В то время как хорошие помощники могут освободить нас от рутинных офисных операций и следить за нашим расписанием, отличные помощники могут выполнять рутинную работу, не связанную с контролем, обычно выполняемую менеджером или руководителем, освобождая нас, чтобы сосредоточиться на задачах более высокого уровня.
СМОТРИ ТАКЖЕ: Четыре эффективных природных средства от стресса
Для тех из нас, кому посчастливилось иметь замечательных помощников, мы знаем, насколько значительно они могут повысить нашу эффективность. Мне посчастливилось иметь двух невероятно замечательных помощников, и хотя каждый из них перешел на более ответственную должность, их вклад остается со мной.
Вклады с высокой отдачей
Следующие четыре пункта представляют собой задачи (или сферы деятельности), которые доверенный помощник может с готовностью взять на себя, немедленно высвобождая ваше время до пары часов в день и значительно улучшая работу вашего офиса - если только это уже не тонко настроенная машина.
- Управляйте своим расписанием. Поощряйте помощника брать на себя ответственность за эффективность вашего расписания. Убедитесь, что он или она понимает приоритеты вашей работы и то, кому можно - и нужно - разрешить отменять запланированный день. Затем позвольте вашему помощнику начать управлять вашими встречами для вас. Встречайтесь с ним или с ней каждое утро и после обеда, чтобы обсудить его в течение нескольких недель, а затем сократите количество встреч до такой частоты, которая будет полезна вам обоим.
- Отфильтруйте и упорядочите свою электронную почту. Действительно. Почему вам нужно решать, какое электронное письмо вы читаете, и почему вы должны постоянно принимать это решение в зависимости от того, когда кто-то его отправляет? Люди отправляют слишком много электронной почты и почти не разбираются в том, как сделать ее более эффективной. Пусть ваш помощник решит, что вам нужно читать и когда. Как вы вдвоем организуете этот процесс, зависит только от вас.
- Делайте заметки по интересующим вас темам на встречах. Если вы эффективно используете своего помощника, он или она уже имеет представление о том, какую информацию вам нужно хорошо выполнять свою работу. Позвольте им помочь вам получить его и поощряйте их сообщать вам о вещах, о которых вы не спрашивали.
- Определить улучшения в работе офиса. Это просто. Или можно усложнить. Если у вас нет другого человека, который является офис-менеджером, ваш помощник сможет порекомендовать - или просто реализовать - улучшения в том, как люди и информация поступают в вашу организацию и выходят из нее. Дайте им ответственность и полномочия для этого.
Потенциально изменяющие правила игры
Остальные четыре элемента содержат элементы, с которыми некоторым менеджерам комфортно, а некоторые элементы очень неудобны для многих. Никто не обещал, что управление будет легким; эти потенциальные изменения игры могут помочь отличному помощнику помочь вам быть намного более эффективным.
- Отвечать на стандартные электронные письма для вас. Многие из них довольно просты. Типичные примеры включают регулярные запросы информации, ответы на электронные письма о расписании и запросы, для которых не требуются ваши знания в предметной области или конкретные решения. В других случаях, позволив вашему помощнику понять, как вы будете реагировать на подобные сообщения, он или она сможет подготовить ответы для вашего просмотра и передачи.
- Посещать за вас собрания, на которых не нужно принимать решения. Если целью собрания является распространение информации, а не принятие решений, ваш помощник может высвободить часть вашего времени для другие вещи, посещая эти встречи и собирая информацию. Затем они могут обобщить его для вашего обзора.
- Демонстрировать потенциал для продвижения. Некоторые действительно отличные помощники очень счастливы в этой роли и не имеют желания переходить на другие должности или брать на себя дополнительную ответственность, даже демонстрируя явные способности для этого. У других есть возможности и стремление к повышенной ответственности. Подумайте о том, чтобы дать им это. В противном случае вы потеряете отличного помощника, а также потенциально хорошего исполнителя для другой работы.
- Выявление потенциальных талантов для вас. Что?! Пусть ваш помощник найдет для вас талант?! Почему нет? Если у помощника есть способности, зачем тратить их впустую? Немногие люди будут знать ваши организационные потребности и управленческую программу так же хорошо, как ваш помощник, и немногие люди так же хорошо подготовлены, чтобы «продать» работу на вас. Означает ли это, что они должны нанимать таланты? Нет. Я не предлагаю делегировать полномочия по найму. Я предлагаю использовать имеющиеся ресурсы для достижения большей эффективности при ограниченном времени и ресурсах.