У вас есть список дел, которые вы хотите выполнить на сегодня, и все же, после серии встреч, на которые вы должны были пойти в течение дня, ни одна из вещей в вашем списке не была сделана.
Это потому, что собрания почти всегда отнимают много времени, и их нужно убивать на месте
Подумайте о нескольких последних встречах, на которых вы присутствовали - просидели ли вы их, желая оказаться где-то в другом месте, или закончили встречу, задаваясь вопросом, в чем смысл встречи, или, что еще хуже, чувствовали, что то же самое могло быть осуществляется с помощью простого электронного письма? Совещания отнимают у вас время и часто заставляют вас желать, чтобы вы могли вернуть это время.
Возможна ли продуктивная встреча? Конечно, но это редкость. Совещание было бы продуктивным, если бы идеи можно было передавать и согласовывать быстрее, чем по телефону или электронной почте, а не дольше. Продуктивная встреча должна иметь четко сформулированную цель, быть как можно короче и иметь результат с поставленными задачами, которые необходимо выполнить после встречи. Во всех организациях, в которых я работал или участвовал, такие встречи действительно редки, если они вообще существуют.
Вместо этого избавьтесь от встреч в своей жизни и сделайте гораздо больше. Вот как:
- Не проводить встречи Если вы начальник или отвечаете за планирование встреч, вы имеете право отменить их. Попробуйте прожить один день без них. Вместо этого пусть те же цели будут достигнуты с помощью электронной почты. У вас есть собрание, на котором люди дают вам отчеты о проделанной работе? Пусть они отправляют вам отчет о проделанной работе ежедневно, в указанное время каждый день, а ваш помощник собирает их и составляет для вас общий ежедневный отчет. Встреча с первого взгляда.
- Общайтесь по электронной почте, телефону, а затем личноСделайте электронную почту способом общения по умолчанию. Если кто-то хочет организовать встречу, попросите его отправить вам электронное письмо с вопросами. Если этого недостаточно, согласитесь поговорить об этом по телефону. В крайнем случае договоритесь о 5-минутной беседе лицом к лицу, стоя. Не соглашайтесь на кофе или обед - большую часть времени вы просто болтаете. А когда будете разговаривать по телефону или при личной встрече, быстро переходите к делу - исключите предварительную дружескую болтовню. Просто погрузитесь прямо в: Хорошо, что здесь нужно сделать? Чего мы пытаемся достичь? Какие задачи будут выполняться кем? И все готово.
- Отойди Если вы не начальник, вы не можете контролировать проведение совещаний. В этом случае попросите пропустить его. Скажите, что у вас есть срочный проект в срок, и вы не сможете прийти на встречу. Если ваш босс пытается настоять на том, чтобы вы это сделали, спросите, не хочет ли он или она предоставить вам продление вашего проекта.
- Выполнение повестки дня Перед собранием попросите копию повестки дня. Затем выполните все, что стоит на повестке дня, еще до того, как встреча состоится. Например, если собрание должно обсудить отчет, тщательно аннотируйте отчет своими комментариями и поместите рекомендуемые действия внизу. Отправьте это по электронной почте своему боссу и скажите, что вы уже сделали все необходимое, поэтому вместо этого вы можете работать над другим проектом. Избавьтесь от необходимости присутствовать на собрании.
- Техника Puppydog Тим Феррис, автор книги «Четырехчасовая рабочая неделя», предлагает вам использовать технику продаж Puppydog, чтобы избежать совещаний. По сути, этот метод изначально использовался зоомагазинами для продажи - если покупатель колеблется, скажите ему, чтобы он просто взял щенка домой и попробовал, а если не получится, они могут вернуть щенка.. Многие люди согласятся на это маленькое испытание, и они редко возвращают щенка. Спросите своего босса, можете ли вы пропустить встречу только сегодня, так как вам нужно закончить что-то срочное. Просто в этот раз трудно отказаться. В конце концов, ваш босс поймет, что вам не нужно идти на встречу и что вы более продуктивны, если не будете этого делать.
- Работа из дома. Убедите своего босса разрешить вам работать из дома, и вы сможете пропускать все встречи. Это, конечно, идеально. Просто убедитесь, что дома вы более продуктивны, чем в офисе.
- Делайте дела. Если вы можете пропустить совещание, на самом деле сделайте что-то важное. Будьте в 10 раз продуктивнее, чем люди, которые пришли на встречу.
- Предъявить доказательства Когда босс выйдет из встречи, которую вы пропустили, сдайте этот большой отчет или проект. Покажите, что вы были суперпродуктивны без встречи - с холодными, твердыми доказательствами. Сделайте это достаточное количество раз, и вы произведете впечатление на своего босса, а непродуктивная встреча останется в далеком воспоминании.