Давайте проясним. Ваша электронная почта - это не ваша работа; это просто инструмент, который поможет вам выполнять вашу работу. Но, как и любой инструмент, он может быть неэффективным или даже опасным при неправильном использовании. Вот как сделать электронную почту своим слугой, а не хозяином.
1. Проверяйте свой почтовый ящик через определенные промежутки времени. Не держите электронную почту активной перед собой все время. Большинству людей лучше проверять электронную почту не чаще трех-четырех раз в день. Например, вы можете проверять электронную почту в 9:00, 12:00 и 16:00. Затем вы можете провести остаток дня за полезной работой.
2. Ваш список дел важнее, чем ваша электронная почта. Записывайте все самые важные дела, которые вы должны делать каждый день, в свой список дел и используйте его для определения приоритетов своих действий. Сосредоточьтесь на выполнении главных задач каждый день, и ваша производительность возрастет.
3. Действия по электронной почте немедленно. Когда вы читаете свой почтовый ящик, действуйте немедленно, если это вообще возможно. Вы можете ответить, переслать, удалить или отправить в файл. Не читайте свой почтовый ящик снова и снова. Прочитайте один раз и действуйте сразу. Если вы не можете принять меры по важному электронному письму, отметьте его для последующих действий - в Outlook вы щелкните сообщение правой кнопкой мыши, а затем выберите - выполнить сегодня. Это даст элементу красный флаг, и вы можете легко найти его, щелкнув столбец статуса флага.
4. Наведите порядок в почтовом ящике. Избавьтесь от ненужных писем. Отметьте нежелательную почту как нежелательную или используйте внешнюю систему фильтрации, такую как ClearMyMail, чтобы остановить нежелательную почту. Отпишитесь от любых рассылок, которые вы не читаете.
5. Поддерживайте свой список контактов. Ваш список контактов является ценным активом, который вознаграждает внимание и обслуживание. В большинстве случаев, когда вы получаете электронное письмо от нового делового контакта, вы должны немедленно добавить его в свои контакты. Спустя годы вы, возможно, захотите связаться с ними, и важно знать их данные. Ваши контакты удобно сортировать по разным категориям - социальные сети, клиенты, поставщики и т. д. Сделайте резервную копию списка контактов отдельно от основного компьютера, чтобы он оставался у вас, даже если случится беда.
6. Используйте папки экономно. У меня есть несколько папок для действительно важных категорий общения. Все остальное удаляется или остается в моем почтовом ящике. Некоторые люди имеют сотни папок и помещают все в одну или другую. Если это работает для вас, то хорошо, но остерегайтесь расползания папки.
7. Синхронизируйте свой мобильный и настольный миры. Синхронизируйте свои сообщения и контакты между мобильным телефоном или КПК и компьютером. Здорово использовать время тишины во время путешествия, чтобы читать и отправлять сообщения, при условии, что ваши важные ответы сохраняются для использования в будущем.
Некоторые люди используют сайты социальных сетей, такие как Twitter или Facebook, в качестве основного инструмента общения, и они отлично подходят для коротких случайных сообщений. Тем не менее, электронная почта остается предпочтительным инструментом для делового общения. Заточите инструмент и пользуйтесь им правильно. Это неотъемлемая часть вашей повседневной продуктивности.