Тайм-менеджмент - ключ к производительности и эффективности. Если вы обнаружите, что продолжаете совершать одни и те же ошибки в управлении временем, вам необходимо предпринять конкретные шаги, чтобы исправить это. К счастью, это можно сделать, приложив немало усилий и сосредоточившись.
Шаги
Метод 1 из 3: установка приоритетов, чтобы не сбиться с пути
Шаг 1. Прежде чем действовать, составьте список дел
Вы можете просто начать работать, думая, что составление списка замедлит вас. Однако списки являются ключевым элементом для большинства людей, когда у них много работы. Составьте список и создайте систему, чтобы знать, каков уровень приоритета каждого элемента. Некоторые люди используют систему «A - F», аналогичную школьной системе оценок. Выберите систему, которая будет работать на вас.
Ваша система может захотеть включить количество времени, которое, по вашему мнению, займет каждая задача. Например, если один элемент займет полчаса, а другой - несколько месяцев, должен быть способ отметить это в списке. Разбейте большие долгосрочные задачи на этапы и составьте списки на ближайшие дни / недели
Шаг 2. В первую очередь придерживайтесь высокоприоритетных задач
Не сбивайтесь с пути, делая сначала простые дела или дела более привлекательные. Есть разница между важностью и срочностью. Большинство людей, которые хорошо умеют управлять временем, способны сделать это различие и действовать соответственно. Когда вы делаете что-то, исходя из безотлагательности, вы позволяете управлять своим временем потребностям других, а не собственными потребностями. Вместо этого оцените, насколько важна данная задача, исходя из ваших личных целей.
- Помните, что небрежность окружающих не является с вашей стороны чрезвычайной ситуацией. Им нужно будет научиться выполнять свои собственные обязанности.
- Срочность иногда используется как предлог, чтобы отложить выполнение чего-то более важного, но и более сложного.
- Если вы видите, что отдаете предпочтение чему-то неважному, спросите себя, приближает ли вас текущая задача к вашей реальной цели и видению.
Шаг 3. Не берите на себя слишком много
Не увязайте в попытках делать все самостоятельно. Найдите аспекты проекта или задачи, которые вы можете передать на аутсорсинг или делегировать коллегам или сотрудникам, которым вы доверяете. Чем больше вы делегируете, тем больше у вас будет времени для других дел.
- Делегируйте задачи, которые можно легко выполнить без вашего участия. Подумайте о своих способностях и талантах и о том, как их лучше всего использовать. Например, можете ли вы послать кого-нибудь забрать копии, пока вы выполняете квалифицированную работу по редактированию презентации?
- Если вам трудно отпустить ситуацию, создайте системы, которые позволят вам контролировать ситуацию. Например, убедитесь, что вы подписаны на электронные письма или еженедельно собираетесь на встречу, чтобы проверить работу, выполненную в ваше отсутствие.
Шаг 4. Не говори «да», когда не следует
Приятно бросать вызов самому себе и заниматься делами, которые кажутся здоровыми. Однако многие люди говорят «да» вещам, когда на самом деле у них нет возможности завершить их в меру своих возможностей. Научитесь говорить «нет», когда вам нужно.
- Кроме того, по возможности научитесь отказываться от того, что вам не нравится. Если вы увлечены своими обязанностями, у вас будет больше шансов выполнить их вовремя и качественно.
- Установление границ важно, потому что это показывает другим, что вы не можете просто стать их подстраховкой, если они слишком много взяли на себя.
- Если вам не удастся установить границы, другие, скорее всего, будут продолжать наваливать на вас работу, что еще больше затруднит управление временем.
Метод 2 из 3: отслеживание времени
Шаг 1. Постарайтесь не терять счет времени
Очень распространенная ошибка - потеря времени. Ваше время ценно. Вы хотите знать, куда они идут, чтобы тратить их более разумно. Когда вы узнаете, как тратите свое время, вы можете быть удивлены, увидев, что вы можете себе позволить сократить в течение дня и сколько дополнительного времени вы можете выделить для себя.
- Держите большие часы на виду, если это не вызывает у вас сильного беспокойства. Визуальные подсказки могут быть очень эффективными. Кроме того, вы с большей вероятностью будете смотреть на цифровые или аналоговые часы и реагировать на них?
- Вы можете использовать свой компьютер или телефон, чтобы «приходить» и «закрывать» определенные задачи.
- Запишите часы и минуты, которые вы тратите на выполнение данной задачи. Одно это, вероятно, улучшит ваше внимание и управление временем, потому что вы будете знать, что на вас рассчитывают время.
Шаг 2. Узнайте, сколько времени уходит на все
Многие люди постоянно терпят неудачу в планировании, не зная, сколько времени на это уходит. Отслеживание своего времени - отличный способ узнать, сколько времени на самом деле отнимают задачи. Вы также можете оглянуться на прошлые проекты и подумать, было ли у вас достаточно времени для завершения работы, исходя из количества времени, которое вы выделяли в прошлом.
- Люди, которых считают сверхуспевающими, особенно часто недооценивают, сколько времени на это уходит.
- Всегда выделяйте время на перерывы. Они являются ключом к сохранению свежести и эффективности.
- Всегда не забывайте учитывать время в пути! Многие люди рассчитывают время, которое им нужно где-то, а не время, когда им нужно куда-то уехать.
- Бюджет на дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств. Что делать, если поставщик не может доставить срочный заказ? Что делать, если член команды заболел и кто-то должен компенсировать слабость?
Шаг 3. Избегайте одновременного выполнения нескольких задач
Результаты: многозадачность не работает. К сожалению, люди действительно созданы, чтобы сосредоточиться и выполнять одну задачу за раз. Не думайте, что вы сэкономите время, выполняя несколько дел одновременно.
- Многозадачность, скорее всего, приведет к недостаточной концентрации внимания и снижению производительности.
- Не оставляйте открытой электронную почту или мобильный телефон. Оповещения от них приведут вас под откос. Сосредоточьтесь на текущей задаче и выделите другое время, чтобы ответить на электронные письма, текстовые сообщения и т. Д. Настройте систему на случай чрезвычайных ситуаций, с которыми вам необходимо связаться.
- Если вам трудно отказаться от одновременного выполнения нескольких задач, повторите мантру: «Прямо сейчас я сосредотачиваюсь на _».
Метод 3 из 3: оставаться нацеленным на цель
Шаг 1. Ставьте цели
Многие люди начинают с цели, но когда-то теряют ее из виду. Это распространенная ошибка тайм-менеджмента. Наличие сильных личных целей необходимо для правильного управления своим временем. Цели дают вам направление, к которому нужно стремиться, и помогают следить за своим видением. Если что-то не соответствует вашей цели, это отвлекает.
- У вас могут быть цели на час, день, неделю, месяц или год.
- Используйте визуальные подсказки. Найдите место, где вы публикуете цель на этот день, и часто смотрите ее, чтобы не сбиваться с пути в течение дня.
- Запишите также и долгосрочные цели. Это могут быть цели, которые вы хотели бы достичь через пять или десять лет. Периодически проверяйте, помогает ли то, что вы делаете, двигаться к этим целям.
Шаг 2. Не упускайте из виду общую картину
Общая картина - это более широкий набор видений и целей. Это поможет вам сохранять перспективу, чтобы не увязнуть в деталях и не отвлекаться.
- Иногда перфекционизм важен, а иногда нет. Посмотрите на общую картину, чтобы определить, подходит ли «достаточно хорошо» для данной задачи или вам следует сосредоточиться на мелочах в любой конкретный момент.
- Общайтесь с другими, если видите, что теряете перспективу.
Шаг 3. Избегайте отвлекающих факторов
Избавьтесь от беспорядка на столе или на рабочем месте. Очистите рабочий стол вашего компьютера. Сделайте все возможное, чтобы создать гармоничное рабочее место. Это может означать отключение вашего телефона или оповещений по электронной почте в определенное рабочее время.
- Не проверяйте личную электронную почту или сайты социальных сетей во время работы.
- Немедленно выбрасывайте мусор, уничтожайте старые документы, когда они больше не используются, и храните прошлые проекты вне поля зрения.
- Выключайте музыку или другие фоновые звуки, чтобы сосредоточиться.
подсказки
- В конце рабочего дня подумайте, какие задачи вам нужно выполнить на следующий день, и запишите их. Подумайте, можете ли вы чем-нибудь заняться этим вечером, чтобы подготовиться.
- Определите, какое время дня вы наиболее продуктивны, и составьте соответствующий график. Например, вы можете обнаружить, что более сосредоточены на работе рано утром, а не позже днем.