По данным Statista, у Dropbox более 500 миллионов пользователей, а по данным Fortune.com Dropbox по-прежнему лидирует в гонке за облачные онлайн-хранилища: у него почти вдвое больше пользователей Google Drive и в пять раз больше, чем у Microsoft OneDrive. Dropbox, как и другие облачные онлайн-хранилища, дает нам возможность обмениваться файлами, совместно работать над файлами и хранить файлы в одном месте.
Они просто делают это немного лучше, чем их конкуренты. Лишь немного лучше, если верить одному источнику, но тем не менее лучше. Если вы поклонник Dropbox, вы поймете, что я имею в виду. Вы не всегда можете указать, почему он лучше, он просто немного облегчает выполнение повседневных задач. И это может быть разницей между выбором одной технологии над другой.
Итак, пользователи и поклонники Dropbox, вот 3 совета, которые сделают Dropbox еще проще в использовании для вас и вашей команды.
Как большинство людей организуют свои папки Dropbox?
Короткий ответ: они не особо задумываются об этом, когда начинают использовать Dropbox. Бар несколько, которые организованы и все это отсортировано. Для тех, может быть, перестать читать здесь?! Для других Dropbox может напоминать их жесткий диск и их папки Outlook. В изобилии и так же плохо организованы, как беспорядок в ящике на кухне или домашняя папка (куча на буфете).
Разница с Dropbox заключается в том, что многие люди используют его для совместной работы с другими людьми, и поэтому быть неорганизованным - это не нормально. Когда это наша неорганизованность, только для нас, это нормально, но когда нужно работать с другими, это не так. Вы когда-нибудь видели человека, стол которого покрыт бумагой? Они с гордостью скажут вам, что знают, где все это находится. Работа с другими означает, что мы должны быть более организованными, иначе возникнет хаос.
Как вы могли бы организовать свои папки Dropbox, чтобы лучше работать с другими?
Здесь есть 3 совета, которые помогут, и номер 2 поможет больше всего.
1. Имейте 7 папок для ваших передовых папок, чтобы каждому было легко принять первое решение о том, где должен находиться файл
Начало узкое. Иметь максимальное количество папок первого уровня. Семёрка идеальна. Прочтите, что говорят психиатры, чтобы узнать почему. Может быть, «Клиенты», «Финансы», «Поставщики», «Команда», «Личностное развитие», «Проекты» и «Встречи». Очень быстро команда привыкнет быстро и легко принимать решение о подаче документов первого уровня. Простой выбор между 7 папками, а не 35 папками.
2. Пронумеруйте свои папки Dropbox, чтобы каждый мог общаться на одном языке о расположении папок
Добавляйте числа в свои папки Dropbox, потому что, хотя Dropbox позволяет обмениваться ссылками, с числом коллеге гораздо проще узнать, где находится файл в структуре, чтобы в следующий раз было легче уточнить его. Я предлагаю обновлять папки Dropbox по ходу дела, а не делать это сразу во всех папках, потому что это тайм-менеджмент.
После того, как это будет завершено, другие коллеги начнут делать то же самое, как только увидят, что вы начинаете, и когда вы хотите направить коллегу в папку по телефону или по электронной почте, просто скажите «2.5.22.4», что означает следовать за 2-й папкой, затем 5-й папкой, затем 22-й папкой и, наконец, 4-й папкой.
3. Добавляйте свои инициалы и дату в каждый файл каждый раз, когда вы его обновляете, чтобы каждый мог легко увидеть, кто и когда делал последнее обновление
Добавив инициалы и дату, вы узнаете, кто последний раз обновлял файл и когда. Dropbox показывает дату последнего изменения файла, но не кем, и вы можете увидеть это только при нажатии на каждый файл. Имея их инициалы и дату в имени файла, вы можете легко просмотреть длинный список файлов, чтобы увидеть, кто и когда последний файл был обновлен.