Уведомление соискателя о том, что он или она не устроились на работу, важно, но бывает сложно понять, что сказать. При написании письма с отказом важно, чтобы оно было кратким, внимательным и прямым. Кандидат на работу будет разочарован, несмотря ни на что, но хорошо написанное письмо с отказом может смягчить удар и побудить соискателя продолжить поиск работы.
Шаги
Образцы писем и шаблонов отказов
Образец письма об отказе от кандидата
Образец письма об отказе от соискателя
Шаблон письма с отказом
Часть 1 из 2: написание простого письма с отказом
Шаг 1. Используйте фирменный бланк
Если вы работаете в крупной компании, используйте ее фирменный бланк. Если у вас нет фирменного бланка, создайте свой собственный, разместив логотип компании в верхней части документа Word или добавив заголовок с названием компании на нем.
Шаг 2. Постарайтесь, чтобы ваше письмо было коротким
Письма с отказом должны быть короткими и вежливыми. Все письмо не должно быть длиннее одного-двух абзацев. Помните, что кандидат, вероятно, очень хотел что-то услышать, поэтому письмо должно быть как можно более коротким и прямым.
Шаг 3. Обращайтесь к кандидату по имени в приветствии
В приветствии должно быть указано имя кандидата на вакансию. Дважды проверьте, правильно ли вы написали имя кандидата.
Например: «Уважаемая мисс Аткинс» или «Уважаемый мистер ДеВос»
Шаг 4. Поблагодарите кандидата
Будьте любезны и обязательно поблагодарите кандидата за подачу заявки на вакансию. Также поблагодарите кандидата за то, что он нашел время на собеседование на эту должность и за желание присоединиться к вашей компании.
Например, ваши вступительные слова могут выглядеть так: «Спасибо за ваш интерес к должности писателя в ABC, Inc., и за все время, которое вы потратили на процесс подачи заявления и собеседования
Шаг 5. Сразу же заявите о своем решении
Сразу после того, как вы поблагодарите кандидата, вам нужно будет прямо и просто изложить свое решение. Не растягивайте это, просто укажите свое решение сразу после первой строки.
Например, вы можете просто сказать что-то вроде: «К сожалению, в настоящее время мы не будем продвигать ваше приложение»
Шаг 6. Включите что-нибудь поддерживающее
Убедитесь, что вы указали что-то о хороших качествах и / или квалификации кандидата. Сообщите кандидату, что он или она имеет хорошую квалификацию и что ему сложно принять решение из-за всех качественных кандидатов.
Например, вы можете сказать: «Ваш опыт и образование впечатляют, и нам было трудно принять решение из-за множества впечатляющих заявлений, которые мы получили»
Шаг 7. Закончите приветствием и подписью
Завершите письмо краткой благодарностью, вежливым приветствием и подписью. Постарайтесь отправить письмо, как только вы выбрали другого кандидата, так как многие кандидаты будут ждать ответа о вакансии и, возможно, будут откладывать другие заявки, пока ждут.
- Например: «От имени ABC, Inc. я благодарю вас за ваше время и интерес к должности и желаю вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях. С уважением, ваше имя ».
- Вы также можете указать контактный номер или адрес электронной почты, если у заявителя есть вопросы по поводу вашего решения.
Часть 2 из 2: включение дополнительных сведений
Шаг 1. Сделайте комплимент кандидату
Если у вас есть искренний комплимент заявителю, вы можете включить его в письмо с отказом. Это может еще больше воодушевить соискателя на его или ее поиск работы. Только убедитесь, что комплимент искренний.
Например, вы можете добавить что-то вроде: «Вы провели потрясающую презентацию!» Или вы можете сказать что-то вроде: «Я был действительно впечатлен вашим знанием отрасли»
Шаг 2. Расскажите о процессе принятия решения
Кандидату может быть интересно узнать немного больше о процессе принятия решений. Например, если вы получили много заявок, вы можете упомянуть это в письме, чтобы помочь человеку увидеть, сколько человек претендует на вакансию. Если кандидат был одним из ваших лучших вариантов, вы могли бы упомянуть об этом.
Например, вы можете сказать что-нибудь: «Мы получили 56 заявок на эту должность, и все, кто претендовал на эту должность, были хорошо подготовлены». Или: «Вы были одним из наших лучших кандидатов на эту должность»
Шаг 3. Поощряйте кандидата подавать заявки на другие должности
Если кандидат - это тот, кого вы, возможно, захотите нанять на другую должность или в будущем, то вы можете побудить кандидата подать заявку на другую должность в компании.
- Включение этого предложения также отправит положительный сигнал кандидату. Это важно, потому что вы никогда не знаете, может ли кандидат подать заявку снова в будущем или в конечном итоге работать в компании на другой должности.
- Вы также можете сообщить кандидату, если политика вашей компании заключается в хранении резюме в течение определенного времени. Это может облегчить соискателю возможность устроиться на другую работу в компании.
Шаг 4. Предложите области для улучшения
Иногда целесообразно предложить кандидату пройти дополнительное обучение или пройти сертификацию перед повторной подачей заявления. Если кандидат не получил должность из-за отсутствия сертификата или необходимости большего опыта, возможно, будет полезно упомянуть об этом в своем письме. Это может помочь кандидату продвинуться вперед в поиске работы.
При необходимости вы можете сформулировать свое предложение примерно так: «После того, как вы наберетесь опыта в этой области, мы надеемся, что вы повторно подадите заявку в ABC, Inc.»
подсказки
- Не забудьте подписать письмо своим полным именем, включая заголовок.
- Учтите, что ваше письмо должно быть деловым, но не холодным.