Составив курс «Как отправлять электронные письма важным людям» и поговорив с почти 200 людьми об их привычках использования электронной почты, я заметил несколько общих проблем, с которыми люди сталкиваются при работе с электронной почтой.
Жалоба номер один заключается в том, что люди не получают ответов на электронные письма, которые они рассылают.
Вот несколько утверждений, которые я слышал:
«Я не могу понять, читают ли мои электронные письма или нет. Ненавижу, когда люди не отвечают».
«Я не знаю, читают ли мои электронные письма и когда. Иногда мне кажется, что я выплевываю слова в электронную бездну».
«Я не могу гарантировать, что люди просто выбрасывают мои электронные письма, но если они читают их, то точно не отвечают».
Ну, у меня нет ответов на все вопросы, но у меня есть несколько предложений. Вот пять способов быстрее получать ответы по электронной почте.
1. Пишите короткие электронные письма
Люди любят откладывать. И каждый раз, когда в наш почтовый ящик попадает длинное электронное письмо, это еще один повод прокрастинировать.
Отправить быстрый ответ на длинное электронное письмо сложно, потому что это требует времени на чтение, время на переваривание и время на ответ. Более того, большинство длинных электронных писем включают несколько вопросов или тем, из-за чего читателю может быть сложно определить, что в сообщении важно. Эта путаница часто приводит к еще большей прокрастинации.
С другой стороны, довольно просто отправить краткий ответ на короткое электронное письмо. Неважно, о чем вы говорите, на более короткое электронное письмо всегда придет более быстрый ответ.
Если вам нужны более быстрые ответы, сделайте так, чтобы читателю было легко ответить. Задайте им один вопрос, поговорите на одну тему и будьте кратки.
2. Пишите меньше писем
Если вы постоянно отправляете людям электронные письма, они привыкают видеть ваше сообщение в своем почтовом ящике. В вашем сообщении нет чувства срочности, потому что они знают, что, если они не ответят хорошо, вы скоро отправите другое электронное письмо.
Не пользуйтесь тем, что вы можете написать кому угодно в любое время. Научите людей ценить ваши электронные письма, отправляя их только тогда, когда вы хотите сказать что-то ценное и важное.
3. Запросить ответ
Звучит просто, но часто мы забываем это сделать.
Мы четко объясняем ситуацию в нашем электронном письме - возможно, мы даже предоставляем несколько действий - но мы часто забываем четко попросить ответ.
Как автору письма, следующий шаг всегда кажется нам ясным. Однако для получателя это может быть не так очевидно. В середине напряженного дня - а мы все заняты - нам нужно говорить, что делать, а не гадать. Объясните читателю следующий шаг, любезно попросив о желаемом действии.
4. Начните с дедлайна
Еще одна причина задержки ответов - отсутствие срочности.
Как общество, мы приняли метод использования крайних сроков, чтобы компенсировать нашу склонность откладывать дела на потом. В результате мы часто решаем, какие задачи мы собираемся выполнять, исходя из сроков выполнения тех или иных проектов.
Когда дело доходит до электронной почты, это означает, что вам нужно указать четкий срок, иначе вы рискуете ждать ответа, пока у получателя не появится «свободное время», что бывает редко.
Когда будете писать следующее электронное письмо, попробуйте указать крайний срок в первых двух предложениях сообщения.
Например, “Привет, Марк, Ниже представлен отчет TPS о собрании в эту пятницу. Мне бы хотелось, чтобы вы высказали свое мнение к среде в 13:00.”
Мы привыкли использовать дедлайны. Если вы четко укажете, к какому сроку вам нужен ответ, то, скорее всего, вы получите ответ к этой дате.
5. Пишите только одному человеку за раз
По возможности никогда не отправляйте электронные письма более чем одному человеку одновременно. Даже если вам потребуется несколько дополнительных минут, чтобы отправить электронное письмо каждому по отдельности, благодаря этому вы получите гораздо лучшие ответы.
Причина этого в том, что люди перекладывают ответственность со своих плеч на группу, когда это возможно. в сообщении. В результате, конечно, ничего не делается.
Если вам нужно отправить сообщение группе людей одновременно, постарайтесь назначать задачи конкретным людям в сообщении. В противном случае вы будете ждать, пока таинственный человек не поднимется и не начнет действовать.