Как работодатель вы стремитесь нанимать лучших сотрудников для работы с вами. Выяснение того, что один из них потенциально хищает средства, может иметь как личные, так и юридические последствия. Хотя может потребоваться некоторое время, чтобы преодолеть злоупотребление доверием, у вас есть 2 основных способа справиться с ситуацией: вы можете попытаться решить эту проблему самостоятельно или вы можете сообщить об этом в правоохранительные органы и позволить властям разобраться с этим. Независимо от того, какой путь вы выберете, прежде всего вы хотите убедиться, что украденные средства вернутся в вашу корпоративную казну.
Шаги
Метод 1 из 3: решение ситуации изнутри
Шаг 1. При необходимости уведомите страховые компании
Если у вас есть страховой полис, покрывающий убытки из-за краж или растраты сотрудников, позвоните в свою страховую компанию, как только обнаружите кражу, даже если у вас нет подозреваемых. Ваша страховая компания может потребовать конкретную документацию о шагах, которые вы предпринимаете для сбора доказательств и установления личности ответственного.
- Ваша политика обычно требует, чтобы вы подали уведомление о претензии в течение определенного периода времени после обнаружения потери. Если вы будете ждать слишком долго, вы можете потерять возможность подать иск.
- После завершения внутреннего расследования вы, как правило, подаете документ, подтверждающий претензию, в котором указывается сумма убытка и сотрудник или сотрудник, который, по вашему мнению, несет ответственность. Возможно, вам также придется приложить документацию о дисциплинарных взысканиях, примененных к сотруднику.
Шаг 2. Соберите как можно больше информации
Случаи хищения трудно доказать, если доказательства, связывающие кражу с ответственным сотрудником, потеряны или уничтожены. Кроме того, вы не хотите обвинять сотрудника без веских доказательств того, что он несет ответственность.
- Пока вы собираете доказательства и строите свое дело, у подозреваемых сотрудников не должно быть никаких оснований полагать, что они находятся под подозрением. В противном случае они могут начать предпринимать шаги, чтобы замести следы или уничтожить записи, необходимые для подтверждения их действий.
- Если у вас еще нет отдельного подозреваемого, выясните возможные способы кражи денег, чтобы вы могли сузить список сотрудников, имеющих доступ. Если вы беседуете с другими сотрудниками или потенциальными свидетелями, убедитесь, что они соблюдают строгую конфиденциальность.
- Посмотрите на меры безопасности, которые вы можете незаметно принять, чтобы поймать преступника с поличным. Их метод предоставляет доказательства, которые вы можете использовать, чтобы связать их с предыдущими кражами, которые произошли таким же образом.
Шаг 3. Сообщите доску о своих подозрениях
После того, как вы собрали основную информацию о хищении и о человеке, которого вы подозреваете в этом, сообщите другим владельцам или членам совета директоров о хищении, чтобы вы могли принять совместные меры.
- Если человек, которого вы подозреваете в хищении средств, является должностным лицом или членом совета директоров, вам, возможно, придется быть более осторожным. Вы не можете быть уверены, что в схеме нет других участников.
- Соблюдайте строгую конфиденциальность на этом этапе расследования, особенно если вы сузили свои подозрения до конкретных сотрудников. Публичное определение невиновного работодателя как растратчика может привлечь вас к ответственности за клевету.
Шаг 4. Проведите тщательный аудит
Наймите независимого бухгалтера-криминалиста, чтобы он проверил бухгалтерские книги вашей компании или организации. Тщательный отчет покажет, сколько именно денег было потеряно из-за растратчика и как долго продолжается хищение.
Хотя вы, возможно, обнаружили недавнее несоответствие после рутинной проверки, хищение могло оставаться незамеченным гораздо дольше. Попросите бухгалтера просмотреть финансовые отчеты за несколько лет
Шаг 5. При необходимости ограничьте доступ подозреваемого сотрудника к средствам
Возможно, вы захотите переназначить сотрудника, который, по вашему мнению, растрачивает средства, чтобы ограничить масштабы кражи. Как правило, это нужно делать только в том случае, если это можно сделать так, чтобы сотрудник не подозревал, что его поймали.
- Это также может подтвердить ваши подозрения. Если вы лишите сотрудника доступа к средствам и хищение прекратится, это будет косвенным доказательством того, что они были ответственным лицом.
- Например, если вы подозреваете, что ваш офисный помощник берет деньги из мелкой наличности, вы можете разрешить ему работать из дома в течение нескольких дней. Пока они дома, следите за ситуацией с мелкой наличностью и посмотрите, продолжают ли они исчезать.
Шаг 6. Опросите подозреваемого сотрудника
Когда у вас будет достаточно доказательств, чтобы связать кражу с конкретным сотрудником, пригласите его на встречу, чтобы обсудить ситуацию. Дайте им возможность объяснить свою точку зрения и добровольно заявить о себе.
- Даже если вы расстроены из-за сотрудника, постарайтесь сохранять спокойствие и непредубежденность. Представьте свои доказательства сотруднику и дайте ему возможность объяснить.
- Сотрудник может быть смущен и стыдлив, и он будет стремиться скрыть этот вопрос, если он заключит с вами соглашение о возврате денег. Не давайте никаких обещаний сотруднику, не посоветовавшись предварительно с юристом и страховым агентом (если вы подали иск).
- Если сотрудник не признается в хищении добровольно, может потребоваться приостановить их действие (с оплатой или без оплаты, в зависимости от того, что вы сочтете целесообразным), пока вы будете предпринимать дальнейшие действия.
Шаг 7. Сообщите IRS об утечке активов
Сообщение о хищениях в IRS требуется как для некоммерческих организаций, так и для коммерческих корпораций. Хищенная сумма денег считается налогооблагаемым доходом работника.
- Избегайте сообщать о присвоенных суммах в W-2 или 1099-MISC, поскольку эти формы предназначены для сообщения о доходе, который вы добровольно выплачивали сотруднику, получившему этот доход. Вместо этого используйте форму 3949A. Загрузите копию формы на
- Укажите присвоенные средства как убыток в налоговых декларациях вашей компании. Если у вас есть налоговый инспектор, который занимается налоговой декларацией, не забудьте уведомить его о хищении. Сохраните свой аудиторский отчет как доказательство потери.
Метод 2 из 3: Сообщение в правоохранительные органы
Шаг 1. Позвоните в местную полицию или шериф
В большинстве случаев кражи сотрудников расследуются местными правоохранительными органами. Позвоните по номеру службы экстренной помощи или обратитесь в офис лично, чтобы отправить отчет.
- Принесите все имеющиеся у вас доказательства, как хищения, так и его связи с конкретным сотрудником или сотрудниками. Сообщите офицеру, который принимает ваше сообщение, когда вы впервые заметили возможную кражу, и какие действия вы предприняли с тех пор.
- Получите копию письменного отчета из полиции. Он может быть доступен сразу, или вам, возможно, придется вернуться за ним. Сделайте копии для документации вашей компании. Получите имя и номер значка сотрудника, заполнившего отчет, чтобы вы могли связаться с ним напрямую, если вам потребуется дальнейшая информация.
Шаг 2. Сообщите, если необходимо, в ФБР
Если хищение произошло более чем в одном штате или было нарушено федеральное законодательство, ФБР и прокурор США проводят уголовное расследование и судебное преследование. В некоторых случаях, например, если речь идет о мошенничестве с банками или ценными бумагами, вы должны сообщать об этом в федеральные органы.
- Чтобы найти ближайший к вам полевой офис ФБР, перейдите на страницу https://www.fbi.gov/contact-us/field-offices. Вы можете щелкнуть ближайшее место на карте или просмотреть алфавитный список.
- Сообщите агенту ФБР, если вы уже подали заявление в местные правоохранительные органы. Они могут потребовать копию письменного отчета полиции.
Шаг 3. Сотрудничайте с уголовным расследованием
После того, как вы подадите заявление в правоохранительные органы, они проведут расследование на вашем рабочем месте и, возможно, опросят сотрудников о хищении. Сделайте доступными финансовые файлы и записи и определите потенциальных свидетелей, которых они могут опросить.
Следователь соберет информацию и передаст дело прокурору. Прокуратура, скорее всего, свяжется с вами для получения дополнительной информации и документации о краже
Шаг 4. Участвуйте в обсуждениях реституции
Если прокурор предъявит обвинение работнику, адвокат работника, скорее всего, попытается заключить сделку о признании вины за более мягкое наказание. Убедитесь, что сделка о признании вины включает полное возмещение сумм, присвоенных вашей компанией.
Если работник будет признан виновным после суда, судья, скорее всего, сделает реституцию частью наказания работника. Если сотрудник не вернет деньги в соответствии с договоренностью, ему может грозить дополнительное тюремное заключение
Метод 3 из 3: Возврат незаконно присвоенных средств
Шаг 1. Разработайте договор с сотрудником
В зависимости от степени хищения и личных факторов вы можете решить, что не хотите сообщать об инциденте в правоохранительные органы. Если сотрудник добровольно возмещает растрату средств, составьте договор с помощью юриста.
- Если сотрудник сразу признается и соглашается вернуть деньги, это обычно самый простой способ продолжить. Другие методы, включая уголовное или гражданское разбирательство, являются неопределенными и требуют времени и денег.
- Попросите адвоката составить контракт, чтобы обеспечить его юридическую силу. Включите последствия, если сотрудник не вернет деньги к определенной дате или не внесет платежи в рассрочку в соответствии с договоренностью.
Шаг 2. Получите платежи путем реституции по уголовным делам
Если вы сообщите о преступлении в правоохранительные органы, и сотруднику будет предъявлено обвинение и он будет признан виновным, суд прикажет сотруднику вернуть деньги, которые он присвоил. Это может занять некоторое время, если сотрудник сначала должен отбыть тюремный срок.
- В отличие от добровольного соглашения или гражданского иска, сотруднику, которому суд по уголовным делам предписал возместить убытки, грозит тюремное заключение, если он не выполнит приказ.
- Еще одно преимущество уголовной реституции заключается в том, что сотруднику намного сложнее уехать из города и исчезнуть. Если сотрудник подписывает добровольное соглашение, а затем исчезает, вам придется выследить его, прежде чем вы сможете обеспечить исполнение контракта в суде.
Шаг 3. Подайте на сотрудника иск в гражданский суд, если вы не получите реституцию по уголовному делу
В некоторых случаях вы не можете получить полное взыскание путем реституции по уголовным делам. В других случаях вы можете вообще не возбуждать уголовное дело. Подать иск против сотрудника в гражданский суд - это еще один способ вернуть ваши деньги, хотя он может быть более сложным и результаты не гарантированы.