Конструктивная обратная связь - одна из самых страшных обязанностей менеджеров, друзей, родителей и учителей, но это не обязательно. Потратив некоторое время на то, чтобы дать обратную связь как можно более конструктивным образом, можно облегчить множество страданий с обеих сторон разговора. Делитесь своими отзывами наилучшим образом и в лучшем возможном месте для достижения максимальных результатов.
Шаги
Метод 1 из 4: создание подходящей среды
Шаг 1. Регулярно давайте обратную связь
Следует регулярно сообщать как положительные, так и отрицательные отзывы. Это предотвращает появление негативной обратной связи, которая может удивить человека, получающего ее. Убедитесь, что у вас больше положительных отзывов, чем отрицательных. Следуйте концепции идеального соотношения похвалы и критики; пять к одному в пользу положительной обратной связи считается идеальным вариантом.
Шаг 2. Запланируйте конференцию с другим человеком
Назначьте время с человеком, на котором у вас обоих будет достаточно возможностей высказать свои опасения. Убедитесь, что это свободное время, когда ни один из вас не должен заканчивать сразу, что может привести к неразрешенной сложной ситуации. Выделите достаточно времени, чтобы было место для мозгового штурма над идеями по улучшению.
Шаг 3. Поделитесь своим мнением лично
С безличными методами и публичной критикой обычно справляются хуже, чем с общением один на один. Личное сообщение того, что может быть неверно истолковано как плохие новости, создает более внимательную атмосферу. Предоставление обратной связи публично или в электронном виде создает слишком много потенциальных проблем и потенциальных возможностей недопонимания.
- Воздержитесь от использования электронной почты для отправки отрицательного отзыва.
- Сообщите человеку, что встреча будет конфиденциальной.
Шаг 4. Обеспечьте обратную связь в незаметной обстановке
Создайте спокойную атмосферу, выбрав спокойное место, где можно дать совет. Выбор места особенно полезен, если есть вероятность обид или вспышек гнева. Однако имейте в виду, что отрицательная обратная связь, скорее всего, приведет к конфронтации другого человека.
Шаг 5. Привести свидетеля
Поскольку отрицательная обратная связь неудобна и редко ценится, возможно, лучше будет иметь в комнате еще одну пару глаз. При отрицательной обратной связи в профессиональной среде иногда рекомендуется избегать встреч представителей разных полов без свидетелей.
Метод 2 из 4: предоставление отрицательной обратной связи
Шаг 1. Получите разрешение на критику
Некоторым такой подход может не понравиться, но спросить другого человека, разрешат ли он отрицательный отзыв, является отличным способом начать диалог. Это снимает потенциальную напряженность, которая может возникнуть, если совет или обратная связь не будут запрошены. Попробуйте использовать подход, подобный приведенным ниже примерам:
- Вы не возражаете, если я предложу несколько указателей?
- Могу я дать вам небольшую критику, которая может вам помочь?
Шаг 2. Задавайте вопросы, которые побуждают к самооценке
До и во время обратной связи задавайте вопросы, чтобы другой человек увидел свои ошибки или недостатки, а вы не упомянули о проблеме. Предложите им найти способы, которыми они могли бы стать лучше, и они могут просто дать себе отрицательный отзыв. Сообщите, что ваша мотивация к обзору - способствовать прогрессу, и они с большей вероятностью воспримут его как возможность для обучения.
- Как вы думаете, где что-то пошло не так?
- Что вы могли сделать, чтобы улучшить результат?
- Было ли решение, которое вы могли бы принять, чтобы помочь?
Шаг 3. Сосредоточьтесь на положительном
Когда положительные моменты встречаются чаще, чем отрицательные, обратная связь с большей вероятностью воспринимается серьезно. Оцените ситуацию, чтобы найти положительные моменты, которые можно сказать в дополнение к отрицательным комментариям, которые вы планируете дать. Не включайте отзывы или комментарии, полученные из других источников. Измените свой подход одним из следующих предложений:
- Конечный продукт был довольно хорош, но была одна небольшая часть, которую нужно было доработать.
- Я ценю все время и усилия, которые вы вложили в это, но нам еще нужно поработать.
- Пока что вы отлично справились, но нам все равно нужно внести несколько изменений, чтобы все было идеально.
Шаг 4. Определите источник проблемы
Обратная связь улучшается, когда вы понимаете мыслительный процесс другого человека. Вы можете верить, что лучше поступать одним способом, но другой человек может иметь совершенно другой подход или точку зрения, которая была успешной в прошлом. Узнайте, что привело их к своим действиям или решениям.
- Как именно вы придумали план, как воплотить это в жизнь?
- Почему вы решили начать работу именно так?
- Были ли у вас ссылки, на которые вы опирались при принятии этого решения?
Шаг 5. Удалите эмоциональный и личный контент
Делайте все как можно более прямолинейным, чтобы критика была принята. Помните, что цель - это результат, поэтому сосредоточьтесь на выявлении проблем и поиске решений. Оставайтесь полностью объективными на протяжении всего взаимодействия или встречи и убедитесь, что отзывы основаны на фактах. Могут существовать смягчающие обстоятельства, которые мешают другому человеку действовать или действовать в обычном порядке.
- По возможности избегайте уничижительных выражений. Это непрофессионально и контрпродуктивно для получения желаемых результатов.
- Не оскорбляйте человека, получившего отзыв. Помните, что обратная связь предназначена для изменения поведения. Сосредоточьте свою критику на действиях и усилиях.
- Избегайте использования периода обратной связи как способа выразить или разгрузить накопившуюся критику. Предоставление регулярных отзывов, как положительных, так и отрицательных, может помочь предотвратить накопление этого запаса.
- Во время разговора оставайтесь профессиональным и беспристрастным.
- Не сравнивайте этого человека с тем, кто, по вашему мнению, работает лучше.
Шаг 6. Отрегулируйте обратную связь в зависимости от уровня опыта другого человека
Смысл обратной связи - улучшить будущие результаты. Исследования показали, что по мере того, как кто-то становится более опытным в чем-либо, он становится более восприимчивым к критике. Умерьте свой негативный отзыв, исходя из его вероятной восприимчивости.
- Новичку: мне нравятся ваши усилия, но я бы хотел, чтобы вы поработали над одним небольшим исправлением.
- Для эксперта: первый шаг в вашем проекте очень нестандартный. Его нужно полностью отремонтировать.
- Приведите примеры работы человека, которым вы довольны, а также области, в которых, по вашему мнению, он не справляется, приспосабливая каждую к своему уровню опыта.
Метод 3 из 4: разрешение ответов и опровержений
Шаг 1. Оцените их точку зрения
Как только вы позволите другому человеку узнать о проблеме, искренне выслушайте его точку зрения, прежде чем снова заговорить. Цените то, что они говорят. Честно впитывайте полученный опыт и их конкретную ситуацию. Пусть они объяснят детали, которые привели к отрицательной обратной связи. Возможно, этому недостатку есть вполне рациональное объяснение.
Шаг 2. Примите обратную связь взамен
После того, как вы изложили проблему и ее последствия, возможно, другой человек поделится с вами своим мнением. Предоставьте человеку возможность высказаться и выслушать его без перерыва. Никто не совершенен, и возможно, вы неправильно истолковали действия или намерения получателя. Позволение другому человеку высказать свое мнение также заставит его почувствовать себя частью конечного результата.
Шаг 3. Заверьте человека, что у него будет возможность стать лучше
Вы не хотите, чтобы отрицательная обратная связь вызвала отрицательные чувства или отрицательные результаты. Отрицательная обратная связь потенциально может заставить другого человека поверить, что его дружба, работа или статус находятся под угрозой. Помогите управлять их реакцией, сведя к минимуму их реакцию. В противном случае они могут отреагировать радикальными мерами, например, поискать новых друзей или новую работу.
Метод 4 из 4: получение положительных результатов из отрицательной обратной связи
Шаг 1. Уточните желаемые результаты отрицательной обратной связи
Предложите способы изменения усилий по отношению к проекту для достижения желаемого результата. Старайтесь не сосредотачиваться на самом человеке, вместо этого сосредоточьтесь на действиях и усилиях, которые привели к нежелательному результату. Разработайте цели и объясните, что вы будете давать рекомендации по их достижению.
Шаг 2. Составьте примеры того, где человек улучшился
После того, как вы оставите отзыв, вы захотите увидеть, были ли приняты меры в соответствии с вашими предложениями. Также могут быть области, в которых другой человек все еще не хватает. Убедитесь, что ожидания точны и поддаются измерению, чтобы не было необходимости в многократных последующих действиях.
Шаг 3. Назначьте следующую встречу для обсуждения прогресса
Поддерживайте контакт так часто, как это необходимо, чтобы убедиться, что человек остается на правильном пути к улучшению своей работы, и не забывайте хвалить их за их улучшенные усилия. Обратная связь может помочь вам укрепить связь с другим человеком. Они могут просто поблагодарить вас за возможность доказать свои способности в будущем.
Эффективное последующее наблюдение может фактически привести к улучшениям, превосходящим желаемые ожидания
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Задокументируйте все консультации сотрудников или студентов, а также все сделанные устные предупреждения.
- Избегайте угроз, но четко определите последствия продолжающейся халатности.
- Избегайте перефразирования прошлых ошибок, если они не повторяются повторно.
- Будьте уверены в своих предложениях и хорошо разбирайтесь в них. Попробуйте воспользоваться личным опытом или, если необходимо, корпоративной политикой.