг 2. Говорите прямо
Помните, что у него / нее нет времени читать ваше письмо, поэтому как можно скорее сообщите о своей цели.
Например: «Ямы на дороге от 22-й авеню и 6-й улицы до торгового центра Piccadilly Mall привели к повреждению многих транспортных средств. Как провинциальный министр транспорта, вы знаете, к кому обратиться для решения этой проблемы»
Часть 3 из 5: Составление среднего абзаца
Шаг 1. Объясните свою жалобу
Здесь вы должны объяснить, почему вы жалуетесь. Вы можете использовать несколько предложений для подтверждения своей жалобы.
Например: «Дорожные бригады не смогли завершить техническое обслуживание дороги прошлой зимой из-за серии метелей, которые мы пережили. Следовательно, первоначальные выбоины остались без присмотра, и теперь они выросли до такой степени, что по крайней мере 12 автовладельцев из нашего района разобрались со своими страховыми компаниями, чтобы устранить повреждения, нанесенные их транспортным средствам"
Шаг 2. Переход к следующему абзацу
Напишите предложение в конце среднего абзаца, мягко прося политического деятеля о помощи.
- «Поскольку ваш отдел отвечает за содержание дорог, мы подумали, что лучше сначала связаться с вами».
- ИЛИ «Будем признательны за вашу помощь в решении этой проблемы».
Часть 4 из 5: Составление последнего абзаца
Шаг 1. Требуйте решения и поблагодарите их за сотрудничество
Шаг 2. Будьте прямыми и дайте им временные рамки
Будьте вежливы, но, опять же, прямолинейны. (Каждый, кто читает письмо с жалобой, ценит то, что точно знает, каковы ваши ожидания и насколько срочна ваша жалоба.)
«Не могли бы вы прислать бригаду по ремонту дорог для ремонта выбоин до конца месяца, 30 августа. Мы с нетерпением ждем беззаботной поездки на работу до наступления зимы»
Шаг 3. Поблагодарите их
«Мы ценим вашу помощь», - это все, что вам нужно, чтобы закончить письмо.
Часть 5 из 5: подписание письма
Шаг 1. Оставьте на странице достаточно места для вашей подписи
Вам больше не нужно писать «С уважением» или «Искренне Ваш», потому что большинство людей считают, что это устарело.
Шаг 2. Ниже введите свое полное имя (и титул, если он у вас есть)
Большинство подписей разработано так, чтобы их нельзя было скопировать; поэтому их, вероятно, трудно читать, поэтому необходимо четко обозначить свое имя.
Шаг 3. Распечатайте письмо
Затем в поле, которое вы оставили над напечатанным именем, добавьте свою подпись синими или черными чернилами.
подсказки
- Всегда пишите письма политикам или любым деловым людям. Хотя вы можете прочитать свое собственное письмо, вряд ли получатель сможет выбрать ВСЕ слова. Напечатав жалобу, вы также демонстрируете деловой подход и хотите, чтобы к вашему письму отнеслись серьезно.
- Помните: чем короче предложение, тем лучше его понимают. Большинство начинающих писателей хотят украсить письма любезностями, но в любом деловом письме лучше быть максимально кратким. Когда вы проверяете свое письмо, будьте безжалостны, вырезая слова и / или перефразируя длинные фразы.