Мифов о том, как лучше работать с электронной почтой, предостаточно. Некоторые прямо заявлены и вбиты вам в голову, а некоторые являются невысказанными ожиданиями современного корпоративного мира. Чтобы преуспеть в борьбе с большой тратой времени на электронную почту и оставить проблемы с электронной почтой в прошлом, вам нужно признать эти мифы такими, какие они есть, и внедрить систему, которая работает.
Системам нужны хорошие основы, чтобы работать, и когда эффективная система управления электронной почтой дает сбой, обычно это происходит потому, что пользователь не может отделить эти мифы от своего подхода.
1. Хорошая организация - лучший способ быть в курсе электронной почты
Это не так. Превращение электронных писем в действия и архивирование всего остального - лучший способ оставаться в курсе электронной почты. Организация каждого сообщения в отдельную папку может быть удобна по другим причинам, например, для выкапывания бумажного следа для вашего адвоката, когда вам предъявляют иск, но это не удобно для «оставания в курсе» электронной почты. Нет никакой связи между папкой, в которой находится ваше сообщение (если мы не говорим о папке «Входящие»), и вашим уровнем эффективности электронной почты.
2. Вам нужно отвечать на каждое сообщение
Некоторые сообщения просто не требуют ответа. Вы должны отвечать только в том случае, если у вас есть что-то ценное, чтобы добавить к сообщению. Конечно, вы можете почувствовать укол вины, когда привыкнете к этой концепции и перестанете отвечать на каждое получаемое вами сообщение, но если вы хотите вернуть свое время, вам необходимо внести изменения.
Если есть люди, с которыми вы регулярно общаетесь и которые ждут ответа, даже если вам нечего добавить, вам нужно просвещать их, а не поддаваться их требованиям. Самая большая проблема с производительностью электронной почты заключается в том, что люди просто не окажут сопротивления тем, кто не знает, как эффективно использовать электронную почту.
3. Вам нужно отвечать на каждое сообщение, как только вы его получите
Хуже, чем миф номер два, является миф о том, что вы должны отвечать на каждое сообщение, как только вы его получите. Ничего этим не достигается. Из каждого правила всегда есть исключения - если вы работаете в отделе новостей, то ждать информации час - это все равно, что ждать неделю, - но к вам они, вероятно, не относятся. Не ищите оправданий, чтобы отвечать на каждое сообщение каждую минуту дня; просто скажи нет.
Ответы на каждое полученное сообщение - это пустая трата времени. Отвечать на каждое сообщение, как только вы его получили, - это полнейшая безответственность. По иронии судьбы, многие люди делают это, чтобы создать иллюзию продуктивности и ответственности.
4. Электронные письма должны содержать примерно (вставьте число) слова
Подходящая длина электронного письма зависит от того, о чем оно, и от того, насколько получатель уже знает о теме, и сколько ему нужно знать о теме, чтобы действовать по ней. Если это не должно быть больше, чем предложение, никогда не делайте это больше, чем предложение. Если электронное письмо состоит из трех или четырех абзацев, продолжайте писать, пока электронное письмо не будет завершено, но считайте каждое слово и редактируйте как сумасшедший, прежде чем нажать «Отправить».
Часть поддержания хорошей продуктивности работы с электронной почтой заключается в поддержании хорошего почтового этикета; можно назвать это правилом «электронной кармы».
5. Электронная почта - зверь, которого невозможно приручить
Конечно, может быть. Технология никогда не является проблемой; люди, использующие это. Вопрос в том, являетесь ли вы проблемным человеком или это люди, отправляющие вам электронные письма? В любом случае есть решения, которые вы можете реализовать, будь то изменение вашего мышления и способа использования электронной почты или создание препятствий между вами и вашими контактами. Автоответчики - одно из таких препятствий, которое будет информировать тех, кто отправляет вам бесполезные электронные письма.
6. Невозможно выйти из этого надоедливого списка рассылки
Конечно, есть; вопрос лишь в том, насколько далеко вы готовы зайти в этом вопросе. Помните, что спам незаконен, и если это действительно список рассылки, а не просто спам из России, есть способ удалить ваше имя (даже если вам придется напугать их до чертиков с помощью юристов). Это может просто занять некоторое время и энергию. Если это займет у вас больше двух минут, вы должны просто настроить фильтр, чтобы вы никогда не видели сообщения с этого адреса. Если вы ищете больше времени в своем дне, зачем выбирать сложный путь?
7. Расстановка приоритетов - хороший инструмент повышения эффективности работы с электронной почтой
Расстановка приоритетов - хороший инструмент управления задачами. Если вам хочется придать приоритет полученному электронному письму, это хороший знак того, что вам нужно превратить это сообщение в действие. С другой стороны, отправка электронного письма, отмеченного как высокоприоритетное, с использованием функций расстановки приоритетов вашего почтового клиента имеет столь же сомнительный уровень полезности. Мало того, что существует большая вероятность того, что уровень приоритета не будет отображаться в почтовом клиенте получателя, это вопрос хорошего этикета электронной почты, чтобы оставить приоритет данного электронного письма на усмотрение получателя и позволить ему вписать его в контекст сообщения. их день.
Электронная почта никогда не предназначалась для того, чтобы помочь вам общаться в чрезвычайных ситуациях. Если есть чрезвычайная ситуация, которая действительно требует немедленного внимания, возьмите трубку или Skype.